Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Марта 2013 в 11:57, контрольная работа

Описание работы

Наряду с понятием «информация» распространение получило понятие «данные». В общеупотребительном смысле это синонимы, но существует достаточно строгое различие, которое заключается в том, что «информация» имеет общетеоретическое значение – «меры упорядоченности системы», а понятие «данные» сводит информацию до объекта тех или иных преобразований.

Файлы: 1 файл

12.docx

— 56.86 Кб (Скачать файл)

1.Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере.

 

Любая деятельность человека основывается на информации.

Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).

В этом определении, построенном  на ряде определений, для нас важно  следующее:

·    информация – это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;

·    информация существует вне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание; знание – отражение действительности в мышлении человека;

·    информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;

·    сообщение может быть записано на материальном носителе (сообщение является формой передачи информации);

·    сообщение доступно для воспроизведения без участия автора;

·    она передается в каналы общественной коммуникации.

Информация позволяет  организации:

·     определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

·     осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

·     принимать обоснованные и своевременные решения;

·     координировать действия подразделений в достижении целей.

Наряду с понятием «информация» распространение получило понятие  «данные». В общеупотребительном  смысле это синонимы, но существует достаточно строгое различие, которое  заключается в том, что «информация» имеет общетеоретическое значение – «меры упорядоченности системы», а понятие «данные» сводит информацию до объекта тех или иных преобразований. В этом отношении данные представляют собой конкретные сведения (информацию в определенной форме – речевую, аудио, видео) на носителе, которые можно подвергнуть обработке, в том числе и компьютерными средствами.

Информационная  потребность. Отсутствие информации вызывает информационную потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом. Процесс насыщения производства и всех сфер жизни и деятельности человека информацией называется информатизацией. Постепенно процесс насыщения приводит наше общество в такое состояние, когда общество называют информационным обществом.

Информационное  общество. Это такое общество, в котором созданы все условия для удовлетворения информационных потребностей всех граждан, организации и государства; большинство работающих либо занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, либо не в состоянии выполнять свои производственные обязанности без этих процессов.

Информационная  культура. Граждане информационного общества обладают некоторой информационной культурой – умением работать с информацией и использовать для ее получения, обработки и передачи компьютерные информационные технологии.

Информатика. Наука, занимающаяся изучением свойств информации, вопросами ее сбора, хранения, поиска, переработки, преобразования, распространения и использования в различных сферах деятельности человека, называется информатикой.

1.1.2. Понятие экономической  информации

Поскольку мы имеем дело с  организациями, работающими в экономической  области, то нас прежде всего интересует экономическая информация.

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Также под экономической информацией понимается информация, характеризующая производственные отношения в обществе. К экономической информации относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются различные системы управления.

Характеристики экономической  информации:

·    большие объемы;

·    многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

·    многообразие источников и потребителей;

·    значительный удельный вес рутинных процедур при ее обработке.

Как превратить экономическую  информацию в данные

Предположим, у  нас имеется некоторый объект, обладающий определенными свойствами. Мы имеем информацию об этих свойствах. Например, это может быть информация о продажах телевизоров в некотором магазине за месяц. Будем считать, что единицей экономической информации является реквизит, выражающий определенные свойства объекта, описываемого информацией. В данном случае – это продажа телевизоров.

Реквизит состоит из реквизита-признака, характеризующего качественные свойства описываемого объекта (наименование, время  действия и т.д.), и реквизита-основания, дающего количественную характеристику этого объекта.

Совокупность логически  связанных реквизитов-признаков  и реквизитов-оснований, имеющая  экономический смысл, образует показатель. Для нашего случая – это объем продаж телевизоров определенной марки. На основе показателей строятся документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей. Документы используются в процессе управления. Группа данных из реквизитов, показателей и документов, характеризующих какой-либо объект, называется информационной совокупностью. Таким образом, информация о продажах телевизоров превратилась в данные информационной системы.

1.1.3. Требования к экономической  информации

Свойства информации. Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств. Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена.

В современном информационном обществе информация – это важнейший стратегический ресурс системы управления. Информационная система должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации:

·     ценность, адекватность информации;

·     полнота информации для реализации управляющего воздействия;

·     точность и достоверность информации;

·     актуальность, своевременность и оперативность получения информации.

Ценность – мера расширения, развития тезауруса (систематизированного словаря понятий с указанием смысловых связей между ними, т.е. совокупности сведений, которыми располагает пользователь или система) воспринимаемой стороной при приеме и интерпретации сообщения, степень снижения состояния неопределенности экономического субъекта, степень продвижения к цели.

Адекватность информации – это определенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.п.

Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время и в указанном месте в соответствующем виде.

Точность информации – это заданная степень приближения информации истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных уровней и функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при которой сохраняется эффективность функционирования системы.

Актуальность информации – это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления.

Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности.

Оперативность информации выражает «скорость» получения информации, отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Актуальность  связана с периодичностью получения  информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность – выбор средств сбора и передачи информации.

Информация достоверна, если она отображает истинное положение  дел, полна, если ее достаточно для принятия решения. Ценность информации зависит  от того, какие задачи можно решать с ее помощью. Актуальность важна  при работе в постоянно меняющихся условиях.

1.1.4. Виды экономической  информации

Экономическую информацию принято  подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения. По функциям управления экономическая информация разделяется на плановую, учетную, нормативно-справочную и отчетно-статистическую информацию.

Плановая (директивная) информация – включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторые периоды в будущем (месяц, квартал, год и т.д.). Например, план выпуска продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемый спрос на продукцию и прибыль от ее реализации.

Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению. В качестве учетной информации выступает информация оперативного, бухгалтерского, финансового учета. Например, количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет), зарплата рабочего за изготовление деталей (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовленной продукции (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно-справочная – содержит справочные и нормативные материалы, связанные с производственными отношениями и процессами. В общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная составляет 50–60%. Примеры нормативно-справочной информации: технологические нормативы изготовления деталей, стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены), справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т.д.

Отчетно-статистическая – отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов госстатистики, налоговой инспекции и т.д. Например годовой бухгалтерский баланс.

Классификация экономической  информации по уровням управления включает в себя входную и выходную. Входная информация – информация, поступающая в фирму извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций, а также задач управления. Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы в другую. Одна и та же информация может являться как входной для одного структурного подразделения, так и выходной для другого.

Документы. В рамках информационной системы любой организации мы имеем дело с документами и документооборотом. Выше отмечалось отличие между понятиямиинформация и данные. Информацию связывают с содержанием сведений об объектах реального мира, а данные – с формой представления этих сведений в процессе их хранения и переработки. Движение информации в системе управления осуществляется в виде документов или сигналов.

Документ – информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Документ является основным носителем информации в информационной системе, состоит из логически связанных  реквизитов. Форма (макет) документа  определяет расположение и формат значений реквизитов.

Наиболее традиционным в  информационной системе является деление  документов на документы ручного  заполнения и документы машинного  заполнения с помощью средств  вычислительной техники и программ.

Жизненный цикл документа – интервал времени от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа – документооборот. Происходит обработка и использование документа для целей управления.

В соответствии с содержанием  операций обработки и схемой документооборота документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и  производные, содержащие результаты обработки.

В зависимости от функции  управления, для которой используются документы, различают нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические  и другие виды документов. По каждой функции управления или предметным областям существует набор форм документов, в том числе унифицированных, которые обеспечивают сокращение многообразия форм документов для функций управления, использование минимально необходимого состава реквизитов в форме документа, соблюдение порядка размещения и форматов значений реквизитов в форме документа.


 
2.Основные процессы преобразования информации. При переносе информации в виде сигнала от источника к потребителю она проходит последовательно следующие фазы составляющие информационный процесс: 1сбор – осуществляет отображение источника информации в сигнал. Здесь определяются качественные и количественные характеристики источника 2 передача – перенос информации в виде сигнала в пространстве посредством физических сред любой природы. 3 Обработка – любое преобразование информации с целью решения определенных функциональных задач. 4 Представление  
 
выполняется подготовка информации к виду, удобному для потребителя.  
 
Потребитель информации – тот элемент окружающего мира, который использует информацию (для выработки поведения, для принятия решения, для управления или для обучения). 
 
Источник информации – тот элемент окружающего мира сведения о котором являются объектом преобразования. Сигнал – материальный носитель, который фиксирует информацию для переноса ее от источника к потребителю.  
 
 
 
Прямоугольниками изображены процедуры (фазы), другие фигуры обозначают объекты. Пунктирные прямоугольники показывают, что эти фазы могут отсутствовать. 
 
