Корпоративные системы управления документами - достоинства и недостатки

(в ред. распоряжения  Правления ПФР от 19.03.2010 № 75р)

Технология обмена электронными документами в системе защищенного электронного документооборота ПФР описывает порядок подключения Абонентов и их взаимодействия с органами ПФР, порядок обеспечения защиты информации и поддержания в актуальном состоянии ключевой документации, описывает компоненты системы защищенного электронного документооборота ПФР и их взаимосвязь.

     Система электронного документооборота ПФР - совокупность программных и технических средств, а также организационных мер, обеспечивающих функционирование процесса документооборота между сторонними организациями и органами ПФР.

Система защищенного электронного документооборота органов ПФР с  Абонентами системы защищенного электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи включает следующие основные компоненты:

• АРМ Абонента системы защищенного электронного документооборота;
• АРМ специалиста органа ПФР;
• Удостоверяющие центры с установленными доверительными отношениями;
• Удостоверяющий центр ПФР;
• Коммуникационная составляющая.

Программно-технические  компоненты на стороне органа ПФР  и на стороне Абонента предназначены  для формирования электронных документов их подписания ЭЦП и шифрования перед  осуществлением транспортировки от отправителя к получателю. Функции транспортного сервера Абонентов выполняет сервер организации, оказывающей им услуги Удостоверяющего центра, либо другая организация.

(в ред. распоряжения  Правления ПФ РФ от 10.06.2009 №  116р)

Для технологий, использующих сервисы системы ViPNet, на транспортном сервере Удостоверяющего центра или организации устанавливается ПО ViPNet[Клиент] (Деловая почта) и ПО VipNet[Координатор].

(в ред. распоряжения  Правления ПФ РФ от 10.06.2009 №  116р)

Назначение VipNet[Координатор] на транспортном сервере Удостоверяющего центра или организации - обеспечение функций межсетевого экрана и VPN соединения. Назначение ПО VipNet[Клиент] на транспортном сервере Удостоверяющего центра или организации и в территориальном органе ПФР - обеспечение обмена файлами при помощи «Деловой почты» (компонент ПО VipNet[Клиент]).

(в ред. распоряжения  Правления ПФ РФ от 10.06.2009 №  116р)

VipNet[Клиент] в территориальном органе ПФР может быть установлен на том же рабочем месте, на котором установлен АРМ специалиста органа ПФР, либо на другом рабочем месте. Важно, чтобы рабочее место, на котором установлен АРМ специалиста органа ПФР, и рабочее место, на котором установлен VipNet[Клиент] могли обмениваться файлами - например, с использованием общего сетевого ресурса (сетевого диска).

Вместо технологии VipNet для транспортировки электронных документов допустимо применять другие программы, разрешенные к использованию в ПФР.

В рамках Системы исходящая  информация шифруется либо на рабочем  месте Абонента, либо на рабочем  месте специалиста органа ПФР. Через  транспортные серверы информация проходит только в зашифрованном виде.

2.2. Участники системы защищенного электронного документооборота ПФР.

 

Участниками Системы защищенного  электронного документооборота ПФР  по телекоммуникационным каналам связи  являются:

• Абоненты системы защищенного электронного документооборота - страхователи (плательщики страховых взносов), представляющие документы в органы ПФР самостоятельно или через законного (уполномоченного представителя страхователя (плательщика страховых взносов) а также органы ЗАГС, трансферагентские центры, органы ФНС, органы ФССП и другие;

(в ред. распоряжения  Правления ПФР от 19.03.2010 № 75р)

- Территориальные органы  ПФР;

- Удостоверяющие центры, оказывающие Абонентам услуги  по поставке и сопровождению  СКЗИ и поддержке транспортного  сервера и имеющие доверительные  отношения с УЦ ПФР или организации.

(в ред. распоряжения  Правления ПФ РФ от 10.06.2009 №  116р)

- Удостоверяющий центр  ПФР.

Отношения между участниками  информационного обмена регулируются: Гражданским кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, федеральными законами, указанными в  п. 1, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, постановлениями  и распоряжениями Правления ПФР.

