Базы данных

Определение связей по составному ключу. Установить такую связь между  таблицами можно по составному ключу. Для этого нужно в главной (родительской) таблице, при нажатой кнопке Shift, выделить поля, входящие в составной ключ и перетащить их на подчиненную таблицу. Далее в правой половине окна Изменение связей (Рис. 7) выбрать соответствующие поля подчиненной таблицы, которые будут соответствовать частям составного ключа родительской таблицы. Список полей появится при щелчке мышью на соответствующем поле. Необходимо отметить также параметры Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

 

 

Рис. 7 Установки связи по составному ключу

3. Создание запросов

 

Запросы являются мощным средством  обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера  запросов автоматически выполняют  основные действия в зависимости  от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

1. Построение запросов в режиме Конструктора

 

В объекте Запросы есть специальный  значок Создание запроса в режиме конструктора, который открывает  специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному на каждое поле будущей результирующей таблицы. При создании запроса на основе нескольких взаимосвязанных таблиц в бланк запроса необходимо поместить все участвующие в запросе таблицы.

Таблицы, к которым обращен запрос, можно открыть с помощью контекстного меню. Далее, с помощью двойного щелчка мышью на нужном поле, его можно поместить в столбец нижней части бланка.

Если необходимо, чтобы отобранные в результате выполнения запроса  данные, были упорядочены по какому либо полю, применяют Сортировку, которую  можно увидеть в нижней части  бланка. Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям. Вложенность сортировки идет слева направо.

Бывают случаи, когда некоторое  поле необходимо в формировании запроса, но нежелательно, чтобы оно появлялось на экране. В таких случаях сбрасывают флажок для этого поля в строке Вывод на экран в нижней части бланка.

Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является Условие отбора. Соответствующая  строка также присутствует в нижней части бланка запроса. Для каждого  поля можно задать индивидуальное условие, используя логические отношения, причем, заполнение одной строки для разных полей, означает, что они соединены логической операцией AND. Если для одного поля логические отношения расположены в двух строках, они соединены логической операцией OR.

Для изменения следования полей  в столбцах нижней части бланка необходимо:

• выделить столбец щелчком на его заголовке (кнопку мыши отпустить);
• еще раз щелкнуть на заголовке и, не отпуская кнопки, перетащить столбец на нужное место.

Для выполнения запроса нужно нажать кнопку на панели инструментов или перейти в режим таблицы, выполнив команду Вид → Режим таблицы.

При закрытии для сохранения запроса  ему дают имя.

4. Создание форм

 

Формы позволяют вводить данные в таблицы базы без непосредственного доступа к самим таблицам.

Автоформы. В отличие от таблиц, структуру которых лучше формировать  вручную, формы удобно готовить с  помощью средств автоматизации. Существуют три вида автоформ: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи – она удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» автоформа отображает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы следует  открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной  кнопкой  . В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу, на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, т.е. к вводу или отображению данных.

Автоформа основывается только на одном  объекте, она называется еще простой  формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной. Для ее создания используют другие средства.

Уточнение текста надписей, местоположения, размеров, шрифтов и других параметров отображения элементов формы  осуществляется в режиме Конструктора форм.

Для открытия формы в режиме конструктора следует выделить необходимую форму на панели Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой .

Если форма уже была открыта, перейти в режим конструктора можно, используя командную кнопку Вид.

При запуске базы данных автоматически запускается Главная кнопочная форма (Рис. 8), созданная средствами ACCESS. Она представляет собой удобный интерфейс для работы и навигации по БД. Для её создания необходимо выполнить Сервис ® Служебные программы ® Диспетчер кнопочных форм. Откроется окно диспетчера кнопочных форм. Далее необходимо создать необходимые подчиненные кнопочные формы, а затем изменить их, наполнив кнопками. При этом необходимо для каждой кнопки указать название, выполняемое ею действие и если необходимо – объект, над которым выполняется это действие.

 

Рис. 8 Главная кнопочная форма

 

В главной кнопочной форме (ГКФ), представлены кнопки, которые ссылаются  на основные категории БД (Отчеты, Формы), а так как база данных ориентирована на продажу товаров, то формы, необходимые в первую очередь для продажи, также представлены на ГКФ. Кнопка «Выход» позволяет закрыть БД. При нажатии кнопок, ссылающихся на категории, будут открываться подчинённые кнопочные формы. Рассмотрим работу кнопочных форм.

1. Подчиненная кнопочная форма «Отчеты»

 

В данной кнопочной форме содержатся отчеты, создаваемые для анализа  работы магазина и предоставления данных по товарам (Рис. 9).

 

 

Рис. 9 Внешний вид формы «Отчеты»

2. Подчиненная кнопочная форма «Склад»

 

Так как количество товаров, находящиеся  на складе, постоянно изменяется, создана подчиненная форма Склад (Рис. 10), содержащая отчеты о количестве товаров на складе с возможностью поиска определенного товара (Количество техники на складе, Количество техники на складе (по модели), Количество техники на складе (по названию)).

