Информационное обеспечение управления в современных организациях

Процесс управления в современной  организации корректно рассматривать  как сочетание следующих трех режимов принятия решений:

Стратегический уровень  предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и  прогноз общественно-политических тенденций и создание системы  уравновешивания различных влияний  внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются  концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической  и общественно-политической сфер, формируются  планы реализации концепций, моделей  и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка  выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование  и предотвращение экстремальных  ситуаций, создание сценариев их возникновения  и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей  потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и  обеспечение организационно-технических  вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

В зависимости от преобладающих  механизмов подготовки решений можно  также выделить в качестве возможных  форм управления балансное, оптимизационное  и политическое управление.

Балансное управление основано на поиске решений, при которых потребности  для решения какой-либо задачи сбалансированы с реальными ресурсами, находящимися в ведении организации. При оптимизационном  управлении решается задача выбора предпочтительного  варианта действий или оптимального использования ресурсов. В отличие от балансной и оптимизационной форм управления, при которых используются расчетные алгоритмы или иные количественные методы для подготовки и принятия решения, политическое управление носит преимущественно волевой характер, отражая субъективные представления лица, принимающего решения.

Несмотря на множество реально работающих информационных систем управления в современных организациях, пока нет примеров исчерпывающего решения задачи интеграции всех информационных ресурсов территории, то есть создания поля данных, на котором можно было бы ставить и решать математически корректную оптимизационную задачу. Такое положение будет меняться в процессе развития и усиления значимости информационно-аналитической деятельности организации.

Сегодня эти процессы проявляются  в функциональном (идет переход от автоматизации информационно-справочной деятельности к автоматизации аналитической  обработки данных), технологическом (от централизации информации к распределенной системе хранения и аналитической  обработки данных) и организационном  аспектах (лица принимающие решения  все чаще доверяют информационно-аналитическим  технологиям).

В настоящее время нередка  такая ситуация, когда компьютер  имеется практически у каждого  работника организации, а документооборот  как внутри организаций, так и  при их взаимодействии был и остается полностью бумажным. При этом, как  правило, уровень информированности  руководства и аналитической  деятельности в организации не претерпевает заметных изменений.

Такое состояние информатизации является прямым следствием нарушения  известных принципов информатизации, сформулированных основоположником информатизации управления академиком В. М. Глушковым:

Первый принцип - первого  лица. Суть этого принципа состоит  в том, что все цели и задачи совершенствования управления, решения  острых проблем, возникающих в деятельности организации должны формулироваться  руководителем организации. К примеру, известные попытки создать единую информационную модель региона (города, района, муниципального образования) чаще всего наталкиваются на стремление различных звеньев управления (в  пределах одного органа государственной  власти) максимально отобразить в  ней ведомственные интересы. Это, в свою очередь, приводит к такой  степени энтропии модели, что она  перестает быть обозримой и практически  полезной. На фоне не менее 2-3 тысяч показателей социально-экономического развития, 5-6 тысяч показателей, отражающих текущее состояние населенной территории, и не менее 500 сводных областей и направлений деятельности органов местного самоуправления должны быть выделены главные направления, подконтрольные секторы экономики и общества, а также проблемы, требующие максимального внимания со стороны первого руководителя в целом. На этой основе могут быть определены необходимые информационные ресурсы (информация и данные), которые адекватно отображают необходимые параметры (процессов, явлений и объектов управления), и только при этих условиях можно предполагать, что финансовые средства на информатизацию будут потрачены не впустую.

Второй важный принцип  информатизации - принцип автоматизации  документооборота. Соблюдение этого  принципа состоит в том, что компьютер  как универсальный инструмент обработки  любого вида информации (алфавитно-цифровой, графической или голосовой) должен использоваться соответствующим способом.

Но главное - обеспечение  возможности реализации еще одного важнейшего принципа информатизации - принципа новых задач управления. Под "новыми" мы понимаем, прежде всего, комплексные проблемы и задачи управления. Эти задачи требуют самой  разносторонней информационной базы, выбора вариантов (альтернатив) управленческих решений, применения экономико-математических моделей, сравнительного анализа ситуаций, ранжирования уровней развития тех  или иных секторов экономики и  общества и т.д.

Следующие два ведущих  и взаимосвязанных принципа информатизации - принципы интеграции информационной базы и одноразового ввода данных. Реализация первого из указанных  принципов состоит в том, что  в системах информационного обеспечения  управления организациями создается  первичная база данных. Создание первичной  базы данных является продуктом особого  класса функций управления, которые  можно выделить как учетно-регистрационные. Работники организации частично или полностью занимаются формированием  внутри нее специализированной системы  учета, осуществляя постоянную оперативную  актуализацию информации и/или инвентаризацию соответствующих объектов. Скажем, в деятельности органов регистрации  юридических лиц непрерывно регистрируются новые предприятия, и таким образом  происходит формирование и обновление базы данных о предприятиях. В процессе деятельности органов записи актов  гражданского состояния, паспортно-визовых  служб, администраций муниципальных  образований перманентно накапливаются  записи о параметрах состояния населения  и т. д.

Принцип одноразового ввода  информации является соподчиненным  принципу интеграции информационной базы и означает лишь то, что данные, накопленные  в системе учета (за счет выполнения множества операций по учету и  регистрации объектов, взаимодействующих  с органом управления) как и  другие, в том числе и "сводные" данные, формируемые различными подразделениями  организации, должны вводиться в  систему управления однократно, но многократно использоваться многими  звеньями и подразделениями организации.

Таким образом, мы выяснили, что информационно-аналитическое  обеспечение управления современной  организацией является распределенной информационно-управленческой системой, обеспечивающей сбор, обработку и  представление информации, предназначенной  для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений. Также мы выделили основные принципы информатизации – это принцип - первого лица, принцип автоматизации  и другие. Кроме того, особенности  информационно-аналитического обеспечения  состоят в том, компьютерные информационные системы должны создаваться с  учетом расширяемости их функций  и постоянной готовности программно-технического комплекса и информационной системы  в целом к возможным преобразованиям  и/или модернизации в управлении.

3. Информационное  обеспечение управления в современных  организациях

В информационном обеспечении  деятельности организации как любой  социально-экономической системы  есть ряд особенностей.

Первая особенность состоит  в том, что организация как  социально-экономическая категория - это обобщенная динамическая система. Будущее состояние такой системы  изменчиво (законодательство, новые  цели развития и т.д.), и это состояние  можно определить только с определенной долей вероятности. Это означает, что компьютерные информационные системы  должны создаваться с учетом расширяемости  их функций (состава задач, информационной базы, прикладных программ и т.д.) и  постоянной готовности программно-технического комплекса и информационной системы  в целом к возможным преобразованиям  и/или модернизации отдельных подразделений  организации.

Второй особенностью является пороговая зависимость эффективности  деятельности организации от степени  интеграции информационных ресурсов. Влияние информатизации на эффективность  управления организацией становится заметным лишь тогда, когда преодолен некоторый  пороговый уровень интеграции первичных  информационных ресурсов, используемых для принятия управленческих решений. К примеру, это означает, что если внедрить автоматизированную информационную систему только по одному - двум функциональным направлениям (например, запись актов гражданского состояния и регистрация прав собственности на недвижимость), то можно улучшить работу только этих органов, но накапливаемые ими информационные ресурсы по составу недостаточны для решения каких-либо серьезных задач на уровне администрации субъекта Федерации. Однако если дополнительно внедрить автоматизированные информационные системы в органах земельного учета, в регистрационной палате, в органах регистрации юридических лиц, то тогда можно решать задачи, связанные с учетом населения, с налогообложением и налогооблагаемой базой, с контролем за обеспечением адресности социальной помощи действительно малоимущим гражданам.

Для преодоления порогового уровня интеграции информационные технологии должны удовлетворять двум базовым  требованиям. Первое: простота интеграции низовых подсистем в единое информационное пространство данных на сети территориально-разнесенных  узлов и возможность корпоративного использования базовых реестров. Второе: оперативная доступность  любых информационных срезов по всей совокупности данных для подготовки и принятия управленческих решений.

Третья особенность информации в управлении - корпоративность. Несмотря на стремление единичных организационных  структур к независимости и к  монополии на "свою информацию", существует объективная заинтересованность в создании и использовании единой системы данных. Корпоративность  информационных ресурсов означает, что  каждая служба, предоставляя в общее  пользование "свои" данные, может  пользоваться информацией других служб. Корпоративность также является пороговой характеристикой. То есть существует некоторый пороговый перечень данных, при превышении которого достигается баланс между потребностями в информации, которую можно получить из корпоративного поля данных для "своих" задач, и данными, которые каждый из участников может вложить в корпоративный информационный пул. Корпоративность достигается на сети взаимодействующих по телекоммуникационным каналам информационных подсистем отдельных структурных подразделений и организаций в целом. При этом положительные стороны корпоративности проявляются в полном объеме только благодаря электронным технологиям.

Четвертая особенность касается условий востребования автоматизированной информационно-аналитической системы. Востребование зависит от ее полезности и удобства работы с системой. Пользователь должен применять те же приемы и  ту же логику работы с данными, которые  присущи не компьютеризованному  органу управления. В частности, формы  документов должны с минимальными отличиями  от бумажного оригинала воспроизводиться на экране и выводиться на бумагу, пользователь должен иметь возможность самостоятельно создать какую-либо новую форму  для отчета или справку, формируя на экране компьютера, как на листе, нужную конфигурацию документа и  имея возможность обращаться к нужной группе данных. Для заинтересованности пользователя в работе автоматизированной информационно-аналитической системы необходимо сокращать объем вновь вводимой информации (в том числе за счет использования данных, введенных другими организациями и структурными подразделениями), сокращать ошибки за счет типовых унифицированных словарей и справочников и за счет автоматического ввода повторяющихся данных.

Пятая особенность - разнообразие типов данных при малой интенсивности  потоков информации. Количество полей данных, фиксируемых в первичной документации (карточках, книгах, актах, справках, балансах, в статистических отчетах) и, следовательно, в автоматизированной информационно-аналитической системе является очень большим - до 800 форм. Однако потоки обмена не столь значительны. Это практически означает, что не следует допускать принципиальной ошибки начинать дело информатизации с "прокладки дорогостоящих кабелей".