Отчет по практике на примере Дзержинській селищній раді

 

ЗМІСТ

ВСТУП

1. ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ №1

2. ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ№2

3. ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ №3

4. ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ №4

5. ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ №5

6. ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ №6

7. ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ №7

ДОДАТОК А. База даних Дзержинської селищної ради

ВИСНОВКИ

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

      Технологічну(виробничу) практику проходила з 5 листопада по 16 грудня 2012 року у Дзержинській селищній раді.

Однією  з найважливіших задач сучасного  діловодства є раціональна організація  таких процесів, як одержання інформації і її обробка; аналіз, підготовка і  прийняття рішень; виконання рішень; облік і контроль прийнятих рішень. Інтенсивність цих процесів настільки  велика, що вже неможливо користатися  традиційними методами і засобами обробки  інформації. Стає необхідним збільшувати  оперативність обробки інформації, а також стежити за ефективністю організації діяльності сучасного  документознавця. Особливого значення набувають комп'ютерні технології в  тих структурах, де основна діяльність зв'язана з прийомом, обробкою і  передачею інформації. У першу  чергу до таких структур відносяться  всі підрозділи, що забезпечують систему  керування організації будь-якого  рівня: фірми, банку, державного установи, вищого навчального закладу, школи, підприємств соціально-культурного  призначення і т.д.

Метою технологічної  практики є:

1.Формування  теоретичної бази знань студентів стосовно процесів перетворення,передавання та використання інформації;

2.Закріплення  у студентів навичок роботи  з загальносистемними програмними  засобами операційної системи  MS WINDOWS;

3.Формування  теоретичної та практичної бази  знань про системи управління  базами даних (MS ACCESS).

Завдання практики:

1. Одержати представлення про сучасні підходи до організації діловодства;
2. Ознайомити студентів зі структурою установи, завданнями і організацією праці кожного підрозділу, пов’язаного з роботою діловодства;
3. Ознайомити із сучасними технологіями, методами і формами роботи з документами;
4. Дізнатися про можливості управління базами даних за допомогою MS ACCESS;
5. Навчитись самостійно створювати та проектувати реляційні бази даних;
6. Придбати теоретичні знання й практичні навички роботи з видавничою системою MS ACCESS.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ № 1

 

Метою практичної роботи є закріплення навичок роботи з введенням інформації у базу даних за допомогою Microsoft Office Access 

Рис.1 Заповнюємо таблицю за зразком.

Рис.2 Встановлюємо  розмір поля. Робимо це за допомогою «конструктору».

Контрольні  питання:

1.База даних  − це систематизоване сховище інформації. Телефонний довідник  − прекрасний приклад бази даних.

Бази  даних створюються в тих випадках, коли необхідно відслідковувати, аналізувати  і зберігати інформацію за деякий час.

Базою даних можна вважати сукупність інформації про кадровий стан підприємства, розклад занять у навчальному закладі, родинні зв’язки, бібліотечний фонд тощо. Якщо поняття бази даних наблизити до інформаційних систем, які розміщуються на комп’ютерних носіях даних, то під відповідним терміном можна розуміти набір записів та файлів, які організовані спеціальним чином. Спеціальне програмне забезпечення, необхідне для використання та модифікації баз даних користувачем, називається системою управління базами даних. 

2.Записи відрізняються своїм номером, а поля – своїм ім’ям

3.СУБД MS Access належить до так званих об’єктно-орієнтованих систем. Під об’єктами у MS Access розуміють все, що має ім’я. Множину об’єктів MS Access складають таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Ці об’єкти визначаться користувачем, а їх сукупність складає базу даних.  в таблицях зберігаються дані, які вже надалі обробляються формами, запитами тощо. Таким чином таблиці призначені для збереження даних. Кожна таблиця містить інформацію певного типу, наприклад, кадровий склад працівників підприємства. Таблиці можуть бути пов’язані між собою, що дає змогу представити інформацію як багатовимірну.

4.Запит призначений для вибірки необхідних даних з таблиць. За допомогою запитів можна також модифікувати дані або створювати інші таблиці.

Форми призначаються для перегляду, введення і редагування даних таблиць а також надають користувачу засоби керування програмами, які використовують базу даних. Форми, як правило, використовуються для того, щоб забезпечити необхідний зовнішній вигляд документа, дані якого вводяться у таблицю.

Звіти призначаються для перегляду та друку результуючої інформації. Звіти можуть бути включені до документів інших програм.

Макроси та модулі призначені для обробки подій. Терміном подія у MS Access називають зміну стану об’єкта.

Всі наведені вище об’єкти можуть бути визначені у MS Access як вручну, так і за допомогою так званих майстрів, які допомагають користувачеві за декілька кроків діалогу створити необхідне. Майстри – це один з найпотужніших засобів MS Access, якими слід користуватись на перших кроках опанування даної СУБД, або в інших “нештатних” ситуаціях.

5.В таблицях зберігаються дані, які вже надалі обробляються формами, запитами тощо. Таким чином таблиці призначені для збереження даних. Кожна таблиця містить інформацію певного типу, наприклад, кадровий склад працівників підприємства. Таблиці можуть бути пов’язані між собою, що дає змогу представити інформацію як багатовимірну.

6.У кожного поля таблиці є властивості. Ці властивості визначають характеристики полів і особливості роботи з ними. Найбільш важливою властивістю поля є тип даних. Тип даних поля визначає, якого роду дані можна в ньому зберігати. Наприклад, в поле з типом даних "Текстовий" можна зберігати дані, що містять текстові та числові символи, а в поле з типом даних "Числовий" можна зберігати тільки числові дані.

