Exel - все о таблицах

              Перед построением сводной таблицы  на основе списка следует убрать  из него промежуточные итоги  и наложенные фильтры. Сводные таблицы сами обеспечивают подведение итогов и фильтрацию данных, но построить сводную таблицу по списку с уже имеющимися промежуточными итогами невозможно.

 

Создание сводной таблицы

              При создании сводной таблицы  можно использовать один из четырех типов источников данных:

• список Excel;
• внешний источник данных, доступный через Microsoft Query;
• несколько диапазонов консолидации (отдельных списков Excel);
• другую сводную таблицу.

 

 

 

 

 

 

 

 

  Запуск мастера сводных таблиц

           Чтобы приступить к созданию сводной таблицы, выберите в меню Данные команду Сводная таблица. Excel запустит мастер сводных таблиц, который будет сопровождать нас в процессе создания таблицы, включающем в себя следующие шаги:

                                                

1. Задание типа источника данных.
2. Указание местонахождения исходных данных или получение их из внешнего источника с помощью Microsoft Query.
3. Задание макета таблицы и выбор итоговой функции.
4. Указание места для размещения таблицы.

 

 

 

 

Шаг 1: задание типа источника данных

           При  установке переключателя Во внешнем  источнике данных первого окна  диалога мастера сводных таблиц  появится изображение ЭВМ, передающей  данные на терминал.                                                                                        

 

                                

Шаг  2: указание местонахождения  исходных данных

           После  задания типа источника данных  нужно нажать кнопку Далее.  Мастер сводных таблиц откроет  свое второе окно диалога, предлагающее  указать место, где находятся исходные данные. Если источником данных является список Excel и перед выбором команды Сводная таблица выделена только одна ячейка в этом списке, то мастер сводных таблиц правильно заполнит это окно диалога. Если исходный список находится в неоткрытой книге Excel , нужно нажать кнопку Обзор в этом окне диалога. После нахождения нужного файла надо ввести имя или ссылку на диапазон, где находится список.

 

Шаг 3: задание макета таблицы

           После  задания исходных данных нужно  нажать кнопку Далее, чтобы перейти в окно диалога.

В этом окне диалога мы можем сформировать макет (структуру) сводной таблицы  и указать, какая информация должна отображаться в теле таблицы. Точнее говоря, речь идет только о начальном макете сводной таблицы, поскольку после создания таблицы ее можно реорганизовать в любое время.

В центре этого окна находится диаграмма  макета, на которой показаны три  оси таблицы (строк, столбцов и страниц) и область данных. В правой части  окна диалога отображаются кнопки для каждого поля источника данных. Чтобы задать структуру таблицы, необходимо просто перетащить эти кнопки в различные области диаграммы макета. Если нужно удалить поле из сводной таблицы, следует перетащить его кнопку за пределы этой диаграммы.

По умолчанию мастер сводных таблиц применяет функцию Сумма

к числовым значениям в области  данных и использует функцию Кол-во значений для нечисловых значений. Чтобы использовать другую итоговую функцию, например Среднее или Максимум, надо дважды щелкнуть на заголовке  поля после его перетаскивания в область данных и затем в окне диалога Вычисление поля сводной таблицы выбрать необходимую функцию. Можно использовать следующие функции:

      СУММ ( )                                    - сумма;

      СЧЕТ ( )                                      - количество значений;

      СРЗНАЧ ( )                                 - среднее;

      МАКС ( )                                     - максимум 

      МИН ( )                                       - минимум;

      ПРОИЗВЕД ( )                            - произведение;

      СТАНДОТКЛОН ( )                  - несмещенное отклонение;

      СТАНДОТКЛОНП ( )               - смещенное отклонение;

      ДИСП ( )                                      - несмещенная дисперсия;

      ДИСПР ( )                                   - смещенная дисперсия.

 

Шаг 4: указание места для размещения таблицы

          В окне  диалога, укажем место, где  будет располагаться сводная  таблица.

          Чтобы  поместить таблицу на новом  рабочем листе, установим переключатель Новый лист. В противном случае установим переключатель Существующий лист и введем имя диапазона на ссылку.

После нажатия кнопки Готово Excel почти без промедления создает сводную таблицу. Если таблица основана на внешних данных, Excel сначала выполнит запрос, а затем построит сводную таблицу.

Когда выделение находится в  пределах сводной таблицы , то по умолчанию  Excel выводит на экран панель инструментов Сводные таблицы. Если мы не видим этой панели инструментов, в меню Сервис выбираем команду Настройка и затем устанавливаем флажок Сводные таблицы.

Excel также позволяет нам воспользоваться некоторыми специализированными средствами которые находятся на панели инструментов сводной таблицы.

 

Сводная ведомость зарплаты за полугодие

 

 

Реорганизация сводной  таблицы

          Чтобы  реорганизовать сводную таблицу,  необходимо просто перетащить  один или несколько заголовков  полей. Например, чтобы переместить  поле с оси столбцов на ось  строк, достаточно перетащить его заголовок из области столбцов в область строк. Кроме транспортирования строк и столбцов можно также изменять порядок отображения полей по оси столбцов или строк сводной таблицы.

   Размещение полей на оси страниц

           Чтобы  более внимательно просмотреть информацию в поле сводной таблицы, его можно переместить на ось страниц. Для этого просто перетащить заголовок поля выше левого верхнего угла сводной таблицы. При перетаскивании заголовка указатель примет вид трех небольших страничек. Когда будет видно изменение указателя, надо отпустить кнопку мыши, и заголовок поля будет помещен в область страниц.

