Информационные технологии в менеджменте

Введение

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Часть 1. Постановка задачи

Для отдела снабжения необходимо рассчитывать недопоставку материалов каждым поставщиком. Расчет выполняется путем подсчета общего количества материалов, поставленного каждым поставщиком за месяц, сравнения этого количества с планом и определения процента поставки.

Входная информация: код поставщика, код материала, дата поставки, единица измерения, количество поставленного материала, план поставки.

Результирующая информация: код поставщика, код материла, единица измерения, количество поставленного плана.

1. Организационно-экономическая сущность задачи
1. Наименование задачи: учет поставок материалов.
2. Место решения задачи: бухгалтерия ООО «Спецдеталь».
3. Цель решения задачи: обеспечение бесперебойности поставок, а также сокращение затрат на составление ведомости «Фактическое выполнение поставок».
4. Периодичность решения задачи: ежемесячно до 5-го числа следующего месяца.
5. Для кого предназначено решение задачи: для руководителя организации.
6. Источник получения исходных документов: поставщики материалов.
7. Информационная модель задачи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.8.Экономическая сущность задачи.

Учет поставок материалов необходим для контроля ритмичности поставок, выявления отклонений от плана по поставщикам и видам материалов. На основании ведомости, получаемой в результате решения данной задачи, принимаются управленческие решения, касающиеся изменения планов поставок и выбора поставщиков на следующий плановый период.

2. Описание входной информации

2.1.В Данном разделе приводится перечень всех первичных документов, используемых для решения задачи.

2.2.В качестве входной информации используется код поставщика, код материала, дата поставки, единица измерения, количество поставленного материала, план поставки.

2.3.Количество документов за период: ежемесячно 10 шт.

2.4.Описание контроля ввода документа:

• Код поставщика: контроль на диапазон значений (от 300 до 308);
• Код материалов: контроль на диапазон значений (от 500 до 508)

3.Описание условно-постоянной информации

3.1.В данном разделе приводится перечень справочников, используемых для решения задачи, а также описание их структуры.

3.2.Для решения задачи используются два справочника:

• Справочник поставщиков (НАИМПОСТ), который служит для расшифровки кодов поставщиков;
• Справочник материалов (НАИММАТ), который используется для расшифровки кодов материалов.

3.3.Описание структуры справочников.

Описание структуры документа

«Справочник поставщиков» (НАИМПОСТ)

Имя реквизита	Идентификатор	Тип данных	Длина		Ключ сортировки
			целые	дробные
Код поставщика	KP	C	3		1
Наименование поставщика	NP	C	20
Адрес поставщика	AP	C	20
Расчетный счет поставщика	QT	C	12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Описание структуры документа

«Справочник материалов» (НАИММАТ)

Имя реквизита	Идентификатор	Тип данных	Длина		Ключ сортировки
			Целые	Дробные
Код материала	KP	C	4		1
Наименование материала	NP	C	20
Единица измерения	ED	C	2

 

4. Описание результирующей информации

4.1.Проектируется форма первичного документа.

Наименование поставщика	Сумма поставки
Сумма поставщику	Сi
Общая сумма поставок	C

 

4.2.Приводится описание структуры результирующего документа.

4.3.Количество документов за период: ежемесячно 1 шт.

4.4.Количество строк в документе (в среднем): 30.

4.5.Контроль правильности документа: логический контроль полученных сумм.

5. Описание алгоритма решения задачи

5.1.Для получения ведомости «Фактическое выполнение поставок» необходимо рассчитать два показателя:

Сумма поставок, выполненная каждым поставщиком за месяц;

Общая сумма поставок, выполненная всеми поставщиками за месяц.

Расчеты выполняются по следующим формулам:

;  

Где Sidk– сумма поставки k-го материала фактическая, выполненная i-м поставщиком датой d;

      Сi– сумма поставок, выполненных i-м поставщиком;

С – общая сумма поставок, выполненных всеми поставщиками.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Часть 2. Решение задачи средствами MS Excel

1. Вызовите MS Excel;

• Нажмите кнопку Пуск;

• Выберите в главном меню команду Программы;
• Вменю Microsoft Office выберите MS Excel.

2. Лист 1 переименовать в лист с названием Данные отдела снабжения.  

• На рабочем листе Данные отдела снабжения MS Excel создать таблицу данными отдела снабжения.
• Заполнить таблицу исходными данными (рис. 1).

Рис.1.Расположение таблицы данных отдела снабжения MS Excel.

3. Лист 2 переименовать в лист с названием НАИМПОСТ.

• На рабочем листе НАИМПОСТ MS Excel создать таблицу наименования поставщиков.                                                     

• Заполнить таблицу исходными данными (рис. 2).

 

Рис. 2. Расположение таблицы наименования поставщиков MS Excel.

4. Лист 3 переименовать в лист с названием НАИММАТ.

• На рабочем листе НАИММАТ MS Excel создать таблицу наименования материалов.

• Заполнить таблицу исходными данными (рис. 3).

Рис. 3. Расположение таблицы наименования материалов MS Excel.

5. Лист 4 переименовать в лист с названием ФАКТРЕЗ.

• На рабочем листе ФАКТРЕЗ MS Excel создать таблицу фактического выполнения поставок.

• Заполнить таблицу исходными данными (рис. 4).

Рис.4. Расположение таблицы фактических результатов MS Excel.

6. Заполнить таблицу данных отдела снабжения:

 

          а) заполним графы  наименования поставщиков, наименования материалов, единица измерения, план, факт, с помощью функции ВПР из категории «Ссылки и массивы».

Воспользуемся командой «Вставить функцию» меню «Формулы», в поле «Категория» необходимо выбрать «Ссылки и массивы». Выбираем ВПР.

7. Для расчета Процента выполнения плана воспользуемся следующее формулой: Факт*100/План

Рис. 5. Расположение таблицы данных отдела снабжения МS Excel.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В результате данной работы были изучены основные понятия, относящиеся к информационным технологиям, выделены критерии, по которым могут быть классифицированы информационные технологии и дана их классификация, а так же освоена возможность автоматизации финансовых процессов с помощью табличного редактора MS Excel.

В ходе этой работы был произведен  расчет данных отдела снабжения предприятия ООО «Спецдеталь». Результат представлен в табличном виде.

В результате проведенной работы было выявлено:

• наибольшее количество материалов было получено от (%перевыполнения плана) было поставлено от «Башнефть-УНПЗ», «Горизонт», «ХТЦ УАИ», « Марчегалия РУ», «Нержавеющий Альянс» и «ИПЦ»;
• наименьшее количество материалов было получено от (%невыполнения плана) «Комус-Уфа», «Башпроммет», «Айсберг Трейд».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Информатика для экономистов: учебник / под ред. В.М. Матюшка. – М.: ИНФРА-М, 2009.
2. Информатика: учебное пособие / под ред. Б.Е. Одинцова, А.Н.Романова. – М.: вузовский учебник: ИНФРА-М, 2012.
3. Информатика:  Базовый  курс: учебное  пособие  /  под  ред. С.В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2009.
4. Информационный сайт «Информационные технологии» URL:http://technologies.su/klassifikaciya_it. Доступ свободный.
5. Неофициальный сайт факультета ЭиП. URL: http://www.feip.ru/main/pris/973-klassifikaciya-informacionnyx-texnologij.html. Доступ свободный.