Автоматизированная система управления на примере «Битрикс 24»

Введение

В настоящее время ни одно предприятие, учреждение или организация не может  функционировать достаточно эффективно без применения компьютерной техники. Непрекращающееся развитие любого предприятия, учреждения или организации требует  расширения автоматизированных информационных систем. Для повышения уровня и  качества услуг, а также для контроля за деятельностью персонала наиболее заинтересованные компании внедряют специализированные решения, автоматизирующие основные бизнес-процессы.

Автоматизированная система управления или АСУ — комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный  для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. Термин автоматизированная, в отличие от термина автоматическая подчеркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации.

Цель работы – изучить автоматизированные системы управления, определить плюсы и минусы АСУ на примере «Битрикс 24». 
 
В связи с целью, поставленной в работе, необходимо решить ряд взаимосвязанных задач:

1. проанализировать понятия автоматизированных систем управления;

2. дать классификацию автоматизированных систем управления;

3. изучить и проанализировать социальный интранет «Битрикс 24».

1.Понятие автоматизированной системы управления

Автоматизированная система управления (сокращенно АСУ) — комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях промышленности, энергетике, транспорте и т. п. Термин "автоматизированная", в отличие от термина "автоматическая" подчёркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации. АСУ с Системой поддержки принятия решений(СППР), являются основным инструментом повышения обоснованности управленческих решений.

Важнейшая задача АСУ — повышение  эффективности управления объектом на основе роста производительности труда и совершенствования методов  планирования процесса управления. Различают  автоматизированные системы управления объектами (технологическими процессами — АСУТП, предприятием — АСУП, отраслью — ОАСУ) и функциональные автоматизированные системы, например, проектирование плановых расчётов, материально-технического снабжения  и т.д.

Жизненный цикл АС:

1. Формирование требований к АС
1. Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС
2. Формирование требований пользователя к АС
3. Оформление отчета о выполнении работ и заявки на разработку АС
2. Разработка концепции АС
1. Изучение объекта
2. Проведение необходимых научно-исследовательских работ
3. Разработка вариантов концепции АС и выбор варианта концепции АС, удовлетворяющего требованиям пользователей
4. Оформление отчета о проделанной работе
3. Техническое задание
1. Разработка и утверждение технического задания на создание АС
4. Эскизный проект
1. Разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям
2. Разработка документации на АС и ее части
5. Технический проект
1. Разработка проектных решений по системе и ее частям
2. Разработка документации на АС и ее части
3. Разработка и оформление документации на поставку комплектующих изделий
4. Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта
6. Рабочая документация
1. Разработка рабочей документации на АС и ее части
2. Разработка и адаптация программ
7. Ввод в действие
1. Подготовка объекта автоматизации
2. Подготовка персонала
3. Комплектация АС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями)
4. Строительно-монтажные работы
5. Пусконаладочные работы
6. Проведение предварительных испытаний
7. Проведение опытной эксплуатации
8. Проведение приемочных испытаний
8. Сопровождение АС.
1. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами
2. Послегарантийное обслуживание

Существенными признаками АСУ является наличие больших потоков информации, сложной информационной структуры, достаточно сложных алгоритмов переработки  информации. Общими свойствами и отличительными особенностями АСУ как сложных  систем являются следующие:

· наличие большого числа взаимосвязанных  и взаимодействующих элементов, причём изменение в характере  функционирования какого-либо из элементов  отражается на характере функционирования другого и всей системы в целом;

· система и входящие в неё  разнообразные элементы в подавляющем  большинстве являются многофункциональными;

· взаимодействие элементов в системе  может происходить по каналам  обмена информацией, энергией, материала  и др.;

· наличие у всей системы общей  цели, общего назначения, определяющего  единство сложности и организованности, несмотря на всё разнообразие входящих в неё элементов;

· переменность структуры (связей и  состава системы), обеспечивающий многорежимный  характер функционирования;

· взаимодействие элементов в системе  и с внешней средой в большинстве  случаев носит стохастический характер;

· автоматизация имеет высокую  степень, в частности широкое  применение средств автоматики и  вычислительной техники для гибкого  управления и механизации умственного и ручного труда человека, работающего в системе;

· управление в подавляющем большинстве  систем носит иерархический характер, предусматривающий сочетание централизованного  управления или контроля с автономностью  её частей.

2.Классификация автоматизированных  систем управления

Информационные системы

 Цель таких систем – получение оператором информации с высокой достоверностью для эффективного принятия решений. Характерной особенностью для информационных систем является работа ЭВМ в разомкнутой схеме управления. Причём возможны информационные системы различного уровня.

Информационные системы должны, с одной стороны, представлять отчёты о нормальном ходе производственного  процесса и, с другой стороны, информацию о ситуациях, вызванных любыми отклонениями от нормального процесса. Различают  два вида информационных систем: информационно-справочные (пассивные), которые поставляют информацию оператору после его связи  с системой по соответствующему запросу, и информационно-советующие (активные), которые сами периодически выдают абоненту предназначенную для него информацию.

В информационно справочных системах ЭВМ необходима только для сбора  и обработки информации об управляемом  объекте. На основе информации, переработанной в ЭВМ и предоставленной в  удобной для восприятия форме, оператор принимает решения относительно способа управления объектом. Системы сбора и обработки данных выполняют в основном те же функции, что и системы централизованного контроля и являются более высокой ступенью их организации.

Отличия носят преимущественно  качественный характер. В информационно-советующих системах наряду со сбором и обработкой информации выполняются следующие  функции: определение рационального  технологического режима функционирования по отдельным технологическим параметрам процесса; определение управляющих  воздействий по всем или отдельным  параметрам процесса; определение значений (величин) установок локальных регуляторов.

Данные о технологических режимах  и управляющих воздействиях поступают  через средства отображения информации в форме рекомендаций оператору. Принятие решений оператором основывается на собственном понимании хода технологического процесса и опыта управления им. Схема системы советчика совпадает  со схемой системы сбора и обработки  информации.

Управляющие системы

Управляющая система осуществляет функции управления по определённым программам, заранее предусматривающим действия, которые должны быть предприняты в той или иной производственной ситуации. За человеком остаётся общий контроль и вмешательство в тех случаях, когда возникают непредвиденные алгоритмами управления обстоятельства. Управляющие системы имеют несколько разновидностей. Супервизорные системы управления. АСУ, функционирующая в режиме супервизорного управления, предназначена для организации многопрограммного режима работы ЭВМ и представляет собой двухуровневую иерархическую систему, обладающую широкими возможностями и повышенной надёжностью. Управляющая программа определяет очевидность выполнения программ и подпрограмм и руководит загрузкой устройств ЭВМ. Системы прямого цифрового управления. ЭВМ непосредственно вырабатывает оптимальные управляющие воздействия и с помощью соответствующих преобразователей передаёт команды управления на исполнительные механизмы.

Режим прямого цифрового управления позволяет применять более эффективные  принципы регулирования и управления и выбирать их оптимальный вариант; реализовать оптимизирующие функции  и адаптацию к изменению внешней  среды и переменным параметрам объекта  управления; снизить расходы на техническое  обслуживание и унифицировать средства контроля и управления.

Виды АСУ:

Автоматизированная система  управления технологическим процессом или АСУ ТП — решает задачи оперативного управления и контроля техническими объектами в промышленности, энергетике, на транспорте

• Автоматизированная система управления производством (АСУ П) — решает задачи организации производства, включая основные производственные процессы, входящую и исходящую логистику. Осуществляет краткосрочное планирование выпуска с учётом производственных мощностей, анализ качества продукции, моделирование производственного процесса. Для решения этих задач применяются MIS и MES-системы, а также LIMS-системы.

Примеры:

• Автоматизированная система управления уличным освещением («АСУ УО») — предназначена для организации автоматизации централизованного управления уличным освещением.
• Автоматизированная система управления наружного освещения («АСУНО») — предназначена для организации автоматизации централизованного управления наружным освещением.
• Автоматизированная система управления дорожным движением или АСУ ДД — предназначена для управления транспортных средств и пешеходных потоков на дорожной сети города или автомагистрали
• Автоматизированная система управления предприятием или АСУП — Для решения этих задач применяютсяMRP,MRP II и ERP-системы. В случае, если предприятием является учебное заведение, применяются системы управления обучением.

3.Преимущества социального интранета «Битрикс 24»

«Битрикс 24» - одна из новейших cloud-разработок компании «1С-Битрикс», относящаяся к классу ПО Social Business Software (SBS) и реализующая концепцию социального интранета в облаке. Решение ориентировано на малый и средний бизнес и, в зависимости от выбранного заказчиком тарифного плана, включает средства социальных коммуникаций, управления задачами, календарями, документами и отчетами, а также содержит CRM-инструменты, механизмы учета рабочего времени сотрудников и многое другое. 
 
Особенностью «Битрикс 24» является так называемая «живая лента», представляющая собой единую ленту событий, в которой отображаются все изменения в рабочих группах, документах, статусах задач. Этот инструмент позволяет оперативно информировать сотрудников о происходящем в компании, мгновенно реагировать на поставленные задачи, подключаться к обсуждениям, работать с новыми файлами, объявить благодарность сотруднику или целой группе (система мотивации «бейджами»). Транслируемые в «живой ленте» сообщения можно комментировать и отмечать клавишей «Мне нравится». Заимствованная из социальных сетей функциональность демонстрирует мнение сотрудников, влияет на рейтинг записей и их позицию в выдаче при поиске по хранимому в системе контенту. В отдельном элементе «Популярное» отображаются все самые актуальные и наиболее обсуждаемые записи. Все важные объявления, ближайшие задачи, встречи и планерки отображаются в отдельной части экрана «живой ленты». Каждый сотрудник может настроить «живую ленту» исходя из своих предпочтений и потребностей, также есть возможность добавить уведомление по электронной почте к определенным категориям записей или, наоборот, полностью отключить уведомления. 
 
«Битрикс24» содержит развитый инструментарий управления задачами, который также построен с использованием социальных коммуникаций. Поставленная задача отображается в «живой ленте» согласно настроенным правам доступа; при этом постановку задачи и ход ее выполнения можно комментировать, обсуждать, дополнять необходимыми документами. В отдельном разделе меню «Задачи» есть вся необходимая информация (название задачи, состояние, важность, крайний срок, ответственный, постановщик, отметка о выполнении и оценка), набор фильтров и возможность быстро внести необходимые изменения. В задачах есть возможность назначать такие роли, как постановщик (например, сотрудник может самостоятельно поставить себе задачу, указав в качестве постановщика своего руководителя), наблюдатель, соисполнители. График работы над задачами можно представить в виде ленточной диаграммы Ганта, которая наглядно отображает временные рамки задач по отдельному проекту. Каждую выполненную задачу руководитель может оценить положительной или отрицательной отметкой, на основе которых составляется отчет об эффективности. Подобный механизм позволяет определить, насколько результативно работает сотрудник, отдел и вся компания в целом. Предусмотрена возможность экспорта отчетов и задач в Excel и Outlook.  
 
«Календарь» - еще один инструмент, обладающий широким набором настроек. Здесь отображаются все задачи, мероприятия и события, назначенные на определенный день и время. Каждому событию можно присвоить определенный цвет и установить приоритет, что помогает пользователю быстрее ориентироваться в календаре. Интерфейс раздела позволяет получить полную информацию о событии и быстро внести необходимые изменения. Также предусмотрена возможность синхронизации с Outlook.  
 
Раздел меню «Файлы» является полноценным файловым пространством организации. Сотрудник, в зависимости от выданных ему прав, может получить доступ к той или иной информации, а также загружать необходимые для работы файлы и документы. К каждому файлу можно добавить теги и описание, что позволяет облегчить и ускорить процесс поиска.  
 
Сообщения – это удобная форма обмена информацией между сотрудниками. Их можно написать из «Живой ленты» или из соответствующего пункта меню. В сообщениях предусмотрена адресация лично сотруднику, сразу нескольким сотрудникам, отделу компании или рабочей группе. К сообщению можно прикрепить документ, фотографию или видео и обсудить с коллегами. Этот функционал является альтернативой внутрикорпоративной переписке по электронной почте, которая зачастую не удобна для коммуникаций и сильно загружает почтовые сервера. Отдельно стоит отметить встроенный веб-мессенджер, который позволяет эффективно обмениваться сообщениями, файлами, а также организовывать видео-звонок. История переписки сохраняется, нужное сообщение легко найти с помощью встроенного поиска. Индикатор присутствия покажет, кто из коллег находится в системе. 
 
В «Битрикс24» есть возможность формировать рабочие группы, приглашая туда коллег для работы над отдельными проектами. Для каждой рабочей группы предусмотрены: публикация статусов, документов, постановка задач, комментарии и обсуждения, формирование отчетов, работа с календарями, собственная база знаний (Wiki – это сборник статей, создаваемых для обобщения и накопления знаний).  
 
Для облегчения работы с контентом в «Битрикс24» разработан «умный поиск», индексирующий все документы, записи, задачи, блоги, сообщения и другую информацию. Индексация происходит при публикации новых материалов с учетом «социальной» составляющей – при формировании поисковой выдачи выше оказываются те материалы, которые получили больше отметок «Мне нравится» от пользователей.  
 
