Факсимильная связь - пути развития

3.3. Факс-рассылка

Факс-рассылка является популярным приложением КТ в организациях, которым по роду своей деятельности приходится рассылать большие объемы факсимильных сообщений большому числу адресатов. Системы факс-рассылки обычно строятся на базе ПК с помощью многоканальной факсимильной карты, что позволяет одновременно рассылать по разным линиям различные по содержанию документы разным группам адресатов.Для рассылки документов, например, 1000 абонентам достаточно объединить их телефонные номера во временную группу и соотнести ее с рассылаемыми документами. Системы факс-рассылки обычно без проблем взаимодействуют с любой широко распространенной базой данных, используя хранящуюся в ней информацию о номерах абонентов. После этого, если необходимо, указывается интервал времени, в течение которого следует производить рассылку. Все остальное система делает автоматически.Системы факс-рассылки не имеют каких-либо общепринятых стандартов. Их функции и возможности целиком зависят от производителя. Тем не менее существует некий перечень требований, на наличие которых следует обращать особое внимание при выборе системы. Только система, удовлетворяющая этим требованиям, может гарантировать действительно качественную доставку документов.

"Интеллектуальная" досылка. Нередко при передаче факсимильных сообщений происходят сбои, в результате которых документ передается не полностью. Для минимизации временных затрат следует приобретать систему, которая осуществляет досылку только непереданных страниц, а не всего документа. Это важно при передаче документов большого размера.

Выбор маршрута наименьшей стоимости. Хорошие системы должны обладать возможностью выбора маршрута для передачи документа с наименьшими тарифными ставками. В данных целях могут использоваться разные префиксы - для выбора разных поставщиков телефонных услуг в зависимости от времени суток и телефонного номера вызываемой стороны. Сегодня это стало актуально и для России, где число поставщиков телефонных услуг постоянно растет.

Настройка "шапки". Система должна предоставлять возможность создания "шапки", данные в которую вносятся в процессе передачи. Это может быть имя, адрес, персональное сообщение и т.д.

Передача нескольких документов. Важной является возможность передачи нескольких документов в течение одного соединения - один длинный вызов дешевле, чем несколько коротких. Сегодня предлагается малое количество систем, реализующих данную возможность.

Задержанная рассылка. Система должна обладать возможностью рассылки несрочных сообщений в ночное время для экономии затрат по оплате междугородных (международных) разговоров, с приостановкой процесса до следующего вечера в случае невозможности рассылки за одну ночь.

Обновление оригиналов документов в процессе работы. Подразумевается внесение изменений в документ или алгоритм работы системы без ее отключения. Некоторые системы реализуют эту возможность, другие требуют освобождения всех линий - это может стать существенной проблемой для загруженной системы факс-рассылки.

3.4. Виды систем и их  установка

Организовать работу любой из приведенных здесь систем можно разными способами. Современные одноканальные факс-модемы с возможностью обработки речи и распознавания тональных сигналов обычно поставляются в комплекте с программным обеспечением, которое позволяет реализовывать любое из описанных приложений КТ. Они вполне подойдут для небольшого предприятия.

Подключить факс-модем к компьютеру под силу любому пользователю, знакомому с архитектурой и принципами действия ПК, однако наладка взаимодействия с телефонной линией может потребовать минимальных знаний из области телефонии или консультаций специалиста.Многоканальные системы ФПЗ и факс-рассылки часто поставляются в виде автономного законченного устройства, требующего подключения к телефонным линиям, настройки речевого меню и создания библиотеки документов. В случае с системой ФПЗ - это обычно системы простого ответа или вещательные, значительно реже - интерактивные. Для организаций, сталкивающихся с проблемой обработки большого числа однотипных запросов или часто рассылающих большие объемы документов и не претендующих на создание мощной телекоммуникационной инфраструктуры, применение таких систем является лучшим решением проблемы автоматизации рутинной работы.Автономные системы обычно устанавливаются квалифицированными специалистами фирмы-поставщика. Это снимает все вопросы по поводу их нормального совместного функционирования с существующими офисными АТС или прямыми городскими телефонными линиями. Те же специалисты быстрее, чем любое описание, помогут техническому персоналу разобраться во всех нюансах функционирования системы. Это сохранит много драгоценного времени.

Если организация заинтересована в расширении возможностей факсимильной системы КТ в будущем, то вариантом, который позволит без существенных проблем изменять конфигурацию системы при минимальных материальных затратах, является применение готовых программных пакетов. Они предоставляют широкие возможности конфигурации различных параметров, обеспечивают поддержку многих протоколов ЛВС, позволяют легко наращивать число обслуживаемых телефонных линий. Именно с их помощью обычно организовывается работа факс-серверов, интерактивных систем ФПЗ и мощных систем факс-рассылки.

При выборе готовых программных пакетов может возникать множество различных проблем, связанных, в основном, с организацией нормального совместного функционирования специализированного аппаратного и программного обеспечения. В связи с этим не следует отказываться от услуг квалифицированных специалистов. Их знания и опыт позволят избежать подобных проблем, решить вопросы взаимодействия систем с телефонными линиями и в кратчайшие сроки обучить сотрудников правильно и с максимальной эффективностью использовать их возможности.Факсимильная связь на сегодняшний день является наиболее дешевой, быстрой и доступной из всех современных видов электронной передачи информации. Это обеспечивает ее устойчивое положение на мировом телекоммуникационном рынке. Перенос акцентов на мощные многофункциональные факсимильные системы, базирующиеся на ПК, позволяет предложить пользователям факсимильной связи новый, ранее недоступный уровень сервиса. Появление новых стандартов (Группа 4), определяющих требования к передаче полноцветных документов, активная поддержка со стороны производителей аппаратного и программного обеспечения, развитие цифровых телефонных сетей - все это гарантирует факсимильным системам устойчивый и растущий спрос как со стороны организаций, так и со стороны единичных пользователей.В России, где наиболее развитой телекоммуникационной инфраструктурой является телефонная, а доступ к ресурсам глобальных компьютерных сетей существенно ограничен, использование для передачи информации в документальном виде факсимильной связи является наиболее рациональным подходом. Проблема высоких тарифов на услуги российских поставщиков телефонной связи остро ставит вопрос о применении интеллектуальных факсимильных систем, способных не только освободить персонал от выполнения рутинной работы, но и повысить эффективность использования телефонных линий, а также сократить затраты, связанные с их эксплуатацией.

4. Факсимильная связь  по сети

Новые разработки в области технологий факсимильной связи расширяют возможности компаний по управлению обменом факсов и контролю затрат на него.

"Зачем нужны  факсы, если есть электронная  почта?" "Как насчет безбумажного  офиса?" "У нас есть Internet, зачем нам еще и факсимильный аппарат?"Вам, вероятно, приходилось слышать вопросы, подобные этим. И в самом деле, многие отраслевые эксперты предсказывали факсимильной связи скорую кончину. Но несмотря на все прогнозы она продолжает процветать.

Совместный обзор, подготовленный Gallup и Institute for the Future, свидетельствует, что работники интеллектуального труда прочитывают в неделю в среднем 178 сообщений, 42 из которых отправлены по факсу. International Data Corp. предсказывает ежегодное увеличение числа факсимильных страниц на 22%, в результате чего общее их число в 2001 году достигнет 1 триллиона. (Продажи факс-аппаратов, однако, останутся на прежнем уровне.)С ростом факсимильного трафика компании начинают искать более эффективные и экономически оправданные способы его передачи. IP-телефония, в которой речь передается с помощью пакетов TCP/IP, обещает сократить расходы на обмен факсами, а также предоставить необходимые мощности для поддержки дополнительного факсимильного трафика. Как производители традиционных сетевых факс-серверов, так и провайдеры Internet взяли на вооружение эту модель и предоставляют корпоративные продукты и услуги на базе IP.

Наличие подобных разработок свидетельствует, что технологии факсимильной связи эволюционируют в соответствии с изменяющимися требованиями корпоративных сетевых сред. IDC прогнозирует, что мировой рынок факс-серверов возрастет до 1 млрд в 1998 году. Рынок же факс-серверов на базе Windows NT должен достигнуть 1 млрд в 1999 году.

Такие тенденции можно только приветствовать, потому что они дают более широкий выбор при реализации передачи факсов по сети. В этой статье мы обсудим разработки в области технологий факсимильной связи и то, чем они могут вам пригодиться.

4.1. Маршрутизация входящих  факсов

Другая заслуживающая внимания функция — маршрутизация входящих факсов получателям. Некоторые факс-серверы автоматически направляют поступающие факсы на принтер (имитируя факс-аппарат), после чего их можно сортировать вручную. В идеале факс-сервер должен выполнять функцию печати сам, а не рассчитывать на клиента факсимильной связи, так как последнего может и не быть в сети.

Конечно, немедленная печать подрывает одну из основных целей факсимильной связи по сети — сокращение бумажного потока. Кроме того, она не обеспечивает защиты для факсов с конфиденциальными данными. Таким образом, если только требования документооборота или закона не предполагают обратного, немедленная печать факсимильных документов может оказаться не лучшим методом внутренней маршрутизации факсов.

Одно из возможных решений — назначить администратора или другого штатного сотрудника ответственным за направление оцифрованных факсимильных изображений в соответствующие почтовые ящики. Некоторые факс-серверы показывают уполномоченным администраторам только титульные листы, обеспечивая определенный уровень конфиденциальности и защиты. Другие продукты имеют интерфейс с автоматическим распознаванием символов для чтения и идентификации имени получателя на титульном листе и автоматического принятия решения о маршрутизации.Другие варианты внутренней маршрутизации опираются на Direct Inward Dialing (DID) и Dual-Tone Multifrequency (DTMF). В случае DID магистральной линии с центральной станцией может быть приписано несколько номеров, так что маршрутизация возможна для каждого номера; по сути, каждый получатель имеет свой собственный номер факса. В случае DTMF отправитель звонит по основному номеру факса, а затем вводит дополнительный номер получателя.DID обеспечивает элегантную реализацию внутренней маршрутизации, но он стоит дорого. Вследствие того, что каждому почтовому ящику для факсов требуется номер, который вы не можете ему дать с помощью своей УАТС, компании придется приобретать блок номеров у своего местного оператора межстанционной связи.

