База данных «Продажи книг»

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра прикладной геофизики и  геоинформатики

Пояснительная записка к курсовому  проекту:

База данных «Продажи книг»

 

 

Выполнил студент группы ГИС-09-1:

Просекин С.Н.

Проверил: Ломтадзе В.В.

                                                            

 

 

 

 

Иркутск 2010г.

 

оглавление

 

Введение

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных.

Таблицы – это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

 

Создание и использование базы данных «Продажа книг»

Создание базы данных

Цель моей работы заключается работа с базой данных.  А именно с  приложением Access, входящий в офисный пакет программ Microsoft Office, -  являющимися системой управления базой данных; позволяющие создавать, сортировать и обрабатывать табличные базы данных.

Работая, в    Access мы создаем свою базу данных, a именно таблицы, запросы, отчеты и формы; на тему: «Продажа книг».

Сначала создадим пустую базу данных «Продажа книг», а затем – пустые таблицы этой БД, т.е. структуру таблиц.  Для этого откроем приложение Access, выберем пункт меню Файл/Создать, в открывшемся диалоговом окне подтверждаем желание создать новую базу данных.  После этого открывается стандартное диалоговое окно «Создать как». Надо выбрать каталог для размещения новой базы данных и дать имя файлу.  Этот файл будет содержать описание структуры таблиц, сами таблицы, формы, запросы и отчеты. 

Создание таблиц базы данных «Продажа книг»

Теперь, когда пустая базы данных существует, создадим пустые таблицы, т.е. пока только определим их структуру – опишем каждое поле записи.  Начинать надо со вспомогательных таблиц – «Жанры», «Издательства», «Книги» и «Продажи» (рис. 1-4). Для создания таблицы «Жанры» в окно базы данных нажмем кнопку Таблицы, а затем кнопку создать. В отрывшемся диалоговом окне выберем из списка Конструктор.  После этого открывается диалоговое окно «Жанры».   В этом окне в графе Имя поля введем название жанра, а в поле со списком Тип данных выберем Текстовый.  Затем, нажав на панели инструментов кнопку с изображением ключа, сделаем поле название жанра ключевым.  Также вводим во второе поле данных и т.д.  После этого окно, в котором мы определяли поля таблицы Жанры, можно закрыть с помощью кнопки системного меню.  При закрытии этого окна появится диалоговое окно, в котором надо задать имя таблицы – «Жанры». Таблицы «Издательства», «Книги» и «Продажи» создаются точно также, как таблица «Жанры».  После чего в созданные таблицы вносим наши данные.

Рис.1. Состав таблицы  «Жанры»

 

Рис.2. Состав таблицы «Издательства»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.3. Состав таблицы «Книги»

 

Рис.4. Состав таблицы «Продажи»

 

Создание схемы  данных базы данных «Продажа книг»

Для создания схемы данных надо использовать соответствующую кнопку панели инструментов. Кнопка называется «Схема данных». Диалоговое окно появляющееся после нажатия этой кнопки, позволяет выбрать таблицы для включения в схему данных. Важно, чтобы на схеме были не только представлены все таблицы базы данных, но и установлены связи между ними (рис.5.). Чтобы на схеме данных связать код книги в таблице «Книги» с кодом книги в таблице «Продажи» надо как бы перетащить мышкой это поле из первой таблицы во вторую – на схеме появится соответствующая стрелка. Установить связи на схеме данных надо до создания форм, запросов и отчетов, чтобы получить возможность включать в них поля из всех имеющихся таблиц.

 

Рис.5. Схема данных базы данных «Продажа книг» 
Создание форм базы данных «Продажа книг»

Для создания форм в окне базы данных нажмем кнопку Формы, а затем Создать. В открывшемся окне выберем из списка мастер форм.  После этого откроется диалоговое окно, позволяющее выбрать таблицы (или запрос), а из них – поля, включаемый в форму.  Далее форма создается автоматически, почти без участия пользователя.  При вводе данных с  помощью формы для перехода к очередной, предыдущей, к первой или последней записи таблицы используется навигатор – как и при работе с таблицей.  Важно понимать, что форма – это не самостоятельный информационный объект, а только удобный способ визуализации записей таблиц, ввода в них данных и их корректировки.

Мы должны создать две формы: по таблице «Книги» и по таблице  «Продажи»(рис.6-7).

Рис.6. Форма по таблице «Книги»

 

 

 

 

 

 

 

Рис.7. Форма по таблице «Продажи»

 

Создание запросов базы данных «Продажа книг»

Чтобы создать запрос, в окне базы данных нажмем кнопку Запросы, а затем кнопку  Создать.   В следующем окне выберем таблицы, из которых собираемся отбирать данные.  В этом окне в полях со списками Имя таблицы и Поле надо выбрать поля, включаемые в запрос, ниже можно выбрать вариант сортировки записей и указать условия их отбора.  Закрыв окно, можно запомнить созданный запрос. При его просмотре мы видим виртуальную таблицу, включающую только те данные, которые мы отобрали (рис.8.).

Рис.8. Запрос по базе данных «Продажа книг»

 

Создание отчетов базы данных «Продажа книг»

Для создания отчетов в качестве удобных источников используется запросы.

 В базы данных надо нажать  кнопку  Отчеты, а затем кнопку Создать, далее выбрать мастер отчетов и запрос – в качестве источников данных.   После этого, делая выбор в предлагаемых диалогах, остается уточнить перечень полей, включаемые в отчет, вариант группировки и сортировки записей, вариант вывода итоговых строк и ориентацию страниц (рис. 9-11.).

Рис.9. Продажи за период

 

 

 

 

 

 

Рис.10. Продажи по жанрам

Рис.11. Продажи по издательствам  
Список использованной литературы

1. Информатика Ответы на экзаменационные билеты 11 класс: Учебное пособие Е.Ю.Пестерева. – м.: Издательство «Экзамен», 2005 – 64с. (Серия «24 часа до экзамена и ЕГЭ»)
2. Информатика: Учебное пособие Издание третье, переработанное – Иркутского государственного Технического Университета, 2005, - 114 c. В.В. Ломтадзе, Л.Б. Шишкина.
3. Школьные экзамены: 450 экзаменационных билетов и готовых ответов. 11 кл. – М.: Дрофа, 2002 – 896с. – (Большая библиотека «Дрофа»)