Сервис включает систему учета рабочего времени сотрудников. В специальном выпадающем меню при начале работы с сервисом с утра сотруднику предлагается отметить начало рабочего дня, а вечером – его окончание; также можно отмечать перерывы, отсутствия, быстро планировать встречи в календарях и задачи на день. На основе этих данных формируется отчет по рабочему времени каждого сотрудника. Кроме этого, можно учитывать затраты времени на выполнение задач. 
 
«Битрикс24» позволяет автоматизировать сбор отчетов сотрудников о проделанной работе. В отчет включаются все отчеты сотрудника за день, выполненные задачи за этот период, планы. Существует возможность оценки отчета руководителем. На графике отчетов выводятся все отчеты сотрудников с оценками руководителя, что позволяет быстро оценить эффективность работы каждого сотрудника, отдела и всей компании.  
 
В «Битрикс24» есть простой инструмент, позволяющий многократно повысить эффективность проведения внутренних встреч – «Собрания и планерки». Он включает в себя возможность приглашения участников встречи, автоматической рассылки повестки, постановку времени собрания в личные календари, рассылку результатов обсуждения, постановку задач по итогам совещания. Вся информация сохраняется в истории, обеспечивая «прозрачность» в рабочих коммуникациях.  
 
В «Битрикс24» структура компании наглядно представлена как иерархия подразделений и отделов компании. Можно визуально проектировать структуру компании - достаточно «перетащить» мышкой сотрудника из одного отдела в другой, поменять руководителей отделов, добавить новых сотрудников. Подчинение в структуре влияет практически на все: кто кому отправляет отчеты, кому можно делегировать задачу и т.д.  
 
В сервис включен полноценный функционал CRM (Customer Relationship Management), который позволяет вести базу контактов клиентов, партнеров, поставщиков, а также фиксировать все события (например, звонки, письма, встречи), связанные с этой компанией, планировать деятельность по продажам, создавать отчеты и строить «воронку продаж». Обработку лидов можно автоматизировать в соответствии с нужным бизнес-процессом. Есть возможность интеграции с интернет-магазином (на платформе «1С-Битрикс»). 
 
Компания «1С-Битрикс» помимо веб-версии «Битрикс24» выпустила мобильное приложение для операционных систем Android и iOS. Данное приложение предоставляет полноценный доступ к сервису «Битрикс24» и реализует все его функциональные возможности.  
 
«Битрикс24» использует вычислительные мощности облачной инфраструктуры Amazon, что, по заверениям представителей «1С-Битрикс», гарантирует бесперебойную и надежную работу SaaS-площадки. Для обеспечения безопасности в сервисе предусмотрено несколько уровней защиты и задействована поддержка криптографического протокола SSL, обеспечивающего шифрование передаваемых между клиентским компьютером и сервером данных. Помимо этого, сообщается о наличии в системе проактивного фильтра Web Application Firewall (WAF), блокирующего различного рода хакерские атаки на веб-приложения. 
 
Работа с сервисом «Битрикс24» может вестись в рамках четырех тарифных планов, один из которых («Проект») полностью бесплатен и содержит ряд ограничений по функциональности, количеству активных пользователей и объему файлового хранилища. Два других тарифа — «Команда» и «Компания» — являются коммерческими и предполагают ежемесячный платеж 4 990 и 9 990 рублей соответственно. Доступное место на диске для «Команды» – 50 Гб. Для «Компании» – 100 Гб. «Команда» и «Компания» отличаются и по функциональным возможностям. В «Компании» дополнительно доступны рабочие отчеты, учет рабочего времени, собрания и планерки. Последний вариант «Корпорация» предусмотрен для компаний с количеством сотрудников более 250 человек. Количество информации, доступной для размещения в облаке, и стоимость тарифа зависит от числа сотрудников (10 Гб*чел. и от 250 руб./чел.). Данный тариф включает все возможности сервиса «Битрикс24», а также предоставляет возможность заказать отдельные опции, такие, как брендирование, приватное облако, доступ по VPN и др.  
 
Основными конкурентами «Битрикс24» являются следующие сервисы: «Мегаплан. Совместная работа» (разработчик: компания «Мегаплан»), «TeamTools» (разработчик: компания NG Logic), «TeamLab» (разработчик: компания Ascensio System SIA) и «Jive» (разработчик: Jive Software). 
 
Подводя итог, к плюсам данного сервиса можно отнести: