Информационные технологии управления проектами (MS Project)

Требования могут быть, например, такими: “нам обязательно нужен  русский интерфейс пользователя”, “как хранит данные проекта система  – в собственном формате или  она умеет работать с СУБД; а нужно ли нам это умение”.

Хотя выбор системы должен быть оптимальным, не стоит забывать, что  программная СУП – всего лишь мощный инструмент, позволяющий если не исключить, то сильно уменьшить количество рутинных операций.

 

Microsoft Project 2007 (практическая часть)

 
 Такие популярные программы Microsoft, как Word и Excel, нравятся многим пользователям  своей универсальностью. Действительно, за многие годы разработки в них  появилось множество вспомогательных  инструментов, которые являются дополнением к основным функциональным возможностям. Но, несмотря на то, что пользователю, как правило, проще установить одну программу, чем несколько, во многих случаях более оправданным является использование специализированных приложений, особенно если речь идет о разработке профессиональных проектов. Скажем, ни один уважающий себя веб-мастер не будет использовать Microsoft Word для разработки сайтов, хотя в программе есть возможности создания веб-страниц.

То же самое можно сказать  и об Excel. Не секрет, что в этой программе можно выполнять самые разнообразные задания, например, создавать прайс-листы, делать ведомости для выплат зарплат, планировать рабочее время сотрудников компании и т.д. Но все же эта программа предназначена, прежде всего, для создания электронных таблиц и управления информацией, для хранения которой удобно их использовать, поэтому она не совсем подходит для задач, связанных с планированием проектов. Например, в ней нет специальных средств, которые помогут учесть зависимость конечных сроков выполнения проекта от загруженности сотрудников и количества доступных ресурсов.

Именно поэтому если в ваши обязанности  входит разработка планов проекта, распределение  обязанностей между сотрудниками и  контроль за выполнением поставленных задач, то лучше выбрать программу Microsoft Office Project 2007, которая предназначена именно для этого.

Microsoft Project имеет следующие преимущества  перед Excel:

• Создавать этапы, задания и ключевые события в разработке проекта, а также управлять ими гораздо проще;
• В Project есть возможности привязки ресурсов и финансовых затрат к проектам;
• Цели, временные рамки проекта и информация о ресурсах обновляется автоматически, при внесении изменений в другие компоненты проекта;
• Есть специальные инструменты для управления изменениями, которые вносятся в проект по ходу работы над ним;
• Есть множество отчетов, созданных специально для проектов разных типов;
• Есть наглядное представление того, к чему могут привести задержки на том или ином этапе работы;
• Есть возможность подсчета влияния, которое может оказывать на проект недоступность ресурсов;

Как известно, любой проект имеет  несколько важнейших компонентов, которые должен учитывать менеджер при его разработке. Это – цели, которые необходимо достичь, затраты на его выполнение, а также такой важнейший фактор, как время. Практически любой опытный менеджер подтвердит, что в большинстве случаев во время работы над проектом возникают различные непредвиденные обстоятельства, которые заставляют вносить изменения в эти три важнейших и зависящих друг от друга компонента проекта. Например, если финансирование недостаточно, приходится отказываться от некоторых из поставленных целей, если случились перебои с ресурсами (скажем, поставщики вовремя не предоставили оборудование), то нужно сдвигать временные рамки, отведенные на работу над проектом и т.д.

Особенность Microsoft Project 2007 в том, что  программа в наглядной форме  показывает все важнейшие компоненты проекта и автоматически вносит изменения в исходный план, если какие-нибудь данные меняются.

Создавать новый проект в Microsoft Project 2007 целесообразнее всего на основе одного из имеющихся в программе  шаблонов. Просмотрев список доступных шаблонов, вы сможете получить представление о том, какие задачи удобно решать средствами этой программы. Так, есть шаблоны для создания таких проектов, как разработка программного обеспечения, строительство торгового комплекса, подготовка годового отчета, расширение отдела обслуживания клиентов и т.д. Если среди более чем четырех десятков шаблонов не нашлось подходящего, вы можете выбрать тот, который больше всего подходит по смыслу, или же создать проект "с чистого листа".