 

 

Рис. 10 Внешний вид формы «Склад»

3. Подчиненная кнопочная форма «Ввод данных»

 

Данная кнопочная форма предназначена  для ввода данных в таблицы (Рис. 11) через формы для ввода данных (Партии товара, Покупатели). Заполнение данных таблиц невозможно без заполнения данными некоторых второстепенных таблиц, поэтому создана подчиненная кнопочная форма Базисные данные.

 

Рис. 11 Внешний вид формы «Ввод данных»

4. Подчиненная кнопочная форма «Базисные данные»

 

Данная форма (Рис. 12) предназначена для ввода информации в некоторые второстепенные таблицы посредством форм (Названия техники, Поставщики, Производители).

 

 

Рис. 12 Внешний вид формы «Базисные данные»

5. Счета

 

Данная форма (Рис. 13) предназначена для ввода информации о счетах: кто и на какую сумму расплатился по счету за определенное число с определенной скидкой и какой товар продан по данному счету. На данной форме так же расположены кнопки добавления записи, выхода из формы и печати данной формы. Для упрощения ввода данных использован Мастер подстановок, реализующий выбор номера при помощи всплывающего списка с набором данных.

 

Рис. 13 Внешний вид формы «Счета»

6. Техника

 

Данная форма (Рис. 14) предназначена для ввода информации о технике: Номер техники – однозначный идентификатор товара в БД, Номер производителя (вводится при помощи всплывающего списка), Номер названия (вводится при помощи всплывающего списка), модель, дата выпуска, срок гарантии, цена, номер партии (вводится при помощи всплывающего списка), количество на складе – первоначальное количество товара на складе, Изображение товара. На данной форме так же расположены кнопки добавления записи, выхода из формы и печати данной формы.

 

 

Рис. 14 Внешний вид формы «Техника»

7. Партии товара

 

Данная форма (Рис. 15) предназначена для ввода информации о партиях товара. Номер партии – однозначный идентификатор партии в БД; Номер поставщика вводится при помощи всплывающего списка и представляет собой наименование поставщика данной партии; Дата представляет собой дату поставки партии. На данной форме так же расположены кнопки выхода из формы и печати данной формы.

 

 

Рис. 15 Внешний вид формы «Партии товара»

 

Назначение остальных форм понятно  из их названий.

5. Создание отчетов

 

Отчет – это гибкое и эффективное  средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность  разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Создание итогового отчета с  помощью мастера начинается с нажатия кнопки . В окне Новый отчет нужно выбрать Мастер отчетов и запрос, в котором бы присутствовали нужные поля. Затем просто необходимо отвечать на вопросы, появляющиеся в диалоговых окнах Мастера. Переход к новому окну по кнопке Далее.

На экране появится отчет. Его можно  просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув  по листу) и перелистывая страницы в  нижней части экрана. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

 

 

 

4. Руководство пользователя

 

При запуске базы данных автоматически откроется Главная кнопочная форма (Рис. 16). На ней представлены кнопки:

 

 

Рис. 16 Главная кнопочная форма

 

Продажа – необходима для открытия формы продажи товара;

 

• Отчеты – открывает одноименную кнопочную форму Отчеты;
• Ввод данных – открывает одноименную кнопочную форму;
• Техника – открывает форму Техника;
• Выход – служит для закрытия БД.

 

Для использования БД необходимо ввести данные. Для добавления записи на формах представлены кнопки добавления записи . Данные разбиты на главные (таблица Техника), основные (представлены на кнопочной форме Ввод данных) и базисные (представлены на кнопочной форме (Рис. 17), открываемой из кнопочной формы Ввод данных путем нажатия на кнопку Базисные данные). Для работы необходимо ввести базисные данные (формы Названия техники, Поставщики и Производители). Для выхода из формы служит кнопка . Затем необходимо вернуться с помощью кнопки Назад в кнопочную форму Ввод данных.

 

Рис. 17 Базисные данные

 

После ввода базисных данных необходимо ввести основные данные при помощи форм Партии товара и Покупатели, открываемых одноименными кнопками на форме Ввод данных (Рис. 18). При этом ранее введенные базисные данные необходимы для заполнения .

 

 

Рис. 18 Ввод данных

 

После ввода данных необходимо заполнить  таблицу Техника. Выполняется данная операция при помощи одноименной формы, открываемой кнопкой Техника в Главной кнопочной форме.  После выполнения всех описанных операций можно приступать к торговле.

Для продажи товара продавцу необходимо:

1. Убедиться, что данный товар присутствует на складе при помощи одного из отчетов: Количество техники на складе, Количество техники на складе (по модели) и Количество техники на складе (по названию). Для открытия одного из данных отчетов необходимо выполнить следующую последовательность действий: Главная кнопочная форма ® Отчеты ® Склад, и в открывшейся кнопочной форме выбрать необходимый отчет. При этом отчеты по модели и по названию выводят только ту технику, название или модель которой указали при открытии отчета.
2. Проверить наличие покупателя в списках покупателей, и при необходимости добавить его при помощи формы Покупатели.
3. Открыть форму Продажа. Так как данная форма представляет собой основное средство для работы магазина, разрешено только добавление записи.
4. Заполнить данную форму.
5. При необходимости распечатать отчет Счет, расположенный на кнопочной форме Отчеты.