Автоматизация офисного документооборота на основе информационных систем

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ  И ФИНАНСОВ

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

РЕФЕРАТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«ИНФОРМАТИКА»

ТЕМА: «АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ОСНОВЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ»

 
 
 
 
 
Выполнил:

студент группы 122

Селин С.И.

Проверил:

Панкова Д. А.

 
 
 
 
 
 
 
     САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

     2011 

Оглавление

Введение 3

1.Основные  понятия электронного  документооборота 5

2.Преимущества  автоматизации документооборота  на основе информационных  систем. 7

3.Проблемы  внедрения системы  электронного документооборота 10

Заключение 11 

 

       

ВВЕДЕНИЕ

    На  сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

    Неоспорима  важность сохранности и умелого  использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

    Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

    Вследствие  этого, на любом предприятии, где  ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки  и безопасного хранения значительных объемов информации.

    Важную  роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и  профиля деятельности играют современные информационные системы.

    С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая  важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла к использованию  новых технологий.

    В настоящее время на большинстве  российских предприятий документооборот  в виде договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации, и т.д., хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто  неупорядоченно на файл-сервере). При  этом практически неизбежно возникает  дублирование информации, а также  не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

    Необходимость автоматизации документооборота организаций  определяет актуальность данной темы. 
 

 

    

1.   ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

    Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной  почты и множеством других средств.

    В последнее десятилетие появились  и получили распространение новые  инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном  обеспечении, предназначенном для  обработки управленческих документов. В частности появились такие  понятия как электронный документ, электронно-цифровая подпись, системы  электронного документооборота.

    Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

    Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

    Документ, представленный в  электронном виде, или электронный  документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

    Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

    Аналогично  тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.[8]

 

    

2.  ПРЕИМУЩЕСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ОСНОВЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ.

    С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям  с бумажными документами приходят несравненно более эффективные  электронные технологии работы с  документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения  функций по работе с документами  в организации, но и, что еще более  важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых  и эффективных схем управления.

    Автоматизация документооборота имеет ряд значительных преимуществ.

1. Тактические преимущества:

1. Физическое  освобождение места 

2. Сокращение  затрат

1.  на  копирование 

2. на доставку информации в бумажном виде

3. на ресурсы: люди и оборудование

4. затрат  на бумагу

2. Повышение продуктивности работы:

1.  более  быстрое выполнение работ, 

2. увеличение  общего количества выполняемых работ,

3. улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства),

4. возможность выполнения новых типов работ  или выполнения работ по другому

3. Стратегические  преимущества:

1. Появление возможности коллективной работы над  документами (что невозможно при  бумажном делопроизводстве)

2. Значительное  ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам)

3. Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД¹ с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации

4. Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере

5. Улучшение контроля за исполнением документов

    Преимущества  электронного документооборота над бумажным можно увидеть на Рисунке 1 «Преимущества электронного документооборота». На рисунке ниже показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

     Рисунок 1 «Преимущества электронного документооборота»

    Результаты 

3. ПРОБЛЕМЫ  ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ  ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

      Существуют общие практически  для любых организаций проблемы, которые приходится решать при  реализации, внедрении и сопровождении  систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них:

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
• Фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
• Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа. 
  

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Использование новых информационных технологий в документообороте организаций, безусловно, актуально. Этот процесс призван решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами и невозможность проследить историю работы с документами.

    Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с  документами, существенная оптимизация  бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение  эффективности работы организации  в целом. После внедрения СЭД  руководство компании получает эффективный  инструмент управления, необходимый  для развития бизнеса в современных  условиях.

 

       

4. СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