Создав документ на основе шаблона, вы увидите множество разнообразных  полей, которые уже заполнены. Рассмотрим в качестве примера проект переезда компании в новый офис. Если компания достаточно велика, то на это может уйти несколько месяцев. Проект можно разделить на несколько этапов и включить в каждый из них те задания, которые необходимо выполнить. Например, такими этапами могут быть: от двух до шести месяцев до дня переезда, один-два месяца до переезда, две-четыре недели до переезда, от одного дня до двух недель, день переезда и день после переезда.

Для каждого этапа определяется набор задач, например, за две-четыре недели до переезда необходимо заказать систему безопасности, подключить международную телефонную связь, избавиться от старой офисной мебели и т.д.

Для каждой задачи указывается, сколько  дней понадобится на ее решение, какая  задача обязательно должна быть выполнена  перед ней, выбирается человек, ответственный  за выполнение. Очень удобно, что  если время, требуемое на выполнение задачи, будет уменьшено или увеличено, то и общее время работы над проектом сразу же изменится соответствующим образом.

Щелкнув по задаче, можно вызвать  окно, в котором при необходимости  указываются ее расширенные настройки. Например, если пока что точно неизвестно, сколько времени займет выполнение задачи, то можно установить флажок "Предварительная оценка". Тут же указывается приоритет задачи и процент ее выполнения.

Для некоторых задач важнее всего  сроки исполнения, для других сроки  не так важны, зато обязательно нужно  вписаться в определенный бюджет. Все эти нюансы могут быть учтены при настройке параметров каждой задачи. При необходимости для  задач можно устанавливать ограничения по срокам, выбирая фиксированную дату начала или окончания или же указывая дату, не раньше или не позже которой нужно начать или завершить работу над ней.

На вкладке "Предшественники" можно просмотреть список задач, которые должны быть выполнены для того, чтобы можно было перейти к данной задаче. Если выполнение предварительных задач задерживается, это можно увидеть тут.

На вкладке "Ресурсы" можно указать тех сотрудников, которые будут работать над выполнением задачи. Во многих случаях удобно снабжать задачи заметками, которые могут помочь в их выполнении. Например, если стоит задача по избавлению от устаревшей офисной техники, в заметках можно указать, что ее можно решить, проведя аукцион среди сотрудников компании.

Интересно, что если для задачи не указано время, требуемое на ее выполнение, Microsoft Project автоматически пометит ее как веху. Вехой, например, может быть задача под названием "Окончание второго этапа". В категории "Предшественники" для такой задачи можно указать те задачи, которые необходимо выполнить в рамках второго этапа, сама же эта задача станет предшественником для всех задач третьего этапа, к которому нужно будет перейти после завершения второго. При необходимости как веху можно пометить любую задачу, а не только ту, для которой указана нулевая продолжительность.

Одно из преимуществ Microsoft Project перед Excel в том, что для оценки продолжительности выполнения проекта пользователю не нужно строить формулы, так как в программе есть календарь, на котором можно отмечать даты выполнения задач. Работа с календарем очень удобна: например, если сроки сдвинулись, можно просто захватить мышью ту или иную задачу и передвинуть ее на другую дату. На календаре также можно устанавливать связи между задачами. Существует три основных типа связей: когда задачи должны выполняться параллельно и полностью совпадать по времени, когда время их выполнения может частично совпадать и когда вторая должна начинаться лишь тогда, когда будет завершена первая.

В Microsoft Project предусмотрено множество  вариантов просмотра информации о проекте. Для выбора нужного  представления можно использовать меню "Вид". Если вы часто переключаетесь между несколькими режимами просмотра, то удобно отобразить панель представлений, которая появится в левой части экрана.

По умолчанию в программе  используется представление данных в виде "Диаграммы Ганта". В  нем можно увидеть начальные и конечные даты выполнения всех задач, продолжительность, которая определена для каждой из них, ответственных за выполнение.

В режиме "Сетевой график" этапы  проекта отображаются в виде элементов  диаграммы, которые связаны между  собой стрелками. В этом режиме удобно отслеживать зависимости между этапами проекта.

