Отчёт по EXCEL

             Министерство образования Российской Федерации

ГОУ СПО Мурманский колледж экономики  и информационных технологий.

 

 

                                     Отчет по учебной практике

 

                                        На тему: «Microsoft Excel».

 

 

 

 

                                            

 

 

 

 

 

 

Группа: 2Б1

Студентка: Фаталиева Г.М

 

Оценка

 

Преподаватель: Колесникова З.Т.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2012г.

 

Оглавление

Элементы окна Microsoft Excel 3

Переход на другой лист книги 5

Разделение окна на несколько областей 6

Копирование и перемещение содержимого ячеек 9

Удаление ячеек, строк и столбцов 12

Ввод формулы в ячейку 13

Построение диаграммы с помощью мастера 19

Печать документа 27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Элементы окна Microsoft Excel

 

 

 

После запуска программы открывается  окно Microsoft Excel, в котором выводится название программы и открытого документа (по умолчанию Microsoft Excel – Книга1 (Book1)} (рис. 13.1). Основным документом Excel является книга. Если создать новый документ, то Excel по умолчанию присвоит ему следующий номер книги: Книга2 (Book2), КнигаЗ (Book3) и т.д. Они могут быть записаны на диск в виде файлов в формате *.xls. Каждая книга будет представлена в своем окне и соответствующей ей кнопкой на панели задач.

 

 

 

Рис. 13.1. Окно Microsoft-Excel 2003:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. строка формул,
2. заголовок столбца,
3. рабочая область,
4. активная ячейка,
5. заголовок строки,
6. вкладка листа,
7. кнопки перехода на другой лист.

 

Основные  элементы окна приложения Microsoft Office рассмотрены в главе 2, в разделе "Окно приложения Office 2003". Поэтому в настоящей главе мы рассмотрим только особенности окна Excel.

Главное меню содержит в основном те же пункты, что  и другие приложения Office, например, по сравнению с меню Word, только пункт Таблица (Table) заменен на Данные (Data). Ниже панели инструментов расположены строка формул (1) и рабочая область электронной таблицы (3). Строка формул используется для ввода в ячейку данных и формул и их редактирования. Назначение отдельных элементов строки формул рассмотрено в главе 14, в разделе "Ввод данных в ячейку" и в главе 16 в разделе "Ввод формулы в ячейку". Отображение или скрытие панели формул и строки состояния рассмотрено в главе 19, в разделе "Настройка интерфейса Excel".

В нижней части  окна отображены вкладки листов (6) и  строка состояния, в которой отображаются сведения о выбранной команде  или параметре. Расположенные в  строке состояния индикаторы показывают, действуют ли режимы расширения, добавления и какие включены функциональные клавиши: Caps Lock, Scroll Lock, Num Lock.

 

 

 

Переход на другой лист книги

 

Имена листов отображаются полужирным шрифтом на вкладках в нижней части окна книги  слева от горизонтальной полосы прокрутки. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую  вкладку. Чтобы сделать лист активным щелкните вкладку мышью. Слева от вкладок расположены кнопки полосы прокрутки, имеющие следующее назначение:

1. перейти к первому листу,
2. перейти к предыдущему листу,
3. перейти к следующему листу,
4. перейти к последнему листу.

Для прокрутки  листов рабочей книги следует  нажать кнопку с изображением стрелки, направленной в сторону прокрутки. Для ускорения прокрутки листов надо нажать клавишу SHIFT. При большом  количестве листов рекомендуется указать  кнопку прокрутки, нажав правую кнопку мыши. Откроется список, в котором  можно выбрать нужный лист. Полосу прокрутки отделяет от горизонтальной полосы прокрутки маркер (вешка) разделения области ярлычков . Перемещение маркера вправо или влево увеличивает или уменьшает количество отображаемых ярлычков листов. В приведенном на рис. 13.1 примере маркер размещен так, что видно 3 листа. Для восстановления числа ярлычков отображаемых по умолчанию, указатель устанавливают на маркер разделения области ярлычков и дважды нажимают кнопку мыши.

