Автоматизация документооборота с использованием технологии workflow

Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнес-процесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости. 

При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив.

В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных. 

Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов. 

Обе схемы маршрутизации имеют свои достоинства и недостатки. К сожалению, в связи с ограниченностью пространства, обсуждения нюансов использования систем маршрутизации мы вынесем в отдельные публикации. 

WorkFlow - автоматизация бизнес-процессов

Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

→ Оптимизация бизнес-процессов

В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow. 

Автоматизация документооюорота с использованием технологии workflow Эксперты «ИНТАЛЕВ» применяют процессный подход и технологию workflow чтобы описать, оптимизировать и затем автоматизировать процессы и документооборот. Они поделятся опытом и создадут для заказчика эффективную систему управления процессами и документами. ⇒Узнайте подробнее об электронном документообороте

Функции WorkFlow приложений выходит за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях очень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow систем. 

Программное обеспечение для автоматизации документооборота

Существует большое множество информационных систем, относящихся к классу систем электронного документооборота (СЭД), но можно выделить наиболее распространенные типы таких систем: 

→ Особенности внедрения СЭД

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Электронный архив – это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.
• Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. Объект, движущихся в системе, может видоизменяться во время своего следования по маршруту, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow – «поток работ». К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем (в отличие от электронных архивов). С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Такие системы обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации.

Для каждого типа систем можно выделить наиболее известные программные продукты, хотя существует множество систем, совмещающих в себе функции разных типов систем электронного документооборота. 

1. Электронные архивы 

• Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Documentum – это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

• Humminbird. Данная компания является владельцем группы продуктов PC Docs – корпоративного сервера архива документов и Fulcrum – мощной поисковой системы. Система поддерживает работу с распределенными архивами, в том числе территориально удаленными. Осуществляется поддержка работы с оптическими, магнитооптическими и ленточными накопителями и библиотеками. Отличается хорошей масштабируемостью, возможно увеличение количества пользователей системы до нескольких тысяч без изменения структуры данных.

2. Системы класса Workflow 

• StaffWare. Ориентируются на автоматизацию коллективной работы сотрудников организации (до нескольких тысяч) в рамках единых рабочих процессов. Для достижения этих целей в системе Staffware предусмотрены развитые средства маршрутизации документов, назначения конкретных исполнителей и прав доступа, передачи информативных и управляющих сообщений, мониторинг и контроль исполнения работ.

• Optima. Разрабатывают и продвигают систему Optima Workflow. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так какOptima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу. 

3. Комплексные системы коллективной работы и управления организацией 

• Microsoft. Компания Microsoft в качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота предлагает использовать продукт Microsoft Exchange сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook. Помимо этого предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Также компания предоставляет полный набор средств для организации On-line взаимодействий.
• IBM/Lotus. Компания IBM предлагает в качестве базового средства автоматизации документооборота использовать платформу Lotus Notes, помимо этого имеется возможность дополнить базовую функциональность средствами организации архива документов Domino.doc, WorkFlow подсистемой Domino.Workflow, и рядом дополнительных средств для организации групповых взаимодействий.
• «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» (см. ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент). Решает следующие основные задачи: электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний), управление бизнес-процессами (потоки задач и потоки информации), координация работ и коллективное взаимодействие.

→ «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»: Управление документами. Enterprise Content Management и Управление бизнес-процессами и workflow. Business Process Management

Выбор программного обеспечения (ПО) для автоматизации документооборота

Выбор программного обеспечения (ПО) для автоматизации документооборота

Идеального ПО не существует, поэтому необходимо четко сформулировать свои требования и анализировать ПО по набору критериев. Возможный перечень критериев: 

• Средства навигации – удобство доступа пользователей к различным приложениям, навигации по данных, представления данных

• Картотека/учет – функции учета документов, атрибутирования, создания карточек документов и т.д.

