Электронный документооборот и электронная цифровая подпись

Орехова Юлия Сергеевна

нижегородская правовая академия Кафедра гуманитарных и социально – экономических дисциплин

Контрольная работа По дисциплине «Информационные технологии в юридической деятельности»

 

 

Вариант 43

Тема: 43. «Электронный документооборот и электронная цифровая подпись».

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка 1 курса

Группа 101

Ю.С.Орехова

ПРОВЕРИЛА:

Е.А. Ершова

 

 

Оглавление

Введение2

1. Электронный документ  3-4

2. Электронный документооборот  4-7

3. Электронная цифровая  подпись 7-11

4. Правовой статус документов  с ЭЦП 

по российскому законодательству 11-12

Заключение 12-13

Список использованной литературы……………………………………………………………………….14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Выбранная мной тема достаточно актуальна. Это обусловлено тем, что в современном мире Интернет занимает огромное значение в жизни современного общества. С технической точки зрения, Интернет – объединение транснациональных компьютерных сетей, работающих по самым разнообразным протоколам, связывающих всевозможные типы компьютеров, физически передающих данные по телефонным проводам и оптоволокну, через спутники и радиомодемы.

В последнее время юрист в своей профессиональной деятельности очень часто встречается с проблемами, как передать срочную правовую информацию. Кроме того, он сам иногда нуждается в том, чтобы такую информацию получить. Автоматизация коснулась и деятельности правоохранительных органов, играя здесь важную роль.

Электронный обмен данными  – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта – вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

Цель работы – познакомится с такими понятиями, как «Электронный документ», «Электронный документооборот», «Электронная цифровая подпись». Рассмотреть их виды и особенности.

При написании работы предстоит:

• раскрыть понятие электронного документа и электронного документооборота;
• сформулировать цели и способы организации электронного документооборота;
• раскрыть содержание понятия электронной цифровой подписи;
• сформулировать проблемы, возникающие с введением в практику электронного документооборота и электронной цифровой подписи.

1. Электронный документ.

Электронный документ –  сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.¹

По сравнению с другими  документами, электронный документ имеет ряд преимуществ:

• Даёт возможность поиска по ключевым словам;
• Не изнашивается с течением времени;
• Может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений;
• Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов;
• Меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество других функциональных усовершенствований.

Электронная форма документов появилась и получила распространение  в связи с унификацией и  автоматизацией бизнес процессов и  процессов управления во многих областях. Бумажный документооборот постепенно сдает свои позиции, за последнее  десятилетие различные виды электронных  документов практически вытеснили  из оборота аналоговые.

В мире существует сейчас только один зрелый стандарт на формат электронного документа – это ODF, который в 2006 г. принят под № ISO 26300. ODF – это формат хранения документов изначально создан в 1999 г. как открытая и свободная альтернатива закрытым форматам и с соблюдением всех процедур и формальностей, в 2006 г. формат был принят как международный стандарт. Полное описание формата занимает 738 страниц. На сегодня, формат ODF не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами. Такой подход даёт ODF ряд существенных преимуществ.

Разработка формата некоммерческой организацией гарантирует обратную совместимость. Формат поддерживается уже более чем в 30 пакетах, работающих не только под Windows, но и под Linux.

В России в настоящее время  заканчиваются работы по принятию ODF в качестве ГОСТа. Принимая его, государство  преследует цель предоставить бизнесу  и гражданам возможность использовать электронные документы без отчислений третьим фирмам, сократить риски  потери документов за счёт гарантии обратной совместимости. Некоторые предприятия  регламентируют для внутреннего  обращения правила форматирования электронного документа.

В отличие от электронной  копии страницы, отсканированной  или посланной на принтер, в электронном  документе отсутствуют поля и  связано это с тем, что по правилам этикета работа по форматированию сводится к минимуму. Зачастую документы в  организацию принимаются только в таком виде. Например, размер копии листа А4 без полей с текстовой информацией должен быть равен 3200x2200 пикселей.

2. Электронный документооборот

Системы электронного документооборота представляют собой программные  комплексы, применимые для решения  ряда задач, в том числе и для  построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации  процесса обработки документа в  организации с момента его  создания или получения до момента  отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих  функций:

• регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;
• учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;
• централизованный контроль исполнения документов;
• списание документов в дело;
• ведение информационно-справочной работы;
• формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что  качественно меняет организацию  контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно  документов с резолюциями руководства  рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями  по исполнению документов, выдаваемыми  руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически  отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока  исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных  сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие  в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая  технология позволяет сократить  время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный  архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия  возможности одновременного использования  документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность  потери информации и повышает оперативность  работы за счет сокращения времени  поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном  виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого  лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому  наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его  законодательная поддержка, суть которой  состоит в придании данным, создаваемым  и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

Основной функцией традиционного  документа является удостоверение  некоторой информации. При составлении  и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая  информация, а во-вторых, сам документ как материальная вещь, которую можно  предъявить или передать. Наличие  этой материальной вещи позволяет подтвердить  истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения  истинности необходимо проделать некую  процедуру -экспертизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить  на две части. Первая часть – непосредственно содержание, вторая – вспомогательная информация, которая дает возможность установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей.

В состав информации, как  содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления  документа. Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы.

В ряде случаев существенно  наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе  не равносильна продаже копии  ее сертификата, даже заверенной нотариально.

Таким образом, документ выполняет  следующие функции:

1. фиксация некоторой (содержательной) информации;
2. фиксация лица, подписавшего документ;
3. фиксация условий составления документа;
4. доказательство в судебном разбирательстве;
5. функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью.

3.Электронная цифровая  подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи. Документ, заверенный электронной цифровой подписью (ЭЦП), считается принадлежащим соответствующей Стороне, если он подписан ЭЦП.

ЭЦП предназначена для  аутентификации лица, подписавшего электронный  документ. Кроме этого, использование  цифровой подписи позволяет осуществить:

• Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему;
• Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев;
• Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом;
• Доказательное подтверждение авторства документа. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Эти свойства ЭЦП позволяют использовать её для участия в электронных аукционах, а также подписи документов для участия в торгах государственных закупок.