Для работы с листами используют сочетания  клавиш, приведенные в таблице 1

 

Таблица 1. Сочетания клавиш, используемые для работы с листами

 

Сочетание клавиш                        Выполняемая операция

SHIFT+F11 или  ALT+SHIFT+F1           Вставить новый лист

CTRL+Page Down                                     Перейти на следующий лист книги

CTRL+Page Up                                     Перейти на предыдущий лист книги

SHIFT+CTRL+Page Down                        Выделить текущий и следующий листы книги

SHIFT+CTRL+Page Up                        Выделить текущий и предыдущий листы книги

 

Разделение окна на несколько областей

 

Excel позволяет одновременно отображать на экране две несмежные части одной книги. Во время работы с большими таблицами лист можно разделить на две или четыре области. Каждая область имеет свои линейки прокрутки. Это позволяет работать с несмежными областями листа, путем их перемещения независимо друг от друга в окне с помощью линеек прокрутки

 

 

Рис. 12.Разделение окна на области по горизонтали и вертикали 1.2 – вешки разбиения

 

 

 

 

 

 

 

 

Для разделения листа по вертикали – перетащите вешку 1. Чтобы разбить окно точно  по границам строк и столбцов, перетащите вешку не по линиям прокрутки, а по листу. Чтобы удалить вешку, дважды щелкните ее.

Если  использовать обе вешки, то можно  видеть четыре различных фрагмента  таблицы. Чтобы разделить окно на четыре части, можно выбрать команду Разделить (Split) в меню Окно (Window). Команда Новое в меню Окно (Window) позволяет отображать каждую часть в своем окне.

Команда Закрепить области (Freeze panes) в меню Окно (Window) позволяет зафиксировать положение определенной области таблицы относительно окна и избежать ее смещения. Эту команду удобно использовать при просмотре большой таблицы для постоянного отображения в верхней области просмотра заголовков столбцов, а в левой области – определенной информацию по каждой просматриваемой строке, например, название товара.

 

   Упорядочение расположения открытых окон

 

В некоторых  случаях удобно работать с несколькими  одновременно открытыми книгами.

После выбора команды открывается диалоговое окно, позволяющее с помощью кнопок переключателя расположить окна рядом (Tiled), сверху вниз (Vertical), слева направо (Horizontal) или каскадом (Cascade) (рис. 13.6). Установка флажка Только окна текущей книги (Windows of active workbook) позволяет упорядочить окна только текущей книги, а не всех книг.

 

                                        

Рис. 13.6. Диалоговое окно, позволяющее  упорядочить расположение открытых окон Скрыть и показать окно

 

                       

 

 

                Переход между открытыми книгами

 

Если вы открыли несколько книг, то для перехода между ними вы можете использовать следующие способы:

нажать на панели задач кнопку нужной рабочей книги;

открыть меню Окно (Window) и выбрать имя рабочей книги, к которой вы хотите перейти;

нажать несколько раз сочетание  клавиш CTRL+F6 или CTRL+Tab, пока не появится нужная рабочая книга;

нажать несколько раз сочетание  клавиш ALT+Tab, пока не появится нужная рабочая книга.

Команда Сохранить рабочую область (Save Workspace) в меню Файл (File) позволяет сохранить список открытых книг, размер и расположение их окон так, чтобы при следующем открытии файла рабочая область окна программы имела тот же самый вид.

 

 

 

 

Копирование и перемещение  содержимого ячеек

 

Выполнение операций копирования  и перемещения в Excel имеет ряд специфических особенностей по сравнению с тем, как они выполняются в других приложениях Microsoft Office. Например, при копировании содержимого ячейки в другие приложения Microsoft Office, например Word из буфера обмена Microsoft Office вставляется значение, а не формула. В данном разделе рассмотрены операции копирования и перемещения содержимого ячеек, не содержащих формулы. Операции копирования и перемещения формул разобраны в главе.

 

 

  Копирование или перемещения  ячеек с помощью команд меню  или кнопок панели инструментов  Стандартная

 

Для копирования или перемещения  содержимого ячейки или его части  в другую ячейку выполните следующие  действия:

Выделите копируемую ячейку.

Выберите команду Копировать (Copy) в меню Правка (Edit), если необходимо скопировать содержимое ячейки. Чтобы переместить данные, выберите в этом же меню команду Вырезать (Cut). Вокруг ячейки появится бегущая рамка, показывающая, что ее содержимое помещено в буфер обмена. Аналогичный результат будет получен, если после выделения данных нажать кнопку Копировать (Copy) или Вырезать (Cut) на панели инструментов Стандартная.

Щелкните ячейку, в которую нужно  скопировать или переместить  данные.

Выберите команду Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) или нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная.