Электронный документооборот  между участниками системы осуществляется в несколько неделимых этапов передачи информации между субъектами. Электронные документы, передаваемые между Участниками системы  защищенного электронного документооборота ПФР в обязательном порядке подписываются и шифруются на автоматизированных рабочих местах Абонентов системы защищенного электронного документооборота. Перемещение документов от одного участника системы защищенного электронного документооборота ПФР к другому через транспортные сервера осуществляется только в зашифрованном виде. В рамках каждого этапа передачи информации формируется один транспортный пакет, представляющий из себя один архивированный файл. Транспортный пакет содержит информацию, позволяющую провести контроль его целостности. То есть в случае повреждения пакета при пересылке пакет не будет обработан принимающем субъектом, а будет сгенерировано сообщение об ошибке. Все документы в транспортном пакете передаются в зашифрованном виде, а служебный файл и файл-описатель - в открытом виде с ЭЦП. Требования к процедуре обмена электронными документами определяются «Протоколом обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФР».

Передача почтовых сообщений  и файлов между Абонентами и органом  ПФР может осуществляться с применением  любых программных продуктов, принятых к использованию в ПФР.

(в ред. распоряжения  Правления ПФР от 19.03.2010 № 75р)

Участие УЦ в электронном  документообороте ПФР предполагает установление доверительных отношений  между УЦ ПФР и УЦ Абонента, согласно Регламенту работы УЦ ПФР.

Формирование электронных  документов осуществляется в соответствии с требованиями к структуре и  форматам текстовых файлов, утвержденных Правлением ПФР и зарегистрированных в Минюсте РФ, или в формате, согласованном с Пенсионным фондом РФ.

При представлении сведений о застрахованных лицах в электронном  виде с ЭЦП страхователями, в соответствии с данным Порядком, обязанность представлять сведения в орган ПФР на бумажном носителе не предусмотрена. Хранение сведений в электронном виде Абонентами и  органами ПФР обеспечивается в установленном  порядке.

Обмен документами в электронном  виде возможен при наличии у Абонента необходимых аппаратных средств, а также соответствующего программного обеспечения, в том числе для формирования электронной цифровой подписи.

При информационном обмене в рамках системы защищенного электронного документооборота ПФР осуществляется обязательное использование сертифицированных средств ЭЦП и шифрования, совместимых со средствами органов ПФР, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Использование, учет, распространение  и техническое обслуживание средств  СКЗИ осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

Использование Абонентами средств  ЭЦП и средств шифрования в  рамках системы защищенного электронного документооборота ПФР, при предоставлении их Удостоверяющими центрами, не требует получения специальной лицензии.

Вопросы обеспечения безопасности информации в рамках СЭД ПФР регулируются «Регламентом обеспечения безопасности при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».

2.3. Порядок информационного обмена

 

Абонент системы защищенного электронного документооборота ПФР осуществляет обмен документами в электронном виде с ЭЦП по каналам связи, используя для этого программное обеспечение Абонента. При представлении Абонентами-страхователями индивидуальных сведений о застрахованных лицах Абонент соблюдает следующий порядок:

- Формирует файлы со  сведениями о застрахованных  лицах и иными необходимыми  сведениями для отправки в  орган ПФР.

- Проверяет правильность  подготовки отчета проверочной  программой Пенсионного фонда  РФ.

- Обеспечивает достоверность  передаваемых документов.

- После подготовки сведений  о застрахованных лицах в требуемом  формате подписывает их ЭЦП  и в зашифрованном виде отправляет  в орган ПФР, при этом отправленные  сведения считаются представленными  своевременно, если дата их доставки  в территориальный орган ПФР  будет не позднее срока, установленного  действующим законодательством  Российской Федерации.

- Факт доставки (представления) документов подтверждается соответствующей квитанцией о доставке, сформированной в соответствии с «Протоколом обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации», факт приема документов органом ПФР - соответствующим протоколом контроля, подтверждающего правильность формы представления документа (формата) и подлинность ЭЦП на документе.

