Автоматизация предметной области «Учет расчетов с поставщиками» средствами СУБД MS ACCESS

Каждая рабочая группа имеет уникальный внутренний идентификатор, генерирующий Access при определении файла рабочих групп. Любая база данных, созданная пользователем рабочей группы, принадлежит как этому пользователю, так и рабочей группе. Каждый пользователь и группа также имеет уникальный внутренний идентификатор, но можно дублировать один и тот же код пользователя и группы в нескольких рабочих группах. Когда вы назначаете права доступа к объекту своей базы данных, Aссess сохраняет в ней внутренний идентификатор пользователя или группы вместе с информацией о доступе. Таким образом, предоставленные вами права перемещаются вместе с файлом базы данных при копировании его в другую папку или на другой компьютер.

Пользователи, группы и разрешения

В общем случае компьютерная система защиты может быть открытой или закрытой. В открытой системе доступ, если только он не запрещен специально, предоставляется всем пользователям. В закрытой системе доступ предоставляется только тем, кому он был назначен. На первый взгляд, система защиты Access кажется открытой, поскольку вы можете запускать Access без регистрации, создавать базы данных, передавая их другим пользователям, которые могут открывать и изменять их по своему желанию. Но всё же система защиты Access является закрытой, создавая вид открытой системы, т.к. в стандартной рабочей группе, используемой по умолчанию, всегда имеются определенные встроенные коды пользователей и групп, общие для всех устанавливаемых копий Access.

Встроенные пользователи и группы

При установке Access всегда создается стандартная рабочая группа, содержащая один встроенный код пользователя и два встроенных кода групп. Код пользователя называется Admin, и для него не определен пароль. Access автоматически загружает вас с этим кодом и предоставляет вам все права к привилегии этого пользователя. При создании базы данных или нового объекта в базе данных ваш текущий код пользователя становится владельцем объекта и по умолчанию получает полные права на доступ к этому объекту. Поскольку большинство пользователей Microsoft Access никогда не включают защиту и загружаются как пользователи Admin, владельцем всего, что они создают, является универсальный код Admin.

Первой встроенной группой является группа Users. Все пользователи, в том числе и новые, становятся ее членами и не могут быть удалены из неё. Кроме того, внутренний идентификатор группы Users всегда один и тот же во всех устанавливаемых в мире копиях Access. Группе Users автоматически предоставляются полные права доступа к любому новому объекту или базе данных, которые вы создаёте. Это означает, что даже если пользователь зарегистрировался с кодом иным, чем Admin, он всё равно имеет полный доступ к вашим базам данным и объектам в них, поскольку пользователь всегда является членом универсальной группы Users.

Вторая встроенная группа называется Admins. Её внутренний идентификатор уникален для каждого файла рабочей группы и определяется на основе информации, которую вы предоставляете программе администратора рабочих групп при создании файла. По умолчанию в эту группу включен только пользователь Admin. Но, как показано ниже, вы можете определить другого пользователя, включить его в группу Admins и удалить пользователя Admin. Эта группа должна содержать, по крайней мере, одного пользователя.

Группа Admins обладает двумя основными привилегиями. Во-первых, члены группы Admins могут определять и изменять учетные записи пользователей и групп, а также устанавливать и менять пароли. Во-вторых, члены группы Admins имеют полный доступ к любым базам данных, созданным при использовании этого файла рабочей группы. Члены этой группы могут первоначально не иметь никаких разрешений на доступ к объектам, но могут назначить себе нужные права. Для понимания этого свойства важно иметь в виду, что любая база данных, созданная при использовании конкретного файла рабочей группы, наследует код этой рабочей группы. Членом группы Admins может быть любой пользователь в другом файле рабочей группы, но если коды рабочих групп не совпадают, этот пользователь не получит прав доступа к вашей бае данных.

Разрешения на доступ к объектам

В таблице, которая представлена ниже (Табл. 2), приведены разрешения, которые можно назначать базе данных или её объектам. Обратите внимание, что у владельца объекта может и не быть никаких конкретных разрешений, но он имеет право предоставлять все разрешения любому пользователю или группе, включая самого себя.