Цикл по элементам  на оси страниц

         Когда выводится  поле на оси строк или столбцов, то для просмотра всех элементов  этого поля достаточно прокрутить таблицу. Но если поле находится на оси страниц, то можно увидеть только один элемент этого поля. Чтобы увидеть другой элемент поля, нужно выбрать его в раскрывающемся списке этого поля. Последовательно выбирая элементы в списке, можно видеть двумерные «срезы» данных для соответствующих значений поля, помещенного в область страниц.

Вывод итогов для поля страницы

            Внизу каждого раскрывающегося  списка поля страницы виден  элемент (Все). Выбор этого элемента  списка позволяет вывести на экран итоговые значения для каждого поля на оси страниц.

Перемещение элементов поля страницы на отдельные листы книги

           Даже если сводная таблица  содержит ось страниц, вся таблица  хранится на одном листе книги.  С помощью кнопки Отобразить  страницы на панели инструментов Сводные таблицы можно создать ряд связанных сводных таблиц, каждая из которых будет отображать один элемент поля страницы.

Изменение расположения кнопок полей

страниц

           Обычно  Excel  выводит кнопки полей страниц в одном столбце над левым верхним углом таблицы. Если полей на оси страниц достаточно много, можно разместить их кнопки в нескольких столбцах. Для этого надо выполнить следующие действия:

1. Выделить в сводной таблице любую ячейку.
2. Выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
3. Используя раскрывшийся список Макет страницы и поле Число полей в столбце окна диалога Параметры сводной таблицы задаем нужное расположение кнопок.

 

 

 

Обновление сводной таблицы

 

          Как  уже отмечалось, сводная таблица связана с исходными данными, но она не обновляется автоматически при изменении исходных данных. Чтобы обновить сводную таблицу , надо выделить в ней любую ячейку и затем в меню Данные выбрать кнопку Обновить данные или нажать одноименную кнопку на панели инструментов Сводные таблицы.

Обновление таблицы  при открытии

                 файла

           Чтобы  Excel автоматически обновлял сводную таблицу при каждом открытие книги, в которой она находится, выберете команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводная таблица. Затем в окне диалога Параметры сводной таблицы устанавливаем флажок Обновить при открытии.

Если для получения данных используется запрос к внешнему источнику, занимающий достаточно много времени , то флажок Обновить при открытии лучше снять.

       Обновление связанных сводных

                        таблиц

             Если одна сводная таблица служит источником данных для другой, то при обновлении любой из них пересчитываются обе таблицы.

Обновление сводной  таблицы, связанной с внешними данными

              Если сводная таблица построена  на основе внешнего источника  данных, то Excel может выполнить запрос к нему в фоновом режиме, что позволяет работать с таблицей во время ее обновления. Чтобы включить этот  режим обновления, нужно выделить в таблице любую ячейку и выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в окне диалога Параметры сводной таблицы установить флажок Фоновый запрос. В том случае, когда в сводной таблице используются поля страниц , можно установить такой режим выполнения запроса, при котором Excel запрашивает только данные, необходимые для текущей просматриваемой страницы. Этот режим предъявляет более скромные требования к ресурсам компьютера, поскольку при выполнении запроса расходуется меньше оперативной памяти, что может оказаться немаловажным при работе с большой внешней базой данных. Кроме того,  можно предпочесть этот режим при редком переключении страниц.

Чтобы запрашивать внешний источник данных только для одной страницы, нужно дважды щелкнуть на кнопки любого поля страницы. В окне диалога, которое  появится, следует нажать кнопку Далее. Затем в окне диалога Дополнительные параметры поля сводной таблицы установить переключатель Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента.

 

 

 

 

Выделение элементов сводной таблицы

             При работе со сводными таблицами в Microsoft Excel 2003 мы можем использовать режим выделения, который называется структурным выделением. Если этот режим включен, то при выделении элементов в сводной таблице Excel автоматически расширяет выделение, включая в него все остальные экземпляры этого элемента.

Структурное выделение облегчает  сравнение связанных элементов  в сводной таблице. Не менее важным является то, что при включенном структурном выделении все форматы, примененные к выделенным ячейкам, сохраняются даже после обновления или реорганизации сводной таблицы.

Тем не менее Excel позволяет отключать этот режим, поскольку структурное выделение существенно отличается от обычного выделения ячеек в рабочих листах.

Включение и выключение   структурного выделения

         Чтобы включить или выключить структурное выделение , выделим любую часть сводной таблицы. Затем выберем команду Выделить в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.

Когда структурное выделение включено, кнопка слева от команды Разрешить  выделение находится в нажатом состоянии, и три верхние команды этого подчиненного меню становятся доступными.

Если режим структурного выделения  выключен, то кнопка выглядит не нажатой, а три первые команды не доступны.

Выделение только заголовков или только данных

             Команды из подчиненного меню  Выделить и соответствующей кнопки  на панели инструментов  Сводные  таблицы позволяют выделить только  заголовка или только данные. Если бы мы хотели выделить  заголовки без соответствующих  данных, то надо было бы нажать кнопку Только заголовки. Чтобы восстановить полный режим выделения, мы должны нажать кнопку Заголовки и данные.

       Выделение всей сводной таблицы

           Чтобы  выделить сводную таблицу целиком  ,необходимо выбрать команду Выделить  в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в подчиненном меню Выделить выбрать команду Таблица целиком.