База данных

 

Соотношения между этими средствами: ручные средства являются наиболее трудоемкими, но обеспечивают максимальную гибкость; автоматизированные и автоматические средства являются наиболее производительными, но и наименее гибкими.

1. При разработке таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства – работать в режиме Конструктора. Использование мастера ускоряет работу, но не способствует освоению понятий и методов.
2. При разработке учебных форм и отчетов наоборот лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемые мастерам. Это связано с тем, что для данных объектов большую роль играет внешний вид. Дизайн этих объектов весьма трудоемок, поэтому его лучше поручить программе, а учащемуся сосредоточиться на содержательной части работы.
3. Разработкой макросов и модулей должны заниматься профессиональные разработчики баз данных.

Объекты СУБД Access

Таблицы ─ основной объект базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы данных (поля, их типы и свойства).

Запросы ─ средство отбора данных из одной или нескольких таблиц по определённому пользователем условию.

Формы ─ средства для ввода новых данных или просмотра уже имеющихся (своего рода бланк, который удобно заполнять для ввода данных в базу). Программа связывает введённые в форму данные с таблицей и хранит их в таблице.

Отчеты ─ средство для выдачи результатов на печатающее устройство.

Макросы ─ макрокоманды. Позволяют упростить длинные последовательности утомительных действий. Фактически, это средство для автоматизации работы с БД.

Модули ─ это программы, написанные на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA).

 

Рассмотрим некоторые объекты  СУБД Access более подробно

Таблицы

Таблица содержит набор данных. Упорядоченный набор значений, характеризующий один объект данной предметной области называется записью. Поле- это некоторое свойство данного объекта БД.

Запросы

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно  использовать в качестве источников записей для форм, отчетов. В MS Access есть несколько типов запросов:

• Запросы на выборку

Возвращают данные из одной или  нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы. Запросы на выборку  можно также использовать для  группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей  и нахождения других типов итоговых значений.

• Запросы с параметрами

Запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение  ввести данные. Можно разработать  запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем MS Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов  и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами  можно создать месячный отчет  о доходах. При печати данного  отчета MS Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца MS Access выполняет печать соответствующего отчета.

• Перекрестные запросы

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления  данных в структуре, облегчающей  их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или  выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам  данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки  строк.

• Запросы на изменение

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

• На удаление записи (удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц).
• На обновление записи (вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц).
• На добавление записей ( добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц).
• На создание таблицы (создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц).

Формы

Формы обычно используется для отображения данных, как диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий в БД. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты.

Форма для ввода данных  Кнопочная форма  Пользовательское диалоговое окно Связь между формой и ее источником записей создается при  помощи графических объектов, которые  называют элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и  ввода данных типом элементов  управления является поле.

Формы бывают ленточные и табличные.

Отчеты

Отчет является эффективным средством  представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять  размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может  отобразить сведения желаемым образом.

Создание почтовых наклеек.   Отображение итоговых значений  на диаграмме.   Группировка записей по категориям.   Расчет итоговых значений.