База данных библиотеки

 

Оглавление

 

1. Назначение  и функции программной системы 3

2. Таблицы 3

3. Формы 5

4. Запросы 8

5. Отчеты 19

 

1. Назначение и функции  программной системы

 

Разработанная база данных «Библиотека» предназначена для  использования в университетской библиотеке. Основной функцией является учет и хранение данных об учебной литературе.

Основные объекты:

1. книги;
2. читатели.

Основные объекты данной информационной системы:

• «Сведения о книгах» — хранит информацию о книгах;
• «Сведения о читателях» — содержит данные читателей;
• «Учетные карты» — содержит информацию о выдачах и возвратах книг.

2. Таблицы

 

Access 2007 позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой.

Простейшей и наиболее редкой формой связи между таблицами  является связь «один к одному», при которой для каждой записи в одной таблице существует в  лучшем случае одна связанная с ней  запись в другой таблице.

Гораздо чаще встречается  связь «один ко многим», при которой  для каждой записи в одной таблице  существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице.

Нередко приходится иметь  дело также со связью «многие ко многим», при которой отсутствуют  ограничения на множества пар  записей, принадлежащих связи. Такая  связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей «один ко многим».

В базе данных «Библиотека» таблицы связаны друг с другом двумя связями «один ко многим» и представляют, тем самым, связь «многие ко многим».

 

 

Таблица «Сведения о книгах»  содержит 8 полей с различными типами данных. Поле «Номер» является ключевым.

В таблице «Сведения о  читателях» 6 полей, из которых ключевым является поле «Код читателя».

В таблице «Учетные карты» ключевое поле – «№ п/п».

3. Формы

 

Работа с данными в  режиме таблицы имеет существенный недостаток: если полей слишком много, они не умещаются на экране и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы оптимизировать представление: например, убирать некоторые столбцы, менять их положение.

После создания базы данных (и, возможно, одной или более таблиц)  можно создать формы для просмотра данных в более удобном виде. Форма может служить средством защиты базы данных от неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.

При каждом открытии сохраненной  формы обновляются данные таблицы  или запроса, на основе которого была создана форма. Благодаря этому  содержимое формы всегда соответствует  информации в таблицах или запросах.

Перечень форм, применявшихся  в данной работе приведен ниже:

Форма «Сведения о читателях» показывает все поля, относящиеся к сведениям о читателе. Вид представления формы выбран в виде столбца, что позволяет просматривать каждого читателя отдельно.

 

 

Форма «Сведения о книгах» также представлена в виде столбца, позволяющего видеть данные о каждой книге отдельно.

 

Форма «Учетные карты» представлена в ленточном виде и показывает все поля, относящиеся к учету о выдачах и возвратах книг.

 

4. Запросы

 

Запрос представляет собой  специальную функцию, позволяющую  выводить необходимые поля из таблицы, а также производить операции с данными полями в режиме конструктора, например, подсчет суммы, выборка  полей, подсчет среднего итога. Существует несколько типов запросов: на выборку, на добавление, на удаление, на обновление, запрос на создание таблиц, перекрестный запрос. Запрос можно использовать для выполнения расчетов. Для этих целей предусмотрены статистические функции. Статистическую функцию задают в строке «Групповая операция».

Перечень запросов, применявшихся в данной базе данных приведен ниже.

Запрос «История прочитанных  книг» - запрос на выборку, отображает все книги, бравшиеся читателем в данной библиотеке. Для его создания необходимы таблицы: «Сведения о читателях», «Сведения о книгах» и «Учетные карты».

Результат:

Запрос «Книги у студентов» является запросом на выборку, показывающим полный список книг у всех читателей. Для его построения использовались таблицы: «Сведения о читателях», «Сведения о книгах», «Учетные карты».

Результат:

 

Запрос «Книги, бравшиеся  несколькими читателями» показывает номер книги, которая неоднократно бралась читателями. Создан на основе таблицы «Учетные карты».

 

Результат:

Запрос на выборку «Книги, выданные весной» показывает, какие книги были выданы в весенние месяцы. Строился на основе таблиц: «Сведения о книгах» и «Учетные карты».

Результат:

Запросы на выборку «Книги, выданные зимой» и «Книги, выданные осенью» показывают, какие книги были выданы в зимние и осенние месяцы. Строились на основе таблиц: «Сведения о книгах» и «Учетные карты». Идентичны предыдущему запросу.

 

Запрос «Книги, находящиеся  на руках» показывает те книги, которые  были выданы читателю, но не возвращены им. Построен на данных таблиц «Сведения о книгах» и «Учетные карты».

Результат:

Запрос «Книги, находящиеся  у группы» является запросом на выборку, показывает список книг, находящихся  на руках у учебной группы. Строится по таблицам: «Сведения о книгах», «Сведения о читателях», «Учетные карты».

Результат:

Запрос «Книги, находящиеся  у студента» показывает книги, которые были выданы студенту, но не возвращены им. Запрос построен по таблицам: «Сведения о читателях», «Сведения о книгах» и «Учетные карты».

Результат:

 

Запрос «Количество книг, находящихся на руках» - запрос на выборку, подсчитывающий количество книг, выданных, но не возвращенных читателями. Строится по таблицам «Сведения о книгах» и «Учетные карты».

Результат:

 

Запросы на выборку «Количество  книг, находящихся у группы 18П1», «Количество книг, находящихся у  группы 18П2» и «Количество книг, находящихся у группы 9П2», построенные  на данных таблицы «Сведения о  читателях», показывают сколько всего книг находится на руках у студентов данных групп.

 

 

 

Результат:

 

Запрос «Список книг у  студентов» показывает все книги, находящиеся у всех студентов. Запрос строится по всем трем таблицам.

Результат:

 

Запросы «Сумма долга группы 18П1», «Сумма долга группы 18П2», «Сумма долга группы 9П2» - запросы на выборку, построенные на данных таблиц «Сведения о книгах», «Сведения о читателях» и «Учетные карты». Показывают на какую сумму находится книг у студентов этих групп.

 

Результат:

 

Запрос «Сумма долга студента»  показывает книг на какую сумму находится у читателя. Запрос строился по таблицам: «Сведения о книгах», «Сведения о читателях» и «Учетные карты».

Результат:

 

Запрос «Выдача_перекрестный» является перекрестным запросом, выводит читателей и номер книги, которая была взята конкретным читателем, а также подсчитывает количество книг, которое брал читатель в библиотеке.

Результат:

 

Перекрестный запрос «Книги в библиотеке», построенный на основе таблицы «Сведения о книгах»  показывает сколько каждой из книг осталось в библиотеке.

Результат:

5. Отчеты

 

Отчеты используются для  отображения данных таблицы или  запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц).

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы  и запроса, являющихся источниками  данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.

Отчет «Долг по группам» показывает суммы долга по каждой из студенческих групп и общую сумму, на которую всего выдано книг. Отчет построен на результатах запроса «Книги у студентов».

 

 

Отчет «Долг по студентам», построенный по результатам запроса  «Книги у студентов» показывает суммы  долга каждого из студентов.

Отчет «Книги по группам» показывает какие книги,  их количество находятся в каждой из учебной групп. Построен по запросу «Список книг у студентов».

 

Отчет «Сведения о книгах, находящихся на руках», построенный  по результатам запроса «Книги, находящиеся  на руках», выдает информацию обо всех книгах, которые находятся у студентов.

 

Отчет «Сведения о читателях» сортирует читателей по коду и представлен в ленточном виде.