Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

интеграция со средствами потокового ввода документов;

интеграция с офисными приложениями;

интеграция с электронной почтой;

наличие развитого программного интерфейса (API);

интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения  и синхронизации списка пользователей  системы;

возможность адаптации пользовательского  интерфейса под конкретные задачи;

возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней  базы данных для хранения атрибутов  документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств  работы с разными СУБД.

 

6. Характеристики различных систем  управления электронными документами

 

Вид ИСУД	Характеристика	Поставщики продуктов данного  класса
Ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM)	Предназначены для специфических  вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированы на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ и т.д.	Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS)
Корпоративные (Enterprise- centric EDM)	Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над  документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям  в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам, как текстовые редакторы и электронные таблицы, являются стандартным «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации	Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
Системы управления контентом (Content Management)	Обеспечивают процессы отслеживания, создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями	(Content management): Adobe, Excalibur
Системы управления информацией (порталы) (Information Management)	Обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet и Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе применения бизнес-правил, контекста и метаданных.Позволяют применять статические и динамические публикации для обеспечения большей интерактивности и средств совместной работы	Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
Системы управления образами (Imaging)	Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован для работы уже в электронной форме	Adobe
Системы управления потоками работ (Workflow management)	Обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнеспроцессов. Используются в целях ускорения бизнеспроцессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации	Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware

 

Информационные системы управления документами (Electronic Document Management - EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов  документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.

Часто эти документы хранятся в  специальных хранилищах или иерархической  файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы.

Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Информационные материалы, имеющие  высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Основным назначением этих систем является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан соответствующий ответ» и т.д.) в соответствии с принятыми правилами. Функции ИСУД, ориентированной на бизнес-процессы.

Системы управления документооборотом  обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации  на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Основное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.

Отметим, что пользователями:

• систем управления делопроизводством являются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений банка, например управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;

систем управления документооборотом - отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс;

корпоративных систем управления документами - практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.

Современные системы управления интеллектуальными  активами предприятия содержат в  своем ядре прикладные системы, которые поддерживают так называемые Workflow-технологии (технологии поддержки потоков заданий). Эти технологии создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они дают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния, и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения.

Работа  в среде Web-браузера обеспечивает всем пользователям доступ к порталу управления документами. Эта платформа предоставляет возможности реализовывать произвольные схемы процессов работы с документами.

Таким образом, иерархия информационных технологий, применяемых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим, следующая.

Системы управления делопроизводством.

Системы управления документооборотом (Business-Process Electronic Document Management - BP EDM).

Системы управления документами, включая корпоративные (Enterprise-centric Electronic Document Management - EC EDM).

4.Системы управления информацией (Information Portal, Information Management - IM).

5.Системы  управления потоками работ (WorkFlow Management - WFM).

Таким образом, информационные системы управления документами являются частью более обширной концепции управления знаниями, которая, по определению, влечет за собой систематическое усиление роли как информации, так и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес-целей: инновации, компетентность, эффективность, скорость реагирования.

Документы являются контейнерами, заключающие  в себе значительную часть знаний организации, и в целом представляют собой один из самых значимых ее активов. Эффективная система управления документами предприятия легко может быть расширена для того, чтобы служить платформой вертикальных приложений, направленных на удовлетворение специфических бизнес-требований его клиентов.

 

Литература

 

1. Корнеев И.К, Машурцев В.А.  информационные технологии управления. – М.: ИНФРА – М, 2001. – 158с.