Таблица 2

Типы разрешения на доступ

Разрешение	Объект	Разрешённый доступ
Открытие/запуск (Open/Run)	База данных, форма, отчет, макрос	Открытие базы данных, формы или отчета, запуск макроса. Любой пользователь может выполнять процедуры в модулях.
Монопольный доступ (OpenExclusive)	База данных	Открытие базы данных для монопольного доступа. Без этого разрешения пользователь не может открыть базу данных и отключить других пользователей.
Чтение макета (ReadDesign)	Таблица, запрос, форма, отчет, макрос, модуль	Просмотр объектов в режиме конструктора. Если для таблицы или запроса предоставлен любой тип доступа к данным, автоматически дается разрешение на чтение макета, поскольку оно необходимо для корректного открытия набора записей.
Изменение макета (ModifyDesign)	Таблица, запрос, форма, отчет, макрос, модуль	Просмотр и изменение макета объектов. Если в приложении используется программа VisualBasic, изменяющая макеты запросов, во время выполнения, вы должны предоставить разрешение на изменение макета всем пользователям этих запросов.
Администратор (Administer)	База данных, таблица, запрос, форма, отчет, макрос, модуль	Предоставление разрешений на доступ к объекту, даже если пользователь или группа не является владельцем объекта.
Чтение данных (ReadData)	Таблица, запрос	Просмотр данных таблицы. Также дает разрешение на чтение макета. В случае запроса пользователь должен иметь разрешение так же на чтение данных для всех используемых в нем таблиц или запросов.
Обновление данных (UpdateData)	Таблица, запрос	Обновление данных таблицы или запроса. Кроме того, предоставляет разрешения на чтение данных и макета. В случае запроса, пользователь должен иметь разрешение на обновление данных для всех таблиц, изменяемых с его помощью.
Вставка Данных (InsertData)	Таблица, запрос	Вставка данных в таблицу или запрос. Кроме того, предоставляет разрешение на чтение данных и макета. В случае запроса, пользователь должен дополнительно иметь разрешение на вставку данных для всех таблиц или запросов, изменяемых с его помощью.
Удаление Данных (DeleteData)	Таблица, запрос	Удаление данных из таблицы или запроса. Кроме того, предоставляет разрешение на чтение данных и макета. В случае запроса, пользователь должен дополнительно иметь разрешение на удаление данных для всех таблиц, изменяемых с его помощью.

 

 

II. Алгоритм построения  электронного приложения базы  данных

2.1. Создание физической  формы модели базы данных

Для создания базы данных необходимо запустить Microsoft Access 2010. Далее нажимаем «Создать» и на панели «Доступные шаблоны» выбираем «Новая база данных» (Рис. 1).

Рис. 1 – Создание новой БД

Далее необходимо задать имя базы данных и приступить к созданию таблиц. При создании таблиц, немало важно знать, чем занимается организация. От этого зависит, какую информацию будет хранить БД. В нашем случае, учреждение занимается поставкой и вводом в эксплуатацию оборудования для предприятия, а именно офисной мебели.

Для нашей БД необходимо создать 5 таблиц. Создаем таблицу «Сотрудники организации». Для этого необходимо перейти на панель вкладок «Создание» и выбрать пункт «Таблица» (Рис.2).

Рис. 2 – Создание таблиц БД

 

Создание таблиц  нужно проводить в режиме конструктора, для этого после создания таблицы, нужно правой кнопкой мыши нажать на созданную таблицу и выбрать пункт «Конструктор» (Рис. 3).

Рис. 3 – Режим конструктора

 

Далее в таблице необходимо создать поля: Код сотрудника с типом данных «счетчик», ФИО (текстовый), Дата рождения (дата/время), Должность (текстовый), Стаж (числовой), Телефон (текстовый), Зарплата (денежный) (Рис. 4).

Рис. 4 – Создание полей таблицы «Сотрудники организации»

 

 После создания всех  полей, нужно сохранить таблицу, открыть её в режиме «Таблица» и заполнить таблицу данными (Рис. 5).

Рис. 5 – Таблица «Сотрудники организации»

По такому же принципу нужно создать еще 4 таблицы: Ассортимент, Заказчики, Заказы, Возвраты (Рис. 6-9).

Рис. 6 – Таблица «Ассортимент товара»

Рис. 7- Таблица «Заказчики»

Рис. 8 – Таблица «Заказы»

Рис. 9 – Таблица «Возвраты»

 

После создания всех таблиц, необходимо их связать. Для этого нужно перейти на вкладку «Работа с базами данных»,  далее выбрать «Схема данных». Далее нужно выбрать все таблицы, они появятся в виде окошек с перечислением полей. После, в таблице «Сотрудники организации» выбираем поле код сотрудника и перетаскиваем его на поле код сотрудника в таблице «Ассортимент»,  поле код товара в таблице «Ассортимент товара» нужно перетащить на поле код товара в таблице «Заказы»,  поле код заказчика в таблице «Заказчики» перетащить на поле код заказчика в таблице «Заказы» и «Возвраты», поле код заказа в таблице «Возвраты»  на поле код заказа в таблице «Заказы». При перетаскивании полей, в открывающемся окошке необходимо устанавливать все 3 галочки и нажать «Ок»!

