Информатизация архивного дела

Информационная  поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров  документации осуществляется путем  создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса  взаимосвязанных БД. В оптимальном  варианте эти БД функционируют в  локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз  данных. Ядром этого комплекса  является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически  реализована в виде локальной  или распределенной базы данных (с  горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ [4, с. 65]. 

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации. 

Оптимальным вариантом  для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование  по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным [3, с. 29]. 

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном  обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей  и форматы данных. 

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами. 

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения  вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей  и предусматривает процедуры  их преобразования в принятый по отрасли  формат для обеспечения возможности  их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с  точки зрения материальных и интеллектуальных затрат [3, с. 32]. 

Ближайшие перспективы  информатизации диктуют не только необходимость  создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках «госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив», «федеральный архив - Росархив» [9, с. 88]. 
 
 

Заключение 
 
 

В заключении подчеркнём, что внедрение информационных технологий в архивное дело только начинает складываться. Сейчас в этой отрасли важны мнения всех заинтересованных сторон: архивистов (в организациях, государственных и муниципальных архивах), специалистов ДОУ и ИТ, менеджеров, историков и других пользователей электронных информационных ресурсов. От этого зависит, что станет с информационным накопленным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу. 

В 2000 году был  создан Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России. Основные задачи центра: методическое обеспечение использования информационных технологий в учреждениях системы  Росархива; разработка и сопровождение программного обеспечения; создание и ведение общеотраслевых баз данных; совершенствование методики информационного обеспечения деятельности учреждений Росархива на основе баз данных, ведущихся в центре; информационное обслуживание архивных учреждений и пользователей.  

И всё же создание единой архивной информационной сети обслуживания пользователей также  остаётся делом будущего. Однако,  сайт Федеральной архивной службы «Архивы  России», который объединяет информационные ресурсы российских архивов в  Интернете, и на котором публикуются  путеводители и другие справочники, - весомый шаг в данном направлении. 

Таким образом, говорить о безоговорочной победе типовых  технологий в информатизации отрасли  пока рано. Вместе с тем, несомненна тенденция к унификации в сфере  создания программного обеспечения  для архивов.          
 
 

Литература 
 
 

1.                 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова  Е.М. Под редакцией В.П. Козлова.  Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2007.  

2.                 Афанасьева Л.П. Информационные  технологии в архивах: комплектование  и экспертиза ценности документов //Секретарское дело.- 2004.-№ 2. 

3.                 Давыдов А. А., Первых М. И., Смирных  Н. А. Информационные ресурсы  архивного фонда // Информационный  потенциал Орловской области:  Сборник. Орел, 2005. 

4.                 Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы.-2003.-№ 5. 

5.                 Концепция информатизации архивного  дела России. 

6.                 Михайлов О.А. Электронные документы  в архивах: проблемы приёма, обеспечения  сохранности и использование. (Аналитический  обзор зарубежного и отечественного  опыта). М.: Диалог-МГУ, 2005. 

7.                 Михайлов О.А., Шапошников А.С., Медведева  Г.А., Залаев Г.З., Пилинчук М.И. Автоматизированные архивные системы. (Аналитический обзор). - ГНС России, РНИЦКД.-2003. 

8.                 Тихонов В.И., Юшин И.Ф.Современные концепции электронных архивов// Отечественные архивы.-2004.-№ 1. 

9.                 Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные  архивы и электронный документооборот// Отечественные архивы.-2004.-№ 2. 

10.            ФЗ «Об информации, информатизации  и защите информации». 

1