(в ред. распоряжения  Правления ПФ РФ от 19.03.2010 №  75р)

В течение 2 рабочих дней с момента отправки документа  Абонент получает квитанцию о  его доставке в орган ПФР и  сохраняет ее.

В течение 4 рабочих дней с момента отправки сведений получает в зашифрованном виде протокол контроля сведений о застрахованных лицах, подписанный  ЭЦП органа ПФР.

Отправляет в орган  ПФР квитанцию о доставке протокола  контроля, подписанную ЭЦП, что является подтверждением получения протокола. Протокол контроля, подписанный ЭЦП  органа ПФР и ЭЦП страхователя, сохраняется в архиве.

Если в протоколе содержится информация о том, что сведения о  застрахованных лицах не прошли контроль, то Страхователь (плательщик страховых  взносов) устраняет указанные в  протоколе ошибки и повторяет  всю процедуру представления  сведений. (в ред. распоряжения Правления ПФР от 19.03.2010 № 75р)

Если Страхователь (плательщик страховых взносов) не получил от органа ПФР в установленное время  квитанцию о доставке сведений или  протокол контроля сведений, он заявляет органу ПФР о данном факте, выясняет причину отсутствия квитанции и  при необходимости повторяет  процедуру представления сведений.

(в ред. распоряжения  Правления ПФР от 19.03.2010 № 75р)

В случае возникновения технических  сбоев на стороне органа ПФР Абонент  через свою организацию получит  сообщение об ошибке.

(в ред. распоряжения  Правления ПФ РФ от 10.06.2009 №  116р)

Специалисты территориального органа ПФР соблюдают следующий  порядок:

Организации ежедневно (кроме  выходных и праздничных дней) обеспечивают доставку электронных документов на рабочее место специалиста территориального органа ПФР с использованием коммуникационной составляющей.

(в ред. распоряжения  Правления ПФ РФ от 10.06.2009 №  116р)

В течение 24 часов с момента  поступления сведений на рабочее  место специалиста территориального органа ПФР выполняются следующие  действия:

- проверяется подлинность  ЭЦП Абонента;

- отправляется квитанция  о доставке сведений.

В течение трех рабочих  дней с момента поступления сведений на рабочее место специалиста  территориального органа ПФР выполняются  следующие действия:

- сведения проверяются  программами ПФР, результатом  работы которых являются соответствующие  протоколы контроля;

- протоколы контроля заверяются  ЭЦП органа ПФР;

- протоколы контроля сведений  о застрахованных лицах отправляются  в адрес страхователя подписанными ЭЦП и в зашифрованном виде.

Сведения о застрахованных лицах и протоколы контроля, подписанные  ЭЦП органа ПФР и ЭЦП Абонента, сохраняются в хранилище ПФР.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

     В заключении  можно сказать, что система  электронного документооборота  – это программный продукт,  который упрощает и ускоряет  работу с документами в рамках  организации (включая отдельные  филиалы) или несколько организаций.  Современная система электронного  документооборота обеспечивает  повышение эффективности работы  организации за счет целого  комплекса процедур и процессов,  а именно:

• документы не теряются — все документы (входящие и исходящие) регистрируются в системе и хранятся в ней в электронных версиях;
• создается единое хранилище документов — найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты — для этого достаточно воспользоваться поиском по системе, и, что важно, даже находясь вне офиса можно через систему найти все необходимые документы;
• документы согласуются быстро — процессы согласования документов, сбора рецензий происходят почти автоматически — запущенный в системе документ оперативно попадет ко всем согласующим, и столь же оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии;
• обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление с документами сотрудников — столь же оперативно произойдет ознакомление сотрудников со вступившим в силу новым документом (например, положением или приказом), при этом автоматически сформируется список ознакомившихся с документом;
• соблюдаются сроки исполнения и рассмотрения документов — можно получить информацию, у кого на рассмотрении находится документ, а если срок работы с документом ограничен, система сама напомнит исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензию.