Инструкция к решению задачи средствами MS Excel

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

 

 

 

по дисциплине:

 

«Информационные системы  в экономике»

                                          

 

Липецк

 

2010

 

СОДЕРЖАНИЕ

1. Постановка задачи. 4

 

1.1. Организационно-экономическая  сущность задачи………………………4

 

1.2. Описание входной информации…………………………………………..5

 

1.3. Описание условно-постоянной  информации…………………………….6

 

1.4. Описание выходной (результирующей) информации…………………...6

 

1.5. Описание алгоритма  решения задачи…………………………………….7

 

2. Инструкция к решению  задачи средствами MS Excel. 10

 

Список использованной литературы…………………………………………17

Условие задачи

Для планового отдела рассчитать плановую численность производственных рабочих по профессиям на год и  в целом по предприятию. Для этого  необходимо определить плановую трудоемкость программы на год и разделить  ее на плановый фонд рабочего времени  одного работника на год.

 

Входная информация: код  профессии, название профессии, плановая трудоемкость программы на год, плановый фонд рабочего времени одного работника  на год по профессиям.

 

Результирующая информация: код профессии, название профессии, плановая численность производственных работников на годовую программу, плановая численность производственных работников всего по предприятию.

Постановка задачи

1. Организационно-экономическая  сущность задачи

 

1.1. Наименование задачи: расчет плановой численности  производственных рабочих.

 

1.2. Место решения задачи: плановый отдел предприятия   СМУ «ОРИОН».

 

1.3. Цель решения задачи: определение плановой численности  производственных рабочих, необходимой  для выполнения плана производства.

 

1.4. Периодичность решения  задачи: 1 раз в год при разработке  плана производства на следующий  год.

 

1.5. Для кого предназначено  решение задачи: для планового  отдела,  руководства предприятия,  бухгалтерии, отдела кадров.

 

1.6. Источники получения  исходных документов: плановый отдел.

 

1.7. Информационная модель  задачи:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 

 

                           

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1 Информационная модель

 

1.8.Экономическая сущность  задачи: данные о плановой численности  производственных рабочих, необходимых  для выполнения производственной  программы, используются для расчета фонда заработной платы и принятия управленческих решений по обеспечению производства работниками нужных специальностей.

2. Описание входной информации

 

2.1. В качестве входной  информации используется документ  «Плановые  трудоемкость и  фонд рабочего времени».

 

2.2. На основании этого  документа создаётся следующий  машинный документ:

 

Плановые трудоемкость и  фонд рабочего времени

 

ПЛТРИФРВ

Код

 

профессии 

Название

 

профессии 

Плановая

 

трудоемкость

 

программы на год 

Плановый фонд рабочего

 

времени на одного

 

работника на год

 

P 

NP 

ТР 

ФР

 

 

 

 

Описание структуры первичного документа 

 

«Плановые  трудоемкость и фонд рабочего времени»

Имя

 

реквизита 

Идентификатор 

Тип данных 

Длина 

Ключ

 

сортировки 

Способ ввода

 

реквизита

 

целые 

дробные

 

Код

 

профессии 

P 

С 

3 

 

 

1 

вручную

 

Название профессии 

NP 

С 

20 

 

 

 

 

автоматически из справочника

 

Плановая трудоемкость

 

программы на год 

TP 

Ч 

4 

 

 

 

 

вручную

 

Плановый фонд рабочего времени  на одного работника на год 

FP 

Ч 

4 

 

 

 

 

вручную

 

 

 

 

2.3. Количество за период: ежегодно до 1 шт.

 

2.4. Описание контроля  ввода документов:

 

- код профессии: контроль  на диапазоне значений (от 100 до 104).

3. Описание условно - постоянной  информации.

 

3.1. Для решения данной  задачи будем использовать один  справочник – «Справочник профессий».

 

3.2. Описание структуры  справочника:

 

Описание структуры документа  ”Справочник профессий”

 

«Справочник профессий» (СПРПРОФ)

Имя

 

реквизита 

Идентификатор 

Тип данных 

Длина 

Ключ

 

сортировки

 

целые 

дробные

 

Код профессии 

P 

С 

3 

 

 

1

 

Название профессии 

NP 

C 

20 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Описание результирующей  информации.

 

4.1. В результате решения  задачи следует получить документ:

 

«Плановая численность производственных рабочих».