7. Можна редагувати  «Розмір поля», «Формат поля» та інші параметри.

 

 

 

 

 

 

 

ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ № 2

Метою практичної роботи є: отримання поняття про  реляційні бази даних і плюса  надаваних ними.

Рис.3 Заповнюємо таблицю.

Рис.4 Замінюємо  початкові текстові дані на нові числові.

Рис.5 Встановлюємо зв’язки між таблицями.

 

 

 

 

 

Контрольні  питання:

1. Можна виділити кілька видів СУБД за розміром таблиць: особисті (офісні) - порядку тисяч записів, середні - порядку сотень тисяч записів і великі - мільйони записів. Саме для зручності роботи з базами даних і використовують розділ на окремі таблиці.

2. Метою забезпечення цілісності даних є запобігання появи ізольованих записів і підтримка синхронізації посилань таким чином, щоб не могли з'явитися записи, що посилаються на неіснуючі записи. Цілісність даних забезпечується включенням забезпечення цілісності даних для зв'язку між таблицями. Після накладення Access скасовує всі дії, які можуть порушити цілісність даних для цього зв'язку між таблицями. Це означає, що Access скасує і поновлення, що змінюють призначення зв'язку, і видалення призначення зв'язку. Відомості про передачу оновлень і вилучень в Access так, щоб всі пов'язані рядки змінювалися відповідно.

3. Компактність досягається за допомогою зменшення кількості повторюваних записів. Для цього базу даних розбивають на окремі таблиці, та роблять зв’язок між таблицями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ № 3

Мета  практичної роботи є: вивчити структуру баз даних «Запит».

Рис.6 Створюємо  запит, до якого долучаємо усі  три таблиці. Як бачимо, зв’язок  між таблицями не зруйнований.

Рис.7 Робимо запит, який буде  нам виводити країни з населенням більше ніж 1000000 та менше ніж 2000000.

 

 

 

 

 

 

 

          Контрольні питання:

1.Запит – окремий об’єкт, який дозволяє відображати лише певні поля таблиці, тому він працює з даними таблиці, не залежно від того, чи були внесені якісь зміни у інформацію, чи ні.

2.Запит не займає місця у базі даних з однієї причини - запит бере інформацію з таблиць, які уже маються у базі.

3.Можна обирати безліч критеріїв в одному полі запиту.

4.Це потрібно тоді, коли необхідно вставити запит у запит.

5.Існують декілька методів, наприклад:

А) перетягнути  необхідне поле у запит;

Б) двічі клацнути на необхідному  полі, для додавання його у запит.

6. Поєднання оператора Like з [] дозволяє урізноманітнити умова відбору:

наприклад, якщо в рядку «Условие отбора»  для якого текстового поля

(скажімо,  Прізвище) ввести Like "[А-Д] *", то  в результаті можна побачити  всі

записи, в яких у відповідному полі текст (прізвище) починається з

літери  А, Б, В, Г, Д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ №4

Мета  практичної роботи: вивчити побудови математичного виразу в структурі запитів;вивчити групові операції у запитах.

Рис.8 На базі заповнених таблиць, розробляємо запит. За допомогою меню коструктор знаходимо прибуток по кожному товару.

             

         Рис.9 Формула за допомогою якої  вводиться прибуток. 

Рис.10 Кінцевий результат.

 

 

 

       Контрольні питання:

1.Контекстне меню викликається при наведенні курсором до необхідної області та натисканням правої кнопки миші.

2. Об'єднання об'єктів в групу дозволяє поводитися з нею як з окремим об'єктом. Всі індивідуальні об'єкти, що входять в групу, підкоряються всім діям і операціям, що застосовуються до групи.

3.Це значить, що при зміні основної таблиці, буде змінюватись інформація і у інших місцях, де була задіяна ця таблиця.

4.Ні, бо неможливо прирівняти ,наприклад літеру, та цифру.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                            ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ №5

Мета  практичної роботи: створення і конструювання форм.

Рис.11 Перевірка на наявність усіх необхідних таблиць,за допомогою мастера форм.

          

Рис.12 Наступним крок - вставлення поля зі списком та встановлення його параметрів.

 

 

           

  Рис.13 Кінцевий  результат.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                      Контрольні питання:

1.Форма в БД - це структуроване вікно, яке можна представити так, щоб воно повторювало форму бланка. Форми створюються з набору окремих елементів управління. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення і виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.

2.У форму можна вставити будь-який елемент, наявний на панелі елементів. Наприклад: гіперссилку на текстовий файл, діаграму тощо.

3.За допомогою стрілочок можна пересуватися між записами:

4.Я вважаю, що головним не достатком є неможливість перед перегляду форми під час її редагування або створення.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                  ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ №6

У більшості  об'єктів: Windows та програм цієї операційної  системи, є можливість завдання певних параметрів.

 

                     Рис.14 В Microsoft Office Access ми задамо  деякі параметри.

                     

                     Рис.15 Для форми «Редактирование данных» ставимо

                     «Нет» у пункті «Разрешить  удаление».

 

                               

                      Рис.16 Cтавимо «Да» у пункті «Разрешить удаление»

                      для форми «Удаление записей».

 

 

              

               Рис.17 Змінила шрифт:(блакитним позначено

               стандартні, а жовтим- змінені розміри  шрифтів).