После создания связей получится такая схема данных (Рис.10):

Рис. 10- Схема данных

2.2. Создание интерфейса  пользователя

Создание формы для заполнения таблиц данными

Для создания формы заполнения таблицы «Сотрудники организации» нужно зайти на вкладку «Создание» - «Мастер форм». В мастере форм выбираем таблицу «Сотрудники организации», потом выбираем нужные поля и нажимаем далее.  Выбираем тип формы и нажимаем далее. В результате должна получиться готовая форма (Рис.11).

Рис. 11 – Форма «Сотрудники организации»

Аналогично создаём формы «Ассортимент товара» и  «Заказчики» (Рис. 12-13).

Рис. 12 – Форма «Ассортимент товара»

Рис. 13 – Форма «Заказчики»

 

Создание запроса на выборку

Для создания запроса на выборку из таблицы «Ассортимент товара» того товара, цена которого менее 2000 рублей (Рис. 14), нужно перейти на вкладку «Создание» - «Конструктор запросов» и записать следующий SQL запрос:

SELECT [Ассортимент  товара]. Наименование, [Ассортимент товара]. Материал, [Ассортимент товара]. Цвет, [Ассортимент товара].[Страна производитель], [Ассортимент товара].Цена

FROM [Ассортимент  товара]

WHERE ((([Ассортимент  товара].Цена)<2000));

Рис. 14 – Запрос «Товар, дешевле 2000 руб.»

Для создания запроса на выборку из таблицы «Заказы» заказов после 28.02.2014 г. (Рис. 15) нужно проделать такие же действия и записать следующий SQL запрос:

SELECT Заказы.[Код заказа], Заказы.[Код заказчика], Заказы.[Код товара], Заказы.[Количество товаров], Заказы. Сумма, Заказы.[Дата заказа]

FROM Заказы

WHERE (((Заказы.[Дата заказа])>#2/28/2014#));

Рис. 15 – Запрос «Заказы после 28.02.2014г.»

 

Создание отчетов

После создания запросов и форм следует создать отчет, в котором будет указывать, сколько было совершенно возвратов. Для этого нужно открыть «Мастер отчетов», далее в окне «Создание отчетов» мы выбираем нужные поля (Рис. 16), затем выбираем вид макета (Рис. 17), затем задаём имя отчету и выводим на экран готовый отчет (Рис. 18).

Рис. 16 – Выбор полей для отчета

Рис. 17 – Выбор вида макета

Рис. 18 – Отчет «Совершенные возвраты»

2.3. Практические  методы защиты созданной базы  данных

Для того, чтобы обеспечить безопасность базы данных, нужно установить пароль. Необходимо открыть базу данных с монопольным доступом для задания или отмены пароля. Чтобы открыть базу данных с монопольным доступом, закройте ее, а затем перейдите на вкладку «Файл» и выберите команду «Открыть». В диалоговом окне открытия файла щелкните стрелку справа от кнопки «Открыть» и выберите строку «Монопольно». Потом нужно нажать кнопку «Файл», далее «Зашифровать паролем» (Рис. 19).

Рис. 19 – Установка пароля

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Проанализировав курсовую работу можно сделать вывод, что БД является важнейшей составной частью информационных систем, которые предназначены для хранения и обработки информации. Раньше такие системы существовали в письменном виде. Для этого использовались различные картотеки, журналы, папки, библиотечные каталоги. Развитие средств вычислительной техники обеспечило возможность широкого использования автоматизированных информационных систем. Разрабатываются информационные системы для обслуживания различных систем деятельности, системы управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, различные обучающие системы. Современные информационные системы основаны на концепции интеграции данных, характеризующихся большими объектами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей. Для управления этими данными и обеспечения эффективности доступа к ним были созданы системы управления данными.

Таким образом,  в ходе выполнения данной курсовой работы в рамках заданной темы «Учет расчетов с поставщиками»  в среде Microsoft Access была спроектирована и проанализирована база данных, которая автоматизирует данную предметную область.

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Федеральный закон  «О бухгалтерском учете» от 28.12.2010 г., №432-ФЗ.

2. Положение по  бухгалтерскому учету, 2010.

3. Глушков И.Е. Бухгалтерский  учет на современном предприятии, 2010.

4. Богаченко В.М. Бухгалтерский учет, Еникс 2013.

5. Г.Б. Поляк, А.Н. Романов. Налоги и налогообложение: учебник, 2012.

6. Кондраков Н. П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: учебник, М: Проспект, 2009.

7. Михеева Е. В. Информационные технологие в профессиональной деятельности: учебное пособие для СПО, М: Академия, 2010.

8. Патыка Т. Л., Попов И. И. Информационная безопасность. Учебник для ССУЗов, М: Форум, 2011.

9. Дж. Кронан, Б. Сандберг. Miсrosoft Аccess 2007, М: НТ Пресс, 2009.

 

Интернет ресурсы:

1. http://office.microsoft.com

2. http://help-informatika.ru

3. http://www.cyberguru.ru