Электронная таблица Excel

 

 

Типы и формат данных.

Основные типы данных.

В работе с электронными таблицами можно выделить три  основных типа данных: число, текст и формула.

Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например 195,2 или 1,952Е+02. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т.д.)

Текстом является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «45 бит» является текстовой. По умолчанию текст выравниваются в ячейке по левому краю.

Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций. Но в формулу не может входить текст. Например, формула =А1+В1 обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В1, а формула =С3*9 – умножение числа, хранящегося в ячейки С3, на 9.

Например =A1+B2.При вводе  формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результата пересчитывается немедленно.

=>

Формат данных.

Возникает необходимость  применять различные форматы  представления данных.

По умолчанию используется числовой формат, который отображает два десятичных знака после запятой.

Экспоненциальный формат применяется, если число, содержащее большое количество разрядов, не умещается в ячейке(например 3500000000,то записываться будет в 5,00Е+09).

Так как программа Excel предназначена для обработки числе, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 - это просто единица и ноль. С точки зрения Excel, эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначает ли оно количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмента заголовка "10 ведущих фирм". Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы:

- Общий (General) - назначается автоматически, в том случае если не указывается формат специально.

- Числовой (Number) - наибольший общий способ представления чисел

- Денежный (Currency)- денежные величины

- Финансовый (Accounting) - денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частью

- Дата (Data) - дата или дата и время

- Время (Time) - время или дата и время

- Процентный (Percentage) - значение ячейки, умноженное на 100 с символом % в конце

- Дробный (Fraction) - рациональные дроби с числителем и знаменателем

- Экспоненциальный (Scientific) - десятичные дробные числа

- Текстовой (Text) - текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержания

- Дополнительный (Special) - форматы для работы с базами данных и списками адресов

- Заказной (Custom) - формат, настраиваемый пользователем

Выбор формата данных

1. Ввести команду Формат-Ячейка 

2. На диалоговой панели  Формат Ячеек выбрать вкладку  Число. 

3. В списке Числовые  форматы: выбрать наиболее подходящий  формат.

-

Вкладка Выравнивание определяется:

1. Выравнивание - способ выравнивания данных в ячейке по горизонтали (по левому или правому краю, по значению, по центру выделения, по центру, по ширине, с заполнением) или по вертикали (по нижнему или верхнему краю, по центру или высоте);

2. Отображение - определяет, можно ли переносить в ячейке текст, по словам, разрешает или запрещает объединение ячеек, задаёт автоподбор ширины ячеек.

3. Ориентация текста

Вкладка Шрифт - изменяет шрифт, начертание, размер, цвет, подчёркивание и эффект текста в выделенных ячейках;

Вкладка Граница - создаёт рамки (обрамление) вокруг выделенного блока ячеек;

Вкладка Вид - позволяет задать закраску ячейки (цвет и узор);

Вкладка Защита - управляет скрытием формул и блокировкой ячеек (запрет редактирования данных ячеек). Устанавливать защиту можно в любой момент, но действовать она будет только после того, когда введена защита листа или книга с помощью команды Сервис/Защитить лист.

 

Ввод формулы

 

Ввод формулы можно осуществлять двумя способами. Можно ввести формулу непосредственно в ячейку или использовать строку формул. Для того чтобы ввести в ячейку формулу выполните следующие действия:

1. Выберите ячейку, в которую  хотите ввести формулу и начните  запись со знака «=». Так  вы сообщите Excel, что собираетесь ввести формулу.

2. Выберите первую ячейку или  диапазон, который хотите включить  в формулу. Адрес ячейки, на  которую вы ссылаетесь, появляется  в активной ячейке и в строке  формул.

3. Введите оператор, например, знак  «+». 

4. Щелкните по следующей ячейке  или в диапазоне, который вы  хотите включить в формулу.  Продолжайте вводить операторы  и выбирать ячейки, пока формула  не будет готова.

5. Когда закончили ввод формулы,  щелкните по кнопке Ввод в строке формул или нажмите Enter на клавиатуре.

6. Теперь в ячейке показан  результат вычислений. Чтобы увидеть  формулу, снова выделите ячейку. Формула появится в строке  формул.

Другой способ ввода формул заключается  в использовании панели формул. Сначала выберите ячейку в которой хотите ввести формулу, а затем щелкните по кнопке Изменить формулу (кнопка со знакам «равно») в строке формул. Появится окно панели формул. Знак «равно» будет автоматически введен перед формулой. Начинайте вводить ячейки, которые вы хотите использовать в формуле, и операторы, необходимые для выполнения вычислений. После того как вы введете формулу целиком, щелкните по кнопке Ок. Формула появиться в строке формул, а результат вычислений – в ячейке листа.

Часто для составления формулы необходимо воспользоваться Мастером функций.

Функции можно вводить вручную, но в Excel предусмотрен мастер функций, позволяющий вводить их в полуавтоматическом режиме и практически без ошибок. Для вызова мастера функций необходимо нажать кнопку Вставка функции  на стандартной панели инструментов, выполнить команду Вставка/Функция или воспользоваться комбинацией клавиш [Shift+F3]. После этого появится диалоговое окно Мастер функций, в котором можно выбрать нужную функцию.

Окно состоит из двух связанных между собой списков: Категория и Функция. При выборе одного из элементов списка Категория в списке Функция появляется соответствующий ему перечень функций.

При выборе какой-либо функции  в нижней части диалогового окна появляется краткое ее описание. При нажатии на кнопку ок , вы переходите на следующий шаг. Шаг2.

 

Относительные и Абсолютные ссылки

 

Формулы, реализующие  вычисления в таблицах, для адресации  ячеек используют так называемые ссылки. Ссылка на ячейку может быть относительной или абсолютной.

Чтобы облегчить перемещение  и копирование формул, Excel использует принцип, известный как "relative addressing", или "относительная ссылка". Согласно этому принципу Excel воспринимает адрес  ячеек, на которые вы ссылаетесь в  формуле, как относительные, а не как раз и навсегда установленные.

Относительные ссылки избавляют  вас от необходимости вводить  одну и ту же формулу несколько  раз. Вам достаточно скопировать  формулу, вставить ее в нужное место, она будет работать, так же как  и раньше, но с учетом нового местоположения. Но что делать, если вы хотите, чтобы формула ссылалась на определённую ячейку независимо от того, куда вы перемещаете или копируете её? Для этого используют абсолютные ссылки.

Абсолютные ссылки всегда содержат значок доллара перед той частью адреса, которая остается неизменной. Для создания абсолютной ссылки удобно использовать клавишу абсолютной ссылки F4, которая осуществляет преобразование относительной ссылки в абсолютную и наоборот.

Относительная ссылки - это ссылки, которые изменяются в зависимости от местоположения формулы. По умолчанию, каждая ссылка является относительной, если вы не укажете иное.

Абсолютная  ссылки - это ссылка, которые не изменяются, даже если вы перемещаете или копируете  их. Абсолютные ссылки обозначаются знаками доллара.

рис.1

На рис. 1 мы видим, что  в ячейке С6 введена формула =B6*$D$3, где В6 - относительная ссылка, а $D$3 - абсолютная.

Если символ доллара  стоит перед буквой, то координата столбца абсолютная, а строки - относительная. Если символ доллара стоит перед числом, то координата столбца относительная, а строки - абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.

Копирование формул, содержащих относительные и абсолютные ссылки

1. Ввести в ячейки А5, А6 и А7 названия одежды, а в ячейки В5, В6, В7 их цены в долларах.

2. Ввести в ячейку  С2 курс рубля 

3. Ввести в ячейку  С5 формулу =В5*$С$2,где В5 - относительная  ссылка, а $С$2 - абсолютная.

4. Скопировать формулы  в ячейки С6 и С7, абсолютная ссылка на ячейку $С$2 останется неизменной, а относительная В5 изменяется на величину смещения от активной ячейки.

-

 

 

 

 

 

Функции в Excel

 

Для ускорения и упрощения  вычислительной работы Excel предоставляет  в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически  все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1. финансовые функции; 

2. функции даты и  времени; 

3. арифметические и  тригонометрические (математические) функции; 

4. статистические функции; 

5. функции ссылок и подстановок;

6. функции баз данных (анализа списков);

7. текстовые функции; 

8. логические функции; 

9. информационные функции  (проверки свойств и значений);

10. инженерные функции; 

11. внешние функции. 

Логические  функции

Логические выражения  используются для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения. Любое логическое выражение должно содержать по крайней мере один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения.

Функция	Описание
И	Обычно функция И  используется для расширения возможностей других функций, выполняющих логическую проверку. Например, функция ЕСЛИ выполняет  логическую проверку и возвращает одно значение, если при проверке получается значение ИСТИНА, и другое значение, если при проверке получается значение ЛОЖЬ. Использование функции И в качестве аргумента лог_выражение функции ЕСЛИ позволяет проверять несколько различных условий вместо одного.
ЛОЖЬ	Возвращает логическое значение ЛОЖЬ
ЕСЛИ	Выполняет проверку условия.
ЕСЛИОШИБКА	Возвращает введённое  значение, если вычисление по формуле  вызывает ошибку; в противном случае функция возвращает результат вычисления.
НЕ	Меняет логическое значение своего аргумента на противоположное.
ИЛИ	Возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один аргумент имеет значение ИСТИНА
ИСТИНА	Возвращает логическое значение ИСТИНА.

Логические значения, в свою очередь, могут быть получены как результат определения значения логических выражений. Например, для  логического выражения 11>8 результатом будет логическое значение ИСТИНА, а для логического выражения А1<А2 (где в ячейке А1 хранится число 11, а в ячейке А2 - число 8) - значение ЛОЖЬ.

А с логической функции  И значение формулы =И(11>8;11<8) - ЛОЖЬ.

Значение формулы =ИЛИ(11<8;8<11) - ИСТИНА.

Построение  таблицы истинности операции логического  умножения

1. В пары ячеек(А2, В2), (А3, В3), (А4, В4), (А5, В5) вывести пары  значения аргументов логической  операции (0, 0), (0, 1), (1, 0), (1, 1) .

2. В ячейку С2 ввести  формулу логической функции "И" =И(А2;В5)

3. Скопировать формулу  в ячейки С3, С4 и С5.

4. Значением этой функции  в трех случаях является ЛОЖЬ  и только в последнем - ИСТИНА.