Информационное обеспечение

 

Введение

Использование в организации  информационных технологий является важным условием для обеспечения ее эффективной  работы. Практически невозможно найти  организацию, которая не использует IT в управлении. Система информационного  обеспечения всех процессов, существующих на предприятии, необходима для сохранения, обработки, передачи информации о результатах  выполнения этих процессов и своевременного принятия управленческих решений. Наличие  и эффективность использования  в компании информационной системы  напрямую влияет на эффективность бизнеса, его управляемость и прозрачность. Многие компании стремятся к совершенствованию  системы управления именно с помощью  внедрения современных информационных систем. Высокая динамичность развития ИС, совершенствование и обновление различных программных приложений, появление новых аппаратных средств требует высокопрофессионального подхода к выбору программных средств и их встраиванию в существующую в организации систему информационного обеспечения.

Актуальность данной темы состоит в том, что многие компании сталкиваются с необходимостью не просто выбрать оптимальную информационную систему, которая будет отвечать потребностям их бизнеса сейчас, но и выстроить IT-стратегию на долгосрочный период. Высокие требования к компетенции ИТ специалистов приводят к тому, что использование услуг профессиональных консультантов становится наиболее эффективным для решения подобных задач.

Таким образом, целью современных  информационных технологий, возрастание  роли компьютера в процессе жизни  общества обусловливают повышение  значения систем управленческого консалтинга  и значения качества предоставления консалтинговых услуг. У консультантов  появилась возможность не просто дать разумный совет своим клиентам, но предложить новую, эффективную информационную систему управления предприятием.

 

Глава 1. Информационное обеспечение деятельности управленческого консультирования

 

Консалтинг в области  информационных технологий является наиболее молодой областью. Многие предприятия  и внедренческие фирмы до сих  пор считают, что к IT консалтингу  относятся непосредственные работы по внедрению конкретной ИС. При  этом из виду упускается то, что любая  автоматизация системы управления невозможна без предварительного проведения целого ряда работ, непосредственно  влияющих на требования к информационной системе. И именно эти работы относятся  к IT консалтингу.

Управленческий консалтинг¹ - это решение совокупности проблем, связанных с организацией управления сложными системами в различных сферах деятельности. Консалтинг можно определить как деятельность специалиста или целой фирмы, занимающихся стратегическим планированием проекта, анализом и формализацией требований к информационной системе, созданием системного проекта, иногда - проектированием приложений. Но все это до этапа собственно программирования или настройки каких-то уже имеющихся комплексных систем управления предприятием, выбор которых и осуществляется на основе системного проекта. Сюда не входит и системная интеграция. Консалтинг предшествует им и регламентирует названные этапы.

Фактически консультантом  выполняется два вида работ. Прежде всего, это элементарное наведение  порядка в организации: бизнес-анализ и реструктуризация (реинжиниринг бизнес-процессов). Это направление получило название «бизнес-консалтинг». В конечном итоге  речь идет об автоматизации, однако если мы будем автоматизировать существующий хаос, царящий на российских предприятиях, то в итоге получим не что иное как «автоматизированный хаос». Любая организация - это довольно сложный организм, функционирование которого одному человеку понять просто невозможно. Руководство в общих чертах представляет себе общий ход дел, но как организация функционирует в целом, не знает, как правило, никто. И именно деятельность, направленная на то, чтобы разобраться в функционировании таких организмов, построить соответствующие модели и на их основе выдвинуть некоторые предложения по поводу улучшения работы некоторых звеньев, а еще лучше - бизнес-процессов (деятельностей, имеющих ценность для клиента), считается бизнес-консалтингом.

Другой вид работ - собственно системный анализ и проектирование. Выявление и согласование требований заказчика приводит к пониманию  того, что же в действительности необходимо сделать. За этим следует  проектирование или выбор готовой  системы так, чтобы она в итоге  как можно в большей степени  удовлетворяла требованиям заказчика.

