Использование баз данных и СУБД для обработки экономической информации

- структурных хозяйственных единиц по всем отраслям экономики независимо от видов собственности, в частности, регистры промышленных, сельскохозяйственных, строительных предприятий, научных и проектных организаций, фермерских хозяйств и т.д.;

- регистры строек.

2. Интегрированные БД для комплексного анализа состояния и развития отраслей экономики.

3. БД годовых балансов деятельности, предприятий, организаций и их объединений, территорий и регионов.

4. БД массовых переписей, единовременных учетов и выборочных обследований.

5. БД по банковским трансфертам.

6. БД по доходам и расходам населения, включая БД по семейным бюджетам.

Дальнейшее развитие должны получить работы по созданию БД, обеспечивающих международное сопоставление социально-экономического и научно-технического развития России, субъектов федерации, отдельных регионов, международные валютно-финансовые сопоставления и планируемых валютных курсов, изучение эффективности внешней торговли, платежеспособности страны.

В этих целях предусмотрено создание следующих баз данных:

- по участникам внешнеэкономических связей;

- по лицензированию;

- грузовых таможенных деклараций;

- межправительственных соглашений  и протоколов;

- конъюнктурно-коммерческой информации;

- нормативных документов, регулирующих внешнеэкономическую деятельность;

- нормативно-справочная база. Создаваемые интегрированные БД должны формироваться с учетом интересов органов управления различного уровня, включая законодательные и исполнительные органы, налоговые органы, государственные и коммерческие банки, а также в целях информирования общественных организаций и населения.

Методологической основой создания интегрированных БД социально-экономической  информации должна служить единая система  национальных счетов, сопряженная с  международными номенклатурами и стандартами.

Создание и функционирование баз экономических данных должно осуществляться на основе развитой системы информации, включающей систему классификации, кодирования и стандарты в области экономической информации. [5]

2. глава. обзор наиболее популярных субд

1. Microsoft Access

Microsoft Access входит в состав самого  популярного пакета Microsoft Office.

Система управления базами данных MS Access предназначена для создания и  поддержания в рабочем состоянии  баз данных, для получения из них  необходимой информации в требуемой форме, а также для создания приложений, автоматизирующих работу с базами данных. С помощью этой программы могут разрабатываться базы данных и приложения баз данных для произвольных областей использования информационных технологий. [8]

Проблемы сохранности и доступа  к данным решаются с помощью использования средств зашиты, которые предоставляет Access. Характерными чертами Access являются направленность на конечного пользователя (непрограммиста); сохранение общего подхода, принятого в построении продуктов Microsoft для WINDOWS; массовость использования. [4]

База данных в программе MS Access включает в себя различные объекты (таблицы, формы, запросы, отчеты), предназначенные для ввода, управления и хранения информации.

Основой БД является таблица, столбец  которой называется полем, а строка — записью.

Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи БД.

Запросы предназначены для поиска и получения информации из БД по различным критериям.

Для печати и вывода, а также  группировки, сортировки, определения итоговых значений используются отчеты.

Запуск MS Access осуществляется:

через ярлык MS Access на рабочем столе;

Пуск — Программы — MS Office — MS Access.

Настройка инструментария системы  осуществляется с помощью команд Вид — Панели инструментов —  Настройка.

Настройка вида экрана, клавиатуры, рабочего каталога, порядка сортировки БД и  др. производится командой Сервис —  Параметры. Настроить систему рекомендуется в начале работы.

При возникновении трудностей можно обратиться к справочной системе MS Access. Для получения полной справки следует выбрать пункт меню ? (знак вопроса). Контекстно-зависимая справка вызывается клавишей F1.

Завершение работы осуществляется с помощью пункта меню Файл — Выход. [7]

Создание новой БД начинается с  запуска Access и появления диалогового окна. Выбор опции Запуск мастера приводит в окно Создание. Далее для создания базы можно использовать шаблоны. Чтобы обратиться к списку шаблонов, необходимо перейти на вкладку Базы данных. Создаются БД выбором из определенного списка. При этом возможен выбор таблиц, а в таблицах — выбор нужных полей. После этого пользователь получает БД с таблицами, формами ввода и вывода. В табл. 1 приведен список Мастеров (программных модулей), имеющихся в Ассеss. Дополнительно к перечисленным возможностям все созданные формы можно редактировать с помощью вспомогательных диалоговых окон.

Таблица 1. Список программных модулей

Наименование	Назначение
Мастер баз данных	Создает базы данных из определенного  списка (возможен выбор необходимых  таблиц и полей), формы и отчеты
Мастер таблиц	Создает таблицы из списка уже готовых, которые можно изменять. Интересен только на начальном этапе использования таблиц, хотя определенный тип задач можно решить, применяя только таблицы, предоставляемые этим мастером
Мастер простых форм	Создает простую форму, в которую  выводятся выбранные пользователем поля из таблицы или запроса
Мастер форм с диаграммой	Создает форму с диаграммой, отражающей данные для полей из таблиц и запросов, которые служат источником данных для  форм
Мастер форм со сводной таблицей Microsoft Excel	Создает форму, в которую включен объект «страница Ехсеl» со сводной таблицей
Мастер построения кнопок	Создает кнопки в форме или отчете с выбранными вами свойствами или  функциональностью
Мастер построения групп	Создает группу переключателей, которая  может содержать множество кнопок, флажков, выключателей
Мастер построения списков	Создает списки на основе полей из таблиц и запросов, SQL-выражений или предопределенного набора значений
Мастер построения комбинированных списков	Создает комбинированные списки на основе полей из таблиц и запросов, SQL-выражений или предопределенного набора значений
Мастер построения подчиненных  форм	Создает подчиненную форму, которая  может служить аналогом объектов Grid или Browse в СУБД
Мастер создания отчета	Создает отчет, в который выводятся выбранные пользователем поля из таблицы или запрос с возможностями установить сортировку и группировку
Мастер создания наклеек	Создает наклейки, как стандартные, так и иных размеров
Мастер создания отчетов с диаграммой	Позволяет выводить на печать диаграммы, внешний вид которых зависит от данных в таблице или запросе, являющихся источником данных для отчета

 

Технология ввода данных в базу допускает использование таблицы  и формы, через которые обеспечивается работа только с одной строкой  таблицы. Ввод с помощью формы позволяет располагать поля в нужном порядке, удобном для пользователя. Создание форм пользователь может выполнять сам или с помощью Мастера. Этапы создания формы включают выбор полей, внешнего вида, стиля и названия формы.

Работа с БД начинается с создания таблиц. Обращение к режиму Создать предоставляет возможность выбора одного из пяти вариантов технологии создания таблицы (табл. 2).

Таблица 2. Варианты технологии создания таблицы

Способ создания	Описание
Режим создания	Пользователю предоставляется  таблица с 30 полями, куда необходимо ввести данные. После их сохранения Access решает, какой тип данных присвоить каждому полю. Недостаток этого способа — невозможность создать таблицу с полями примечаний
Конструктор таблиц	После выбора этой операции открывается  Конструктор таблиц, в котором  пользователь должен самостоятельно создать  поля, выбрать для них типы данных, размеры и, если необходимо, установить свойства полей
Мастер таблиц	Из определенного набора таблиц пользователь может создать таблицу по своему вкусу. Возможно, что некоторые таблицы целиком подойдут для данного приложения, тогда следует их использовать, чтобы побыстрее завершить процесс
Импорт таблиц	Позволяет импортировать данные из таблиц других приложений в БД. Новые таблицы теряют непосредственную связь с другими приложениями. В появившемся диалоговом окне необходимо выбрать тип файла и имя импортируемого файла. Тип файла ОDВС позволяет импортировать данные практически любого формата
Связь с таблицами	Очень похоже на предыдущий пункт, но при этом таблица остается в своем  формате, т. е. может использоваться несколькими приложениями

 

Технология запросов к данным базы в большинстве СУБД строится программно, а в Ассеss она выполняется визуально, за исключением сквозных запросов. Пользователь, благодаря Ассеss, реализует разнообразные запросы выборки, при этом они могут модифицировать исходные данные. В этом заложены резервы ускорения работы с данными. Недостатком технологии Ассеss является замедление скорости работы с данными при увеличении таблиц.

Пользователь Ассеss непосредственно  участвует в формировании запросов, не прибегая к услугам программистов. Он может направлять запросы в базу для добавления, удаления, обновления и создания таблиц. Запросы можно составить и программным путем. Одна из сильных сторон технологии Ассеss — фильтры, которые позволяют выбирать информацию с помощью запросов или установки критериев. Создание параметрических запросов дает возможность пользователю вводить значения для отбора данных.

Наряду с формами для каждой таблицы могут быть созданы отчеты с помощью средств СУБД или  программным путем, что более  трудоемко. Для каждой таблицы можно  создать автоотчет с выводом данных в столбец.

При создании отчета с выбором полей, но без вывода всех имеющихся в  таблице или запросе данных Ассеss позволяет обратиться к Мастеру отчетов, который, помимо выбора полей, группирует данные по какому-либо полю, устанавливает интервал группировки, порядок сортировки, диаграммы, макет отчета и его стиль. Для построения еще более сложных отчетов используется Конструктор отчетов.

Программное создание отчетов используется для построения собственных мастеров.

Технология выполнения разнообразных  действий и функций с данными базы в среде Ассеss осуществляется макрокомандами, которые объединяются в макросы. Задаваемые параметры придают этим действиям гибкость, которой иначе можно добиться только путем кропотливого программирования. Хотя сами макросы упрощают работу, их создание требует от пользователя затрат труда и времени. В Ассеss имеется около 50 макрокоманд. [4]

2. Visual FoxPro

Реляционные системы управления базами данных (СУБД), такие как FoxBase, FoxBase plus, FoxPro, Visual FoxPro относятся к новому поколению СУБД реляционного типа из семейства dBase – подобных СУБД. Пакеты этого семейства получили широкое распространение, и многие из них были русифицированы.

СУБД типа Fox сохраняет преемственность  по отношению к более ранним представителям dBase – подобных СУБД, в отношении структуры баз данных, команд создания и обработки данных, основных типов данных. В тоже время каждая последующая СУБД обладает большими возможностями по сравнению с предыдущими. Так, например, Visual FoxPro по сравнению с FoxPro обладает более значительными изобразительными возможностями. [3]

Visual FoxPro состоит из отдельных  компонентов, которые используются  для хранения информации, ее отображения  и редактирования. В Visual FoxPro вся информация хранится в базе данных, которая состоит из таблиц, отношений между таблицами, индексов, триггеров и хранимых процедур. Каждая таблица имеет уникальное имя и хранится в отдельном файле, наименование которого совпадает с именем таблицы. Созданный файл имеет расширение DBF.

Каждая создаваемая таблица  может иметь связанные с ней  индексы, используемые для упорядочения данных и быстрого поиска необходимых  записей, причем каждая таблица может  иметь несколько индексов. Для  хранения значений полей типа Memo и General применяются отдельные файлы. Memo-поля таблиц содержат текстовую информацию, а поля типа General используются, как правило, для хранения двоичной информации и данных других приложений, работающих в среде Windows. В Visual FoxPro реализованы триггеры, которые позволяют централизованно обрабатывать события, возникающие при любых изменениях в базе данных. Вы также можете создавать хранимые процедуры, которые являются частью базы данных и могут использоваться при описании таблиц, для проверки введенных данных, определения значения по умолчанию и т. п.

Чрезвычайно удобным и полезным средством доступа к базе данных являются представления данных. Представления  данных позволяют объединять данные таблиц и отображать их в более  удобном виде. Вы можете выбрать только интересующие вас поля таблиц, объединить несколько полей в одно поле, вычислить итоговые значения и задать новые имена полей таблицы. Как правило, количество представлений в базе данных намного превосходит количество таблиц. По мере эксплуатации базы данных их количество непрерывно растет. Во многих информационных системах доступ к данным, включая просмотр, добавление и редактирование, осуществляется только с помощью представлений данных. Данный подход позволяет осуществить гибкое управление доступом к информации. При использовании представлений для выборки данных в формах, отчетах, при создании запросов и в программах применяются те же правила, что и для таблиц. Редактирование данных, включенных в представление, возможно только при определенных условиях. Например, в том случае, если оно создано на основе только одной таблицы.

Для отображения и редактирования данных используются формы, отчеты, запросы  и программы. При создании форм, отчетов  и запросов применяются конструкторы. Поэтому эти компоненты часто называют конструкторскими объектами. Формы и отчеты являются составными объектами, т. к. они состоят из более мелких объектов (таких как поля, кнопки, диаграммы, рамки, OLE - компоненты и т. п.), которые называются объектами интерфейса.

Для объединения компонентов создаваемого приложения используется проект, в  который включаются все перечисленные  выше компоненты. Использование проекта  упрощает разработку приложения и его  сопровождение.

В Visual FoxPro имеется возможность сохранять  параметры основного окна Visual FoxPro, настройки таблиц, параметры диалоговых окон и панели инструментов с помощью файла параметров настройки.

Каждый компонент хранится в  отдельном файле, причем имена файлов, содержащих основные компоненты, вы задаете  самостоятельно, а наименования файлов, содержащих объекты, связанные с таблицей, совпадают с именем таблицы. В зависимости от типа содержащегося в нем объекта Visual FoxPro автоматически присваивает каждому файлу расширение, которое помогает в идентификации объекта. [11]

Для создания нового проекта выполните следующие  действия:

1. Нажмите кнопку New file (Новый файл).

2. В поле ввода Enter project (Введите  имя проекта) диалогового окна Create (Создать) задайте имя создаваемого  проекта (proj1), убедившись, что в поле Тип файла установлен тип сохраняемого файла Project (Проект), а в поле Папка правильно выбрана папка, в которой вы хотите расположить свой проект.

3. Для сохранения созданного  проекта нажмите кнопку Сохранить. VisualFoxPro создаст файлы проекта и запишет их в указанное место. После этого откроется окно проекта Project Manager (Менеджер проекта).