^ 1)Информационная деятельность как атрибут основной деятельности. Независимо от сферы деятельности выполнение любой работы и решение любой задачи всегда связано с использованием уже существующей и созданием новой информации. С этой точки зрения любая основная деятельность всегда связана с информационной, т.е. с деятельностью по сбору и обработке существующей информации и созданию новой. Соответственно в любой организации физические (т.е. реальные, основные, деловые) процессы тесно переплетаются с процессами информационными, взаимно корректируя друг друга. Это естественно, поскольку информационные процессы являются отражением процессов реальных. Информационное обеспечение призвано сделать это отражение как можно более наглядным и удобным для использования, что в свою очередь должно помочь лучше организовать деловые процессы в организации. Автоматизация информационною обеспечения управления приводит к двум видам так называемых сжатий деловых процессов. Первый вид сжатия - это горизонтальное сжатие, которое заключается в следующем. Несколько рабочих процедур объединяются в рамках многофункционального автоматизированного рабочего места, подключаемого к комплексной системе автоматизации управления. Второй вид - это сжатие по вертикали. Оно заключается в организации и контроле выполнения делового процесса со стороны менеджеров на основе использования локальных вычислительных сетей с архитектурой "клиент-сервер", систем управления потоками работ и распределенных баз данных. 
 
 
^ 2)Основные понятия информатики 
 
Информатика - это комплексная, техническая наука, которая систематизирует приемы создания, сохранения, воспроизведения, обработки и передачи данных средствами вычислительной техники, а также принципы функционирования этих средств и методы управления ими. Информация - это совокупность сведений (данных), которая воспринимается из окружающей среды (входная информация), выдается в окружающую среду (исходная информация) или сохраняется внутри определенной системы.  
 
Важнейшие свойства информации: 
 
1)объективность,субъективность;2)полнота 
 
3)достоверность;4)адекватность;5)доступность;6)актуальность. Данные – способ представления информации в определенной фиксированной форме, пригодной для хранения, обработки и передачи. Источник информации – элемент окружающего мира, сведения о котором являются объектом преобразования. Потребитель информации - элемент окружающего мира, который использует информацию для определенных целей. Сигнал – материальный носитель, который фиксирует информацию для переноса ее от источника к потребителю. Восприятие – отображение источника информации в сигнал. Сбор информации – это процесс целенаправленного извлечения и анализа информации о предметной области. Передача – перенос информации в виде сигнала. Представление – это подготовка информации к удобному виду для потребителя. Обработка – преобразование информации с целью решений определенных функциональных задач.  
^ 3)Информационный обмен 
 
Информация передается в виде сообщений от некоторого источника информации к ее приемнику посредством канала связи между ними. Источник посылает передаваемое сообщение, которое кодируется в передаваемый сигнал. Этот сигнал посылается по каналу связи. В результате в приемнике появляется принимаемый сигнал, который декодируется и становится принимаемым сообщением. Передача информации по каналам связи часто сопровождается воздействием помех, вызывающих искажение и потерю информации.  
 
 
 
Совокупность устройств, предметов или объектов, предназначенных для передачи информации от одного из них, именуемого источником, к другому, именуемому приемником, называется каналом информации, или информационным каналом. 
 

4)Система информационного обмена

 
^ Система информационного обмена (СИОБ) - это взаимосвязанная совокупность поставщиков (источников) информации, органов ее преобразования или передачи, а также потребителей (приемников) информации. В зависимости от характера информационных связей с внешней средой выделяют три разновидности систем информационного обмена: Если система не имеет информационных связей с другими системами (внешней средой) и следовательно по отношению к ним не является ни источником, ни приемником информации, то ее называют замкнутой. Система, открытая для поступления информации извне, но закрытая для выхода информации во внешнюю среду, т.е. которая является только приемником по отношению к внешним системам, называется закрытой. Система, играющая роль одновременно и источника и приемника информации по отношению к внешним системам, называется открытой системой 
 
^ 5. Сети информационного обмена 
 
Сеть информационного обмена – это совокупность взаимодействующих ИС, предполагающая: 
 
• существование канала связи между ИС, обеспечивающего физическую возможность передачи исходных, промежуточных и конечных продуктов ИС; 
 
• существование договоренности между ИС, регламентирующей процессы их функционирования. 
 
Различают однородные и неоднородные сети. Однородная - если все составляющие ее ИС выполняют одинаковые функции, имеют одни и те же выходы, обладают одинаковыми статусами. Сеть неоднородна, если каждой составляющей ее ИС свойственны собственные функции, определенные выходы и статус. Если существует иерархия статусов, то говорят об иерархической сети. 
 
Следует отметить, что каждый из вариантов взаимодействия ИС возможен только при обеспечении соответствующих форм совместимости – информационной, языковой, программной и технической. Различают сети: 
 
1 LAN - Local Area Net – локальная сеть 
 
2 VLAN – Virtual LAN – изолированная локальная сеть 
 
3 MAN – Metropolitan Area Network - региональная 
 
4 WAN – Wide Area Network - глобальная 
 
5 ETN – Electronic Trading Networks – электронная торговая 
 
6 ECN - Electronic Communication Network – торговая автоматизированная


Информация о работе Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере