Обработка информации в электронных таблицах Ехсеl или списках. Основные понятия и требования к спискам

Обработка информации в электронных таблицах Ехсеl или списках. Основные понятия и требования к спискам

Список представляет собой  электронную таблицу с большим  объемом взаимосвязанной информации (список товаров на складах или  список номеров телефонов и адресов  абонентов). Список - это набор строк  электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список - это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных. Образец списка представлен на рисунке.

К спискам в Ехсеl предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Количество столбцов в списке должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять , удалять или переставлять строки таблицы или записи списка (базы данных).

Наличие пустых строк и  столбцов в списке является недопустимым. Данные в списке должны иметь постоянный формат. Первая строка в списке содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных.

К средствам, которые предназначены  для обработки и анализа данных в списке относятся команды из меню Данные: Сортировка, Фильтр, Форма, Итоги, Проверка. При выполнении этих команд, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.

При применении команды сортировка можно отсортировать записи по одному или нескольким полям. С помощью  фильтров (Автофильтра и Расширенного фильтра) можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному, двум или нескольким параметрам поиска. Командой Итоги можно упорядочить данные в списках с помощью итоговых значений.

Для добавления новых записей  в список, удаления и поиска существующих записей в списках применяется  команда Форма. Для проверки данных при вводе используется средство, которое называется проверкой ввода (команда Проверка).

При создании списка необходимо выполнить определенные требования:

· Чтобы редактор автоматически  распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки необходимо на рабочем листе располагать один список;

· Формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей  в списках должен отличаться от формата  шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат;

· Ячейки под заголовками  столбцов необходимо отформатировать  в соответствии с данными, которые  будут вводиться в эти ячейки (например, установить денежный формат, выбрать выравнивание и т.д.);

· Для обеспечения автоматического  форматирования введенных данных в  список целесообразно активизировать команду "Расширение форматов и формул". Для этого необходимо установить флажок "Расширять форматы и  формулы в диапазонах данных" в окне диалога "Параметры" на вкладке "Правка", которое открывается командой "Параметры" в меню Сервис;

· В списке не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов), даже для отделения имен полей  от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки.

После выполнения подготовительных работ по созданию списка можно переходить к введению данных в список.