Электронный документооборот Globus Professional

Платформа является одной из наиболее перспективных  инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеет аналогов на российском рынке. На базе Cognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения, начиная от традиционных CRM и Helpdesk систем, и заканчивая специфическими системами сбора информации и требований. Еще одной важной отличительной особенностью Cognitive Nexus является кроссплатформеннось, что позволяет использовать ее в решениях для любых организаций, вне зависимости от применяемых ими СУБД.

Использование системы электронного документооборота позволяет:

• в значительной степени снизить время согласования документов;
• повысить скорость и эффективность исполнения поручения;
• навсегда устранить проблему потерянных документов;
• снизить затраты на ведение архива;
• упростить процесс поиска документов.

Эффекты внедрения  на примере электронного архива

Показатель  эффективности	Изменение показателя после внедрения системы Е1 ЕВФРАТ
Среднее время поиска документа	Снижение в 15-30 раз
Среднее время подготовки выборки документов	Снижение в 10-20 раз
Количество  потерянных документов	Снижение на 80-95 %
Обращения в архивную службу	Снижение в 7-12 раз
Затраты на поддержание архива	Снижение в 5-7 раз
Затраты на расходные материалы	Снижение в 3-4 раза

 

 

 

3 1С Документооборот

 

Данный продукт, в связи с существенным развитием функционала на основе анализа опыта применения и пожеланий пользователей и партнеров, разделяется на версии ПРОФ и КОРП. Это позволяет обеспечить простоту внедрения для массового использования и поддержку мощной функциональности для корпоративного рынка.

"1С:Документооборот  8 КОРП" ориентирован на бюджетные  учреждения, а также средние и  крупные коммерческие предприятия  и предназначен для комплексного  решения широкого спектра задач  автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:  

• централизованное безопасное хранение документов;  
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;  
• учет входящих, исходящих и внутренних документов;  
• учет обращений граждан;  
• учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;  
• учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;  
• использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;  
• обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ;  
• просмотр и редактирование документов;  
• контроль версий документов;  
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;  
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.;  
• автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;  
• штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;  
• автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;  
• условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;  
• поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;  
• поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;  
• присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;  
• контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;  
• шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;  
• настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;  
• автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;  
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты;  
• загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;  
• учет и контроль рабочего времени сотрудников;  
• онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;  
• обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.

Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о  документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.

"1С:Документооборот  8 КОРП" не имеет отраслевой  специфики и может эффективно  использоваться как в бюджетном  секторе, так и на коммерческих  предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.

Программа поддерживает многопользовательскую работу в  локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

 

3.1 Сравнение функциональности версий ПРОФ и КОРП

 

"1С:Документооборот  8 ПРОФ" предназначен для малых  и средних коммерческих предприятий  и бюджетных учреждений, имеющих  несложную организационную структуру  и документооборот. "1С:Документооборот  8 КОРП" рекомендуется использовать  для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.

 

3.1.1 Общие функции для версий ПРОФ и КОРП

 

• Учет по нескольким организациям
• Учет входящих документов
• Учет исходящих документов
• Учет внутренних документов
• Учет договоров (начиная с версии 1.1.3)
• Ведение учета по номенклатуре дел
• Автоматическая генерация регистрационных номеров
• Настройка правил учета документов в разрезе видов документов  
• Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел
• Учет передачи дел в архив, уничтожение дел
• Учет по вопросам деятельности
• Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов 
• Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ
• Сканирование документов
• Распознавание изображений
• Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте 
• Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске
• Коллективная работа с файлами любых типов
• Хранение и контроль версий
• Ведение журнала передачи документов
• Настройка личного доступа к документам
• Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности  
• Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов 
• Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ
• Сложное согласование документов
• Настройка дополнительных связей между документами
• Автоматическое заполнение документов по шаблонам
• Учет нескольких резолюций по документу
• Учет и контроль переадресации входящих документов
• Учет и контроль передачи документов
• Многовалютный учет сумм в документах
• Настройка и использование дополнительных реквизитов
• Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение) 
• Шаблоны бизнес-процессов
• Учет затрат рабочего времени сотрудников
• Автоматическая загрузка файлов из каталогов
• Распределенная информационная база
• Полнотекстовый поиск любых данных
• Обмен данными с типовыми конфигурациями
• Версионирование объектов

 

3.1.2 Функции, доступные только в версии КОРП

 

• Штрихкодирование документов и файлов
• Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов  
• Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
• Печать регистрационного штампа на бумажных документах
• Принятие задач к исполнению
• Настройка и использование условий маршрутизации
• Учет и использование графиков работы
• Иерархия бизнес-процессов
• Остановка бизнес-процессов
• Периодические бизнес-процессы
• Веб-сервисы для работы с файлами "1С:Документооборота 8"
• Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам из других приложений 
• Категоризация данных

 

3.2 Преимущества использования прикладных решений на платформе "1С:Предприятие 8"

 

Прикладное  решение "1С:Документооборот 8 КОРП" разработано на платформе "1С:Предприятие 8.2", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Сервер "1С:Предприятия 8" может функционировать как  в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. Это обеспечивает при внедрении  возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования  открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

 

4 WSS Docs

 

WSS Docs – система электронного документооборота на базе MS SharePoint, автоматизирующая процессы делопроизводства и процесс согласования договоров.

На наш взгляд, WSS Docs обладает наиболее гибким и мощным функционалом на рынке систем электронного документооборота на базе MS SharePoint.

WSS Docs работает на SharePoint Server 2010, SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2007, SharePoint Services 3.0.

Система WSS Docs является «коробочным» решением, содержащим базовый набор функциональных возможностей и процессов, необходимых для организации электронного делопроизводства и документооборота.

Также компания WSS-Consulting осуществляет услуги по внедрению  системы WSS Docs, ее настройку и доработку в соответствии с требованиями Заказчика.

 

4.1 Функциональные возможности

 

Система WSS Docs 4.0 в коробочном варианте автоматизирует следующие процессы делопроизводства и документооборота:

• Регистрация входящих документов
• Подготовка и регистрация исходящих документов
• Согласование и регистрация приказов и распоряжений
• Контроль поручений по документам
• Регистрация протоколов совещаний
• Подготовка и регистрация служебных и объяснительных записок
• Согласование договоров
• Согласование заявок на оплату
• Архив нормативно-справочной информации

При этом система  базируется на архитектуре WSS Workflow for SharePoint, позволяющей:

• Изменять и создавать новые процессы обработки документов
• Создавать жесткие и гибкие маршруты движения документов
• Существенно изменять функционал системы, не прибегая к программированию.

4.2 Отличительные особенности системы

 

Автоматизация документооборота в территориально-распределенных компаниях и холдингах:

• Возможность настройки различных процессов документооборота в компаниях холдинга
• Модули СЭД различных компаний тесно интегрируются в рамках единой системы
• Типовые процессы движения документов учитывают холдинговую структуру

Функционирование  в гибкой среде:

• Функционал, позволяющий решению функционировать в ситуации изменения структуры компании и штатного расписания
• Динамическая система заместителей
• Возможность изменения маршрута документа «на лету»

Высокое быстродействие и масштабирование:

• Функционирование на типовом сервере позволяет проводить 4000 документов в день (1.4 млн. в год)
• При подключении дополнительного сервера производительность системы возрастает на 3000 документов в день

Гибкость, открытость и расширяемость:

• Возможности изменения процессов обработки документов для соответствия потребностям бизнеса 
  Расширяемость системы благодаря открытой архитектуре и возможностям SharePoint

 

 

Заключение

 

Технология  документооборота основана на предоставлении сотрудникам доступа к цифровым версиям официальных бумаг. Система  дает возможность визуализации документов, обеспечивая оперативность работы территориально удаленных пользователей в едином информационном пространстве по сравнению с бумажным вариантом. При внедрении создаются архивы, которые обеспечивают централизованное хранение документов с поддержкой актуального доступа к ним.

Внедрение электронного делопроизводства упрощает обмен информацией  за счет максимального сокращения количества выполняемых действий, вариативности  работы с одним и тем же документом и возможности выбора различных  путей доступа. Внедрение СЭД  повышает качество и надежность работы компании в целом. Увеличивается персональная ответственность сотрудников, так как система позволяет получать актуальную информацию о том, на какой стадии находится подготовка документа, и кто с ним работает в данный момент.

Сокращение затрат. Внедрение электронного документооборота позволяет значительно сократить затраты различных категорий. Внедрение системы электронного документооборота упрощает процесс получения актуальной информации по отдельному документу или целому процессу, по сравнению с объемом бумажного оборота.

Технологии  внедрения СЭД помогают сокращать  издержки на управление документами  и хранение их бумажных вариантов.

Системы электронного документооборота, по сравнению с  бумажным вариантом, обеспечивают более  быстрый поиск документов, точную передачу информации и оперативное получение обратной связи даже в тех случаях, когда стороны находятся в тысячах километров друг от друга.

На сегодняшний  день существует огромный выбор информационных систем документооборота, и у каждой есть свои преимущества, на мой взгляд выбор той или иной программы для предприятия зависит от объема производств, капиталовложений в информационные системы и от квалификации специалистов.  
Список литературы

 

1. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник для экон. вузов / А.М.Вендров. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 352с.: ил.
2. http://www.wss-consulting.ru/wssdocs.php
3. http://www.expert.kg/globus
4. http://www.orticongroup.ru/solutions/1c-strahovaya-buhgalteriya
5. http://www.sharepoint-project.ru/document.html
6. http://www.evfrat.ru/about

 

 

приложение1

Скриншоты программы Globus Professional

 

 

 

 

 

приложение2

Скриншоты 1-С  Документооборот

 

Работа с  файлом:

 

Импорт каталога:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Карточка файла:

 

Внутренние  документы