 

4.2. Описание структуры  результирующего документа

 

«Плановая численность производственных рабочих»:

Имя

 

реквизита 

Идентификатор 

Тип данных 

Длина 

Ключ

 

сортировки

 

целые 

дробные

 

Код профессии 

P 

С 

3 

 

 

1

 

Название профессии 

NP 

C 

20 

 

 

 

 

 

Плановая численность  производственных работников по профессиям 

SP 

Ч 

4 

 

 

 

 

 

Плановая численность  производственных работников всего  по предприятию 

S 

Ч 

4 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3. Количество документов  за период: ежегодно 1шт.

 

4.4. Количество строк в  документе (среднее) 10.

 

4.5. Контроль правильности  документа: логический контроль  сумм.

5. Описание алгоритма  решения задачи

Для получения плановой численности  производственных рабочих годовой  производственной программы по профессиям и в целом по предприятию необходимо рассчитать следующие показатели:

 

1) Плановая численность  производственных работников по  профессиям:               ,

 

где  - плановая численность  работников профессии P;

 

- плановая трудоемкость  программы на год профессии  P;

 

- плановый фонд рабочего  времени одного работника профессии  P.

 

2) Плановая численность  производственных работников всего  по предприятию:            ,

 

где  - плановая численность  всех работников;

 

- плановая численность  работников профессии P.

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2 Модель взаимосвязи  показателей     

 

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3 Модель взаимосвязи  показателей в формульном виде

КОНТРОЛЬНЫЙ ПРИМЕР

Справочник профессий

 

Код профессии 

Название профессии

 

100 

Техник

 

101 

Слесарь

 

102 

Токарь

 

103 

Фрезеровщик

 

104 

Монтажник

 

 

 

Плановая трудоемкость

 

Код профессии 

Название профессии 

Плановая трудоемкость программы  на год 

Плановый фонд рабочего времени  одного работника на год

 

100 

Техник 

1120 

560

 

101 

Слесарь 

750 

750

 

102 

Токарь 

1180 

590

 

103 

Фрезеровщик 

489 

489

 

104 

Монтажник 

560 

560

 

 

Код профессии 

Название профессии 

Плановая численность  производственных рабочих на год

 

100 

Техник 

2

 

101 

Слесарь 

1

 

102 

Токарь 

2

 

103 

Фрезеровщик 

1

 

104 

Монтажник 

1

 

В целом по предприятию: 

  

7

 

 

 

2. Описание алгоритма  решения задачи 

MS

 

Excel

 

1. Вызовите Ехсеl

:

 

§        нажмите  кнопку «Пуск»;

 

§        выберите в главном меню команду «Программы»;

 

§        выберите МS

 Ехсе

l

.

 

2. Переименуйте «Лист  1» в «Справочник профессий»:

 

§        установите курсор мыши на ярлык «Лист 1» (нижняя часть экрана) и нажмите правую кнопку мыши;

 

§        выберите в контекстном меню команду «Переименовать»  и нажмите левую кнопку мыши;

 

§        наберите на клавиатуре «Справочник профессий»:

 

§        нажмите  клавишу «Епter

».

 

3. Введите заголовок таблицы  «Справочник профессий»:

 

§        сделайте ячейку А1 активной (установите курсор мыши на пересечении столбца А  и строки 1 и нажмите левую кнопку мыши);

 

§        наберите на клавиатуре «Справочник профессий»;

 

4. Отформатируйте заголовок:

 

§        выделите ячейки А1:В1 (сделайте активной ячейку А1, затем нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите  курсор на ячейку В1).

 

§        Выровняйте текст по ширине ячеек.

 

5. Отформатируйте ячейки  А2:В2 под ввод длинных заголовков:

 

§        выделите ячейки А2 : В2;

 

§        выполните  команду «Ячейки...» в меню «Формат»;

 

§        выберите закладку «Выравнивание»;

 

§        в  группе опций «Отображение» установите флажок опции «переносить по словам» ;

 

6.     Введите в  ячейки А2:В2 информацию «код  профессии» и «название профессии».

 

7. Организуйте контроль  вводимых данных в колонку  «Код поставщика»:

 

§         выделите ячейки АЗ : А7;

 

§         выполните команду «Проверка...»  меню «Данные»;

 

§        в  поле «Тип данных» нажмите кнопку .

 

§        выберите «Целое число»;

 

§        задайте  в поле «Минимум»: 100;

 

§        задайте  в поле «Максимум»: 104.

 

§        выберите закладку «Сообщение для ввода»;

 

§        введите  в поля «Заголовок» и «Сообщение»  информацию, приведенную на рис. 4. для  обработки допущенных ошибок воспользуйтесь закладкой «Сообщение об ошибке»;

 

 

Рис. 4. Задание сообщения  для ввода

§        выберите закладку «Сообщение об ошибке». Если установлен флажок «Выводить сообщение  об ошибке», при попытке ввода  в ячейку недопустимых значений выдается сообщение об ошибке или запрещается ввод неверных данных. Тип предупреждения, задаваемый в поле «Вид», определяет действия пользователя в ответ на сообщение о вводе неверных данных в ячейку, для которой заданы ограничения на вводимые значения.

 

§        в  поле «Вид» выберите «Останов» (рис. 5). В случае ввода ошибочных данных на экран монитора выводится сообщение.

 

 

Рис. 5. Сообщение об ошибке «Останов»

 

8. Отформатируйте ячейки  В3 : В7 для ввода текстовых символов:

 

§        выделите ячейки ВЗ : В7;

 

§        выберите команду «Ячейки...» в меню «Формат»;

 

§        выберите закладку «Число»;

 

§        выберите формат «Текстовый»;

 

§        нажмите  кнопку «ОК».

 

9. Введите информацию, приведенную  в табл. 1.

Таблица 1.

    продолжение

Справочник профессий

 

Код профессии  

Название профессии

 

100 

Техник

 

101 

Слесарь

 

102 

Токарь

 

103 

Фрезеровщик

 

104 

Монтажник

10. Присвойте имя группе  ячеек:

 

§        выделите ячейки АЗ : В7;

 

§        выберите команду «Присвоить имя:»;

 

§        выберите команду «Присвоить»;

 

§        введите  имя области данных «Название_профессии»;

 

§        нажмите  кнопку «ОК».

 

11. Переименуйте «Лист2»  в «Плановая трудоемкость».

 

12. Создайте таблицу «Плановая  трудоемкость и фонд рабочего  времени».

 

13. Организуйте проверку  ввода данных в графу «Код  поставщика» с выдачей сообщения  об ошибке.

 

14. Введите исходные данные (см. рис. 6).

Рис. 6. Вид таблицы «Плановые  трудоемкость и фонд рабочего времени»

 

15. Заполните графу «Наименование  профессии» в соответствии с  кодом профессии:

 

§        сделайте ячейку ВЗ активной;

 

§        воспользуйтесь командой «Функция...» меню «Вставка»;

 

§        в  поле «Категория:» выберите «Ссылки  и массивы»;

 

§        в  поле «Функция:» выберите «ВПР»;

 

§        нажмите  кнопку «ОК».

 

§        введите  информацию в поле «Исходное значение», щелкнув по ячейке АЗ;

 

§        введите  информацию в поле «Табл_массив»;

 

§        воспользуйтесь командой «Использовать в формуле» из меню «Формулы»;

 

§        выделите «Название_профессии»;

 

§        нажмите  кнопку « ОК»;

 

§        введите  информацию в поле «Номер_индекса_столбца» — 2;

 

§        введите  информацию в поле «Диапазон_просмотра» — 0;

 

§        нажмите  кнопку « ОК».

Рис. 7.Вид ячейки ВЗ с введенной  формулой

 

16. Скопируйте формулу  в ячейки В4 * В13:

 

§        сделайте ячейку ВЗ активной;

 

§        установите курсор на маркер в правом нижнем углу;

 

§        сделайте двойной щелчок левой кнопкой  мыши.

 

17. Переименуйте лист 3 в  «Плановая численность работников  по профессиям»

 

Рис. 8. Плановая численность  производственных работников по профессиям.

 

18. Строим сводную таблицу:

 

·        Воспользуйтесь командой «Сводная таблица…» из меню «Данные»;

 

·        В  окне «Мастер сводных таблиц и  диаграмм» нажимаем «Далее..»

 

Выбираем диапазон ячеек  А2:С7: ( рис 9).

 

Рис. 9. « Создание сводной  таблицы»