Кроме того, важный элемент  управленческого консалтинга - формирование и обучение рабочих групп. Здесь  речь идет не только о традиционной учебе, любые проекты, модели должны в итоге кем-то сопровождаться. Поэтому  сотрудники предприятия с самого начала участвуют в проекте, им частично передаются внутрифирменные технологии. И по окончании работ они способны анализировать и улучшать бизнес-процессы в рамках собственной отдельно взятой организации.

Таким образом, консалтинг в  области информационных технологий направлен на выполнение следующих  основных видов работ²:

1) Диагностика существующей  системы информационного обеспечения  предприятия, ее соответствия  целям компании и разработка  ИТ стратегии.

2) Диагностика организационной  структуры и бизнес-процессов  ИТ службы, оценка степени их соответствия текущим и планируемым в будущем задачам обеспечения деятельности предприятия и разработка рекомендаций по их совершенствованию.

3) Анализ устойчивости, надежности  и производительности информационной  системы, выдача рекомендаций  по ее совершенствованию.

4) Разработка и внедрение  системы управления ИТ сервисами.

Управленческий консалтинг включает в себя:

-консультирование по общим вопросам управления бизнесом;

-перестройка бизнеса, осуществление изменений: от стратегического планирования до полной реорганизации предприятий;

-организационное управление;

-консалтинг в области восстановления бизнеса и решения проблем, связанных с неплатежеспособностью (кризис-консалтинг);

-консультации по вопросам слияния компаний и приобретения собственности;

-общая диагностика компании;

-выявление сильных и слабых сторон организации (SWOT-анализ);

-организация системы эффективного сбыта;

-анализ и оптимизация организационной структуры компании;

-разработка систем оплаты и стимулирования труда;

-постановка управленческого учёта;

-постановка финансового планирования;

-постановка бюджетирования;

-постановка финансовой отчётности;

-консалтинг в области информационных технологий и информационные услуги, разработка информационных систем, системная интеграция.

Любой руководитель при принятии управленческого решения основывается на той информации, которой он обладает.

Качество решения зависит  от достоверности, полноты предоставляемой  информации, скорости ее предоставления, удобства обработки.

Если для достоверности  и полноты информации достаточно четко организованной системы учета  и документооборота, увязанных с  бизнес-процессом организации, то для  повышения скорости предоставления и удобства обработки информации самое эффективное решение - единая компьютерная информационная система  организации (КИС).

Единая КИС организации³:

·  "закрепляет" систему учета организации и связанную с ней структуру бизнес-процесса

· является "электронным" воплощением документооборота организации

· закрепляет методики разработки и принятия управленческих решений.

Но дело в том, что сколько предприятий, столько и бизнес-процессов, систем учета и документооборота. Даже в одной и той же сфере бизнеса у двух внешне совершенно одинаковых организаций могут оказаться в этом смысле довольно существенные различия. Поэтому при разработке и внедрении КИС каждая организация требует индивидуального подхода.

Кроме того:

· нельзя затверждать в виде работающей программы то, что делается на предприятии в текущий момент, так как часть этого может оказаться неоптимальной и не удовлетворяющей потребностям организации

· внедрение любой КИС - это изменение, "ломка" организации, очень сильно связанная с человеческим фактором.

Поэтому разработка и внедрение  КИС в организации также должно происходить в рамках единого  технологического подхода, включающего  в себя взаимосогласованные методики: от обследования организации до управления процессом внедрения КИС и  связанных с ним организационных  изменений - к ним мы более подробно вернемся в следующем пункте.

Информационные системы  делятся на:

·     системы оперативного управления

·     АСУТП

·   системы поддержки и принятия решений.

Системы оперативного управления позволяют вводить и хранить необходимую руководителю информацию в едином формате данных и получать отчеты, необходимые для оперативного управления организацией.

АСУТП предназначены для  оперативного управления технологическим  процессом на основе компьютеризированного  съема информации с оборудования и управления режимом его работы.

Системы поддержки принятия решений позволяют проводить  анализ хранимых данных по критериям, необходимым руководителю при принятии управленческого решения любого уровня.

Роль информационной системы в процессе решения проблем организации может оказаться очень высокой. Дело в том, что один из самых сложных моментов в консультировании - проведение в жизнь разработанного консультантом решения. Это связано с тем, что любое изменение ворганизации связано:

·          с необходимостью изменения поведения  ее сотрудников (а человеческая натура всегда сопротивляется изменениям)

·          с изменением баланса интересов  сотрудников, групп, отделов и т.д., существующего в динамическом равновесии в любой организации.

Поэтому особое внимание при  консультировании должно быть уделено  методам реализации решений.

Процесс организационных  изменений проводить легче, если каждый сотрудник четко знает, "что  от него хотят", "как он должен это сделать", "что он за выполнение этого получит" и "чем ему  это грозит". Кроме того, процесс изменений во многом зависит от того, насколько в нем заинтересованы руководители среднего и низшего звена.

Поэтому процесс организационных  изменений в организации, сопровождающийся внедрением КИС, идет легче отвечать по следующим причинам:

·          сотрудникам понятно, что от них  требуется и как это делать

Так как в КИС "отражается" бизнес-процесс, система учета и  система документооборота организации, в терминах КИС очень легко  объяснить сотруднику, что он должен делать, как и когда (например, "при  получении счета-фактуры запускать  такую-то программу и в ней  в таком-то окошке заполнять такие-то колонки").

·          сотрудникам понятно, зачем все  это надо

Если показать руководителю, что если раньше он ждал необходимого ему отчета день и потом полдня дожидался, когда в нем исправят ошибки, то теперь он имеет возможность  получить его автоматически, почти  мгновенно, без ошибок и нажав всего несколько кнопок, да еще имеет возможность сократить численность отдела за счет сокращения сотрудника, который готовил ему этот отчет (получив при этом премию за экономию бюджета организации), то этот руководитель приложит все усилия к тому, чтобы его сотрудники заработали по-новому.

Если КИС связана с  системой стимулирования труда и  расчетом заработной платы, то сотрудники организации будут наглядно видеть, как рассчитывается их доход и каков он будет. Поэтому сотрудники, кровно заинтересованные в новой системе оплаты труда, будут более заинтересованно участвовать во внедрении новой системы учета в организации, понимая, зачем это надо.

·          проще обучать сотрудника новым  формам работы

Гораздо проще научить  сотрудника заполнять колонки в  окошке на экране компьютера, чем объяснять, что "из колонки №1 Документа №5 надо переписать данные в колонку  №4 Документа №3 и в колонку  №3 Документа №14 и потом отнести  Документ №5 в коммерческий отдел". Да и сам по себе переход от бумажек  к компьютеру создает очень много  приятных моментов в работе.

Естественно, рассмотренная выше технология управленческого консультирования в полном своем объеме применима в достаточно редких случаях. Прежде всего, это зависит от следующих факторов:

·          тип и номенклатура тех проблем, которые Клиент хочет и может  решить в первую очередь (например, только научить персонал правильно  общаться по телефону с заказчиками  и реорганизовать систему стимулирования труда, и ни о чем другом ни самого начала, ни в процессе общения консультанта и Клиента речи даже не ведется)

·        нацеленность Клиента в достижении результата на определенные временной интервал (например, "за ближайший месяц  необходимо снизить производственные затраты на 5%, а что будет дальше - посмотрим")

·          кроме того, не надо забывать немаловажный во все времена фактор стоимости  консалтингового проекта - чем более комплексна услуга, тем больших трудозатрат она требует и тем, следовательно, дороже.

Поэтому, естественно, комплексы  работ, о которых мы говорили выше, могут проводиться "частично". Например, внедрение автоматизированной системы учета товарно-материальных ценностей и разработка бизнес-плана  ценны сами по себе и очень мало связаны между собой.