Дополнительные затраты могут оправдать себя разве только при небольшом числе пользователей. Но для крупных компаний затраты могут оказаться неподъемными. Ральф Фурлонг, менеджер по стратегическим направлениям развития в аэрокосмическом гиганте Boeing, объясняет: "Мы имеем свыше 300 000 внутренних пользователей и не можем себе позволить тратить 1 млн долларов с лишним на получение каждым своего собственного номера факса". Boeing выбрала реализацию на базе DTMF, когда отправители звонят по определенному номеру. Набор этого номера приводит к появлению второго сигнала готовности, в ответ на который отправитель вводит дополнительный номер получателя.Шлюзы электронной почты обеспечивают другой метод внутренней маршрутизации — маршрутизацию факсов через систему электронной почты. Включение такого рода интегрированной функции обмена сообщениями является фактически обязательным для любого производителя факс-сервера, если он хочет оставаться конкурентоспособным.

4.2. Сокращение затрат

С ростом трафика факсов директора финансового и информационного отделов начинают проявлять повышенную заинтересованность в решениях в области факсимильной связи, с помощью которых они могли бы сократить расходы. Эту задачу решает, в частности, маршрутизация в соответствии с критерием наименьшей стоимости (Least-Cost Routing, LCR).

Понятие "маршрутизация в соответствии с критерием наименьшей стоимости" относится к стратегии маршрутизации трафика факсов между распределенными факс-серверами, взаимодействие которых позволяет получить экономически целесообразную, а также наиболее эффективную услугу. В рамках LCR организация может задействовать свои частные соединения по глобальной сети или Internet для маршрутизации факсов на ближайший к адресату факс-сервер. Затем факсы могут быть доставлены на рабочую станцию полу получателя по сети или на унаследованный факс-аппарат с помощью местного звонка. Этот метод может также быть эффективным для отправки факсов поставщикам и потребителям, если физически они располагаются в пределах радиуса местного звонка от точки входа в глобальную сеть.

Пример реализации LCR для компании с центром обработки данных офисами в Нью-Йорке, в Атланте и Бостоне(рис.8). При отправке факса с факс-сервера из Атланты в Бостон его оплата будет при обычном сценарии производиться исходя из расценок за междугороднюю связь. При использовании маршрутизации в соответствии с критерием наименьшей стоимости факс будет отправлен по корпоративной глобальной сети на нью-йоркский распределительный узел, а затем в бостонский офис, где звонок уже будет местным.Передача факса из Атланты в Лос-Анджелес будет при традиционном способе также оплачиваться по тарифам междугородней связи. В случае LCR факс будет послан по Internet на факс-сервер (владельцем которого является либо сама компания, либо сервис-провайдер) в Лос-Анджелес. Этот сервер позвонит затем по местному номеру для отправки факса.

Реализации LCR позволяют также отслеживать наиболее рентабельные маршруты передачи факсов. Вряд ли возможно, чтобы конкретный оператор связи был способен предоставить наилучшие расценки на всех рынках. Если организация отправляет множество факсов, то экономия нескольких центов на каждой странице факса может в совокупности существенно уменьшить расходы на связь. Однако с продолжающимся снижением тарифов на междугороднюю связь внутри США значительная экономия достигается только при международной рассылке факсов.Функциональность LCR реализуется с помощью алгоритмов маршрутизации в рамках системы на базе правил. Гибкость и полнота системы, а также сложность административного интерфейса зависят от конкретного продукта. В гибких продуктах решения о маршрутизации могут приниматься с учетом таких переменных, как номер телефона отправителя и получателя, дата, время дня, временной пояс, приоритет, срочность, среднее время задержки при данной загруженности сервера и размер факса.Как RightFax, так и Omtool, например, способны направлять факсы по другому маршруту на другие серверы или другим сервис-провайдерам, когда очереди полны, а среднее время доставки превосходит 45 мин. Или они могут отложить отправку факсов объемом более 25 страниц до полуночи.

4.3. Услуги факсимильной связи

Затраты можно снизить и за счет обращения к услугам факсимильной связи, предлагаемым все большим числом операторов связи и провайдеров Internet. Эти компании — так называемые сервис-провайдеры факсимильной связи — занимаются передачей и управлением трафиком факсов других организаций с использованием различных комбинаций существующих сетей передачи голоса и данных, телефонных сетей и Internet. Некоторые даже предлагают услуги по учету для количественной оценки затрат на факсимильную связь.AT&T, FaxSav, GTE, UUNET и Xpedite находятся среди тех крупнейших провайдеров, кто предлагает услуги передачи факсов по IP.