Информационная технология

СОДЕРЖАНИЕ:

1. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ   СУБД ACCESS

Рассмотрены основные возможности  и особенности СУБД Microsoft Office Access. Разобраны последовательность создания базы данных в этой системе, стандартные режимы работы с таблицами,методы разработки экранных форм,отчетов,запросов.Цель: освоение методов работы с базами данных в системе Microsoft Office Access. Система Microsoft Access является одним из основных компонентов Microsoft Office и предназначена для работы реляционными базами данных. Особенность данной СУБД:вся информация базы данных хранится в одном файле(*.mdb). Кроме информации таблиц,в этом же файле сохраняются компоненты приложения для работы с базой данных- экранные формы,отчеты,запросы,програмные модули. Для работы с базой данных систнма использует Microsoft jet database engine-систему управления базами данных, извлекающую и сохраняюшую данные в пользовательских и системных задачах. Ядро базы данных Microsoft jet можно рассматривать как компонент диспетчера данных.с помощью которого строятся остальные системы доступа к данным,такие как Microsoft Visual Basic for Applications(VBA)

1.1 Таблица как основной  объект базы данных

Таблица базы данных хранит информацию об одном типе объектов.Например,таблица может хранить справочник адресов ,список магазинов,телефонный справочник или прайс-лист. База данных может иметь от одной до нескольких  таблиц. Таблицы в Base могут быть созданы несколькими способами:а)использование мастера создания таблиц:имеется возможность выбора из двух категорий создаваемых таблиц: Деловой и персональный,каждая категория имеет для выбора свои таблицы,каждая таблица имеет список имеющихся полей: б)создание таблицы в режиме дизайна:режим дизайна является более собершенным методом создания новой таблицы,он позволяет непосредственно вводить информацию  о каждом поле таблицы:хотя тип поля и формат отличаются в режиме дизайна,основные принцыпы те же,что и для режима мастера:в)создание путем копирования существующей таблицы: если вновь создаваемая будет аналогична существующим,то ее можно создать простым копирывание в окне «Таблицы». Для каждого поля в таблице можно увидеть значения свойств: тип поля-тип хранимых данных;имя поля-идентификатор,по которому будет определяться данное свойство: обязательное-требуется ли вносить данные в обязательном порядке;длина-длина должна быть равнв по крайней мере числу символов в самом длинном значении своиства(максимальная длина каждого поля должна быть определена при создании таблиц- позднее ее исправить сложнее,поэтому при неуверенности взять большую длинну); автозначение- программа самостоятельно подставляет значения данного свойства;формат-определение формата отображения значения свойства.Каждая таблица должна иметь поле Первичный ключ. Лучше использовать его,чтобы  нумеровать записи автоматически при добавлении каждой записи.Первичный ключ однозначно определяет запись в таблице,он не зависит от фактических значений полей, а является только идентификатором.

1.2 Запросы в базе данных

Рис.1. Простой запрос

Создание запроса на выборку:

Рис.1.

Рис.2

1.3 Использования форм  в базе данных:

Технология создания кнопочных форм следующая: 
1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ); 
2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.); 
3) создать элементы главной кнопочной формы; 
4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных; 
5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами; 
6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц. 
 
Структура кнопочных форм может быть представлена в следующем виде: 

 
Для создания главной кнопочной  формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Успеваемость_ студентов») и выполнить команду  Сервис / Служебные программы / Диспетчер  кнопочных форм. Если кнопочная форма  ранее не создавалась, то откроется  окно диалога «Диспетчер кнопочных  форм»,  

 
в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет  создана страница Главной кнопочной  формы. 

 
Далее можно создать еще три  страницы кнопочной формы: Формы  ввода данных, Отчеты и Запросы. Для  этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся  окне ввести имя новой страницы «Формы ввода  данных» 

 
и щелкнуть на кнопке «ОК». Будет создана  страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом  надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм». 

 
После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер  кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем  «Изменить», откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы». 

 
В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы»,  

 
в котором выполняем следующее: 

 

 

·  вводим текст: Формы для ввода данных;

·  выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;

·  выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК». 
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Формы для ввода данных». 

 
Аналогичным методом надо создать  элементы: «Запросы» и «Отчеты», а затем  элемент (кнопку) "Выход из БД". 

 
В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной  формы. 

 

1.4Создание отчётов  в базе данных: 

 
Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке  Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица  Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма. 

 
Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Сервис/Программы  запуска, и в открывшемся окне выбрать "Кнопочная форма" из раскрывающегося  списка,  кроме того, надо снять флажки Окно базы данных и Строка состояния. Можно также ввести заголовок и  значок приложения.  

 
Но на этом создание кнопочных форм еще не законченно, так как  на подчиненных кнопочных формах (Формы ввода данных, Отчеты, Запросы) нет элементов.  Каким образом поместить элементы на подчиненные формы рассмотрим в следующем разделе.

 

2. РАЗРАБОТКА  АВТОМАТИЗИРОВАННОГО РАБОЧЕГО МЕСТА АДМИНИСТРАТОРА ГОСТИНИЦЫ