• Архив/Обработка изображений – хранение документов, управление версиями, захват документа на редактирование, сканирование изображений, распознавание текста

• Маршрутизация/контроль – функции доставки документов на рабочие места пользователей, сбор информации о действиях пользователей, контроль текущего состояния документов

• Автоматизация бизнес-процессов – средства моделирования процессов, среда для реализации и мониторинга процессов, средства по накоплению статистики по исполнению процессов

• Групповая работа – средства для организация телеконференций, групповых обсуждений и разработки документов

• Поиск/Knowledge Management – средства поиска информации (полнотекстовой, атрибутивный и т.д.), классификация и каталогизация документов, создание баз знаний по предметным областям

• Открытость – возможности по расширению функциональности 

Выбирая ПО для автоматизации необходимо как можно четче очертить тот круг задач, который планируется решать. Это позволит уменьшить затраты на приобретение, а также минимизировать время и стоимость внедрения.

 

 

Перспективы WorkFlow-систем

Андрей Михеев, Михаил Орлов

Первые системы управления бизнес-процессами появились более десяти лет назад, тем не менее и сегодня ситуация в данном классе продуктов остается непростой и развивается очень динамично. Многими вопросами, относящимися к этим системам, активно занимаются самые разные организации: ведущие софтверные фирмы, международные консорциумы, комитеты по стандартизации, а также ученые (математики — специалисты по теории графов и алгебрам процессов).

Эксперты прогнозируют значительный рост доли систем управления бизнес-процессами на рынке информационных систем масштаба предприятия в ближайшие годы.

В серии публикаций мы хотим последовательно рассказать о WF-системах, связанных с ними стандартах и концепциях, паттернах WF, математических теориях, борьбе международных коалиций, разрабатывающих WF-стандарты, и о ситуации вокруг промышленной стандартизации. В этих публикациях мы также намерены дать обзор и сравнение конкретных систем управления бизнес-процессами, как коммерческих (proprietary), так и с открытым кодом (OpenSource).

В настоящей статье мы даем определение бизнес-процесса и системы управления бизнес-процессами, описываем предметную область, в которой используются WF-системы, объясняем отношение систем управления бизнес-процессами к задачам интеграции масштаба предприятия.

Процессный подход к организации управления предприятием

Процессный подход к организации управления предприятием на сегодня признан наиболее перспективным. В соответствии с ним вся деятельность предприятия представляется в виде множества бизнес-процессов. Бизнес-процесс — это упорядоченный по времени набор заданий, выполняемых как людьми, так и информационными системами предприятия, который направлен на достижение заранее известной бизнес-цели за известное время.(Примеры бизнес-целей: оплаченный счет, доставленная покупка, обслуженный клиент и т. п.)

Быстрая интеграция работы разнородных приложений и труда сотрудников из различных департаментов в единый бизнес-процесс позволяет добиться гарантированно повторяемого результата за известный промежуток времени, а это одно из серьезных преимуществ предприятия на быстро меняющемся высококонкурентном рынке.

Вследствие этого у предприятий возникает потребность в гибких компьютерных системах, реализующих процессный подход к управлению, — они получили название систем управления бизнес-процессами, или BPM-систем (Business Process Management). Важной характеристикой таких решений является поддержка быстрой разработки и изменения бизнес-процессов предприятия без обновления специализированного кода, с использованием лишь графической среды разработки.

Управление бизнес-процессами — активно развивающаяся область, и многие термины здесь еще не устоялись. Различные авторы прибегают к таким понятиям, как BPM-системы, WorkFlow-системы, DocFlow-системы, EAI (Enterprise Application Integration) и т. п. Мы будем применять термин “BPM-система” в качестве общего, рассматривая все остальные решения как частные реализации BPM в различных парадигмах.

WorkFlow и DocFlow

Парадигма WF-системы — это “поток (элементов) работ”. В ней всякую деятельность можно представить в виде элементов работы, путешествующих по определенному маршруту между исполнителями в соответствии с заданными правилами. При этом от одного исполнителя к другому передается точка управления. Данная парадигма легко представима в виде графа (см. рисунок).