Понятие документа, типовой и унифицированной систем документации

На основе конструкционной сетки  для всего множества документов, используемых в той или иной сфере  деятельности, создается формуляр-образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямоугольники) размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТ 6.10.5—87. В разработке унифицированных систем документации в народном хозяйстве на основе изложенного подхода накоплен большой опыт.

К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление документов в анкетной форме и составление документов по образцам. Типизация документов заключается в разработке для определенной сферы использования универсальных документальных решений, которые при последующей доработке под конкретные условия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации. Например, типовой договор поставки товаров, типовое положение о канцелярии организации, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т. п.

Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы находят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.).

Представление документов в анкетной форме — способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде перечня  вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с его правой стороны. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований, при составлении сводок, оформлении заказов и т. д.

Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных  деловых ситуациях по аналогии с  предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка, нотариальнозаверяемые документы  и др.).

Унификация в документировании может быть как самостоятельной  работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработке оптимальных  правил и требований по составлению, оформлению, документооборту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарта организации (по традиции стандарты низовых организаций, предприятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП — стандарт предприятия).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как  стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32—91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления)* или на их элементы (например, ГОСТ 9327— 60. Бумага потребительская. Форматы), так и унифицированные системы документации, например, унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Национальные стандарты (ГОСТ Р, а  также разрешенные к применению ГОСТ) действуют на территории Российской Федерации без каких-либо ограничений. Стандарты организаций (СТП) в России могут разрабатываться и применяться организациями в следующих случаях:

•   для обеспечения использования  на предприятиях технических регламентов  РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных стандартов, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов научно-технических, инженерных обществ и различных общественных объединений, СТП других организаций;

•   на создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и  производственные процессы (работы).

Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации. Вопросы государственного управления стандартизацией в РФ, включая координацию деятельности федеральных органов управления, взаимодействие с органами власти субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, образованное на базе Госстандарта России.

Литература

1. Волкова В.Н. Информационные системы в экономике: Справ. – М.: Финансы и статистика, 2005

2. Карминский А.М. Информационные системы в экономике. Методология и практика: Учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика, 2005.

3.Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник. - М.:ЮНИТИ, 2003.

4. Хореев П.Б. Методы и средства защиты информации в информационных системах. – М.: Изд.центр «Академия», 2005.

5. Черенков А.П. Информационные системы для экономистов. – М.: Экзамен, 2002.

6. Ясенев В.Н. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учебное пособие. – Н. Новгород, издательство ННГУ, 2003. – 226 с.