При копировании и перемещении  данных можно пользоваться командами  контекстного меню, которое появится после щелчка правой кнопкой мыши выделенной ячейки или диапазона  ячеек.

Если перед тем, как вставить содержимое ячейки, выделить не одну ячейку, а диапазон, то содержимое ячейки будет  скопировано во все ячейки диапазона. Помните, что при копировании  или перемещении новые данные заменят хранившуюся в ячейках  информацию.

 

Копирование данных внутри строки или столбца

 

Для копирование данных внутри строки или столбца выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать, и протащите маркер заполнения по заполняемым ячейкам. Все существовавшие ранее значения или формулы, а также форматы, в заполняемых ячейках будут замещены.

Чтобы быстро заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше, нажмите клавиши CTRL+D. Чтобы заполнить  содержимым ячейки слева, нажмите клавиши CTRL+R.

 

Предотвращение потери данных при копировании диапазона, содержащего пустые ячейки

 

Чтобы избежать потери данных при  копировании диапазона, содержащего  пустые ячейки, выделите ячейки, которые  нужно скопировать и нажмите  кнопку Копировать (Copy). Укажите левый верхний угол области вставки. В меню Правка (Edit) выберите команду Специальная вставка (Paste Special) и установите флажок Пропускать пустые ячейки (Skip blanks).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Копирование и перемещение ячеек со сдвигом  замещаемого диапазона

 

В связи с тем, что при копировании (вставке) диапазона все данные, содержащиеся в области вставки, будут замещены, в некоторых случаях появляется необходимость переместить содержимое ячеек из этой области. Excel позволяет произвести вставку ячейки или диапазона со сдвигом содержимого области вставки вниз или вправо.

Чтобы обеспечить сдвиг ячейки или  диапазона, расположенных в области вставки, выделите ячейки и укажите на рамку выделенного блока так, чтобы указатель принял вид стрелки, направленной под углом вверх, нажмите кнопку мыши и клавиши SHIFT+CTRL, а затем перетащите на требуемое место.

В момент перетаскивания вместе с  указателем будет видна только нижняя или боковая граница исходного  диапазона и адрес текущего расположения диапазона (ячейки). Обратите внимание, что после завершения операции сначала  надо отпускать кнопку мыши, а потом  клавиши SHIFT+CTRL.

 

Копирование и перемещение  ячеек с клавиатуры

 

При копировании и перемещении  ячеек с клавиатуры воспользуйтесь сочетанием клавиш, указанных рядом  с командами меню или традиционно  используемыми Windows-программами:

копировать – CTRL+C или CTRL+Insert;

вырезать – CTRL+Ч (CTRL+X) или SHIFT+Delete;

вставить – CTRL+M (CTRL+V) или SHIFT+Insert.

При перетаскивании, а также при  выборе команд Вырезать (Cut) или Копировать (Copy) и Вставить (Paste), Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы. Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут скопированы. Существует возможность просмотреть все ячейки, которые содержатся в скрытых строках или столбцах области вставки.

Удаление ячеек, строк и столбцов

 

Появится диалоговое окно Удаление ячеек (Delete), переключатель Удалить (Delete) которого позволяет задать направление сдвига прилегающей ячейки, строки и столбца для заполнения пространства, освободившегося после удаления ячеек (рис. 14.13):

ячейки со сдвигом влево (SHIFT cells left);

ячейки со сдвигом вверх (SHIFT cells up);

строку (Entire row);

столбец (Entire column).

С клавиатуры, чтобы удалить выделенные ячейки, нажмите на две клавиши CTRL и знак "-". Появится диалоговое окно Удаление ячеек. Клавишами перемещения курсора вверх или вниз установите переключатель в требуемое положение. Нажав клавишу Tab, переместитесь на кнопку ОK и нажмите клавишу Enter.

 

 

                                     

 

Рис. 14.13. Диалоговое окно, используемое для удаления ячеек, строки или столбца

 

 

При удалении строки находящиеся ниже ее строки перемещаются вверх, при удалении столбца все расположенные справа от него столбцы перемещаются левее. При удалении ячейки соседние ячейки перемещаются и заполняют освободившееся место. При очистке ячейки удаляется  ее содержимое (формулы и данные), форматы (включая числовые, условные форматы и границы) и примечания, но пустые ячейки остаются на листе.

Ввод формулы в ячейку

 

Для ввода формулы в ячейку выделите ее и введите в строку формул или  в ячейку знак "=".