Режим "Диаграмма Ганта с отслеживанием" позволяет работать с таблицей и  визуальными данными одновременно. В этом режиме те задачи, выполнение которых наиболее важно, выделены красным, что сразу позволяет оценить, что наиболее важно в данный момент. Менее важные задачи выделяются синим.

В Microsoft Project есть также несколько  режимов, в которых удобно работать с ресурсами, необходимыми для выполнения проекта. Так, можно быстро посмотреть, какой будет зарплата веб-мастера, сколько рабочих дней уйдет у бухгалтера на подготовку документов, на какой срок необходимо нанимать внештатного программиста и т.д.

Коробочная версия программы стоит  около 18 тысяч рублей. Для владельцев более ранних версий Project обновление программы обойдется примерно в 11 тысяч рублей.

 

Терминология  и концепции управления проектами

 

Pабота в плане проекта представляет  некоторую деятельность,необходимую для достижения конкретных результатов (конечных продуктов нижнего уровня). Таким образом, работа является основным элементом (дискретной, компонентой) деятельности на самом нижнем уровне детализации, на выполнение которого требуется время, и который может задержать начало выполнения других работ. Момент окончания pаботы означает факт получения конечного пpодукта (pезультата pаботы). Работа является базовым понятием и предоставляет основу для организации данных в системах управления проектами. На практике для ссылки на детальный уровень работ часто используется термин задача. В общем смысле эти два термина являются синонимами. Термин задача, однако, принимает и другое формальные значения в специфических контекстах планирования. Например, в аэрокосмической и оборонной областях задача часто относится к верхнему суммарному уровню работ, который может содержать множественные группы пакетов работ. Далее термин задача используется только в своем общем смысле, как синоним работы.

Веха - событие или дата в ходе осуществления проекта. Веха используется для отображения состояния завершенности тех или иных работ. В контексте проекта менеджеры используют вехи для того, чтобы обозначить важные промежуточные результаты, которые должны быть достигнуты в процессе реализации проекта. Последовательность вех, определенных менеджером, часто называется план по вехам. Даты достижения соответствующих вех образуют календарный план по вехам. Важным отличием вех от работ является то, что они не имеют длительности. Из-за этого свойства их часто называют событиями.

Связи предшествования (логические зависимости) - отображают природу зависимостей между работами. Большинство связей в пpоектах относятся к типу "конец-начало", когда последующая pабота может начаться только по завеpшении пpедшествующей pаботы. Связи предшествования образуют структуру сети. Комплекс взаимосвязей между работами часто также называют логической структурой проекта, поскольку он определяет последовательность выполнения работ.

Сетевая диаграмма (сеть, гpаф сети, PERT диаграмма) - гpафическое отобpажение pабот пpоекта и их взаимосвязей. В планировании и управлении проектами под термином сеть понимается полный комплекс работ и вех проекта с установленными между ними зависимостями.

Сетевые диаграммы отображают сетевую модель в графическом виде как множество вершин, соответствующих работам, связанных линиями, представляющими взаимосвязи между работами. Этот граф, называемый сетью типа вершина-работа или диаграммой предшествования, является наиболее распространенным представлением сети на сегодняшний день.

Существует другой тип сетевой  диаграммы, называемый сеть типа вершина-событие, который на практике используется реже. При данном подходе работа представляется в виде линии между двумя событиями (узлами графа), которые в свою очередь отображают начало и конец данной работы. PERT-диаграммы являются примерами этого типа диаграмм. Хотя в целом различия между этими двумя подходами представления сети незначительны, представление более сложных связей между работами сетью типа вершина-событие может быть достаточно затруднительно, что и является причиной более редкого использования данного типа.

Сетевая диаграмма не является блок-схемой в том смысле, в котором это  средство используется для моделирования  деловых процессов. Принципиальным отличием от блок-схемы является то, что сетевая диаграмма моделирует только логические зависимости между элементарными работами. Она не отображает входы, процессы и выходы, и не допускает повторяющихся циклов или петель.