Пример анализа информационной системы

Пример  анализа информационной системы

 

 

1. Анализ информационной системы Домоуправления №20.
1. Краткая характеристика предприятия

Объектом исследования контрольной  работы   является Домоуправление № 20 - обособленное структурное  подразделение ГУ Новосибирская  квартирно-эксплуатационная часть.

Согласно штатному расписанию на 01.01.2010 года ДУ № 20 количество сотрудников  составляет  105 человек.

Предприятие оказывает услуги с  целью извлечения прибыли и удовлетворения населения в качественном и экономически безопасном коммунальном обслуживании.

Предметом  деятельности ДУ № 20 является   осуществление   в   установленном   законом  порядке   производственно  – хозяйственной,  финансовой   и   иной,   предусмотренной   Уставом.

Основной вид деятельности  ДУ № 20   ремонтные   и   восстановительные   работы:

• обеспечение проведения качественного обслуживания и эксплуатации жилого фонда;  
• создание внутрихозяйственных ремонтных бригад;
• оказание услуг по капитальному и  текущему ремонту жилых  помещений;
• озеленение и благоустройство, санитарная очистка населенных пунктов.

Для  достижения  целей  своей   деятельности ДУ № 20  вправе    приобретать  имущество, от своего имени совершать  сделки  и  иные   юридические   действия,    закупать   за  наличный   и    безналичный   расчет   материальные   ресурсы,    осуществлять   хозяйственную   деятельность   и   распоряжаться   принадлежащим,    на праве хозяйственного пользования,    ему    имуществом,    утверждать   цены   на    выполненные,    работы  и   услуги,  нести обязанности, быть истцом    и   ответчиком   в   суде,   в    арбитражном    суде.

2. Функциональная структура информационной системы предприятия

Проанализируем предприятие  как  систему. Внутренняя среда данного предприятия состоит из трех функциональных подсистем:

1. финансовая подсистема;
2. техническая подсистема;
3. кадровая подсистема.

 

 

рис. 1. Структура ДУ № 20

Охарактеризуем подсистемы по виду основных элементов и их функций. Финансовая подсистема предприятия  состоит из следующих основных элементов:

• Бухгалтерия. Функции отдела - сбор, обобщение, обработка хозяйственной и финансовой информации, а также контроль за правильным отражением доходов и расходов в документах, расчет зарплаты сотрудников.
• Расчетный  отдел. Функции отдела – начисление и прием квартплаты, работа с квартиросъемщиками по финансовым вопросам.

Техническая   подсистема   предприятия  ДУ № 20   состоит   из следующих  основных элементов:

• инженерно – технический отдел. Функции отдела – обеспечение проведения качественного обслуживания и эксплуатации жилого фонда, распределение трудовых ресурсов, прием жалоб и заявок от населения
• отдел снабжения. Функции отдела - организация бесперебойного обеспечения предприятия качественными сырьем и материалами, комплектующими.

Кадровая подсистема предприятия состоит из следующих  основных элементов:

• отдел кадров. Функции отдела - поиск, отбор и набор персонала, 
  аттестация кадров, обучение персонала. Осуществление        контроля над надлежащим оформлением установленной документации и т.д.;

     • профсоюзный отдел. Функции отдела - социальная защита персонала, организация социальных мероприятий.

 

1.3.  Анализ информационных потоков

Определим потоки входной, выходной информации.

Входной информацией в ИС является:

• Информация от населения о необходимости оказания услуг техниеского отдела.
• Постановления и законодательные акты органов местного самоуправления, а так же статьи трудового, уголовного и административного кодексов. Оперативный, бухгалтерский статистический учёт и отчетность на предприятии ведётся в соответствии с законодательством РФ.
• Данные о изменении тарифов на жилищно-коммунальные услуги.
• Иная нормативно-справочная, правовая информация.

Выходной информацией в ИС является:

• Финансово-бухгалтерская (платежные документы, реестры, отчеты).
• Предоставление информации населению о планируемых ремонтных работах.
• Правовая и справочная информация для квартиросъемщиков.
• Заявки поставщикам.
• Заключение договоров на оказание услуг.
• Уведомление квартиросъемщиков и собственников жилья о задолженности.

Кроме информации на входе и на выходе, между подсистемами предприятия циркулирует около 100 форм документов.

 

1.4. Описание аппаратного обеспечения функционирования информационной системы.

В организации в качестве аппаратных средств функционирования информационной системы используются различные персональные компьютеры.

Средние параметры имеющихся в  наличии ПК (в целом компьютеры мало различаются по производительности и являются, по сути, «офисным вариантом  комплектования»):

процессор: ADM Athlon™ XP 2000+;

материнская плата: Asus NCCHDL (Dual Socket 604, i875P);

ОЗУ: DRR 256 Мб;

HDD 40 Гб Maxtor 6E040L0;

видеокарта: ATI Radeon 9550 / X1050 Series 128 Мб;

дисковод: TEAC DW-552G DVD-R CD-RW;

контроллер гибких дисков: NEC 1,44 М, 3,5”;

монитор: Samsung 797DF.

Оргтехника:

принтер (2 шт.): EPSON STYLUS C65 Series (A4, 8MB, USB 2.0, лоток на 120 листов);

копировальная техника: Epson Stylus TX117 (цифровой копир/принтер/сканер);

Выход на принтер и копир возможен с каждого компьютера локальной  сети.

Структурно ИС включает в себя 5 персональных компьютеров Рис.1.

Все компьютеры объединены в локальную  сеть с возможностью обмена информацией. ПК в сети объединены в последовательную цепочку. Сигнал от любого компьютера передаётся в обоих направлениях.

Недостатком данного соединения является то, что при повреждениях кабеля сеть распадается на две автономные части.

Тип финансового  отдела - «Шина»:

 

Бухгалтер по

расчету заработной

платы 

Бухгалтер по

расчету квартплаты

 

 

                                                Главный бухгалтер

 

 

Бухгалтер-кассир

         Бухгалтер  по учету материалов

 

 

 

Рис 1. Информационная система организации.

 

Система питания компьютеров  осуществляется через сетевые фильтры.

Программное обеспечение ИС включает в себя:

- операционную систему Windows XP

- программы защиты от вирусов Лаборатория Касперского.

Финансовая подсистема включает в себя программный модуль «1С Бухгалтерия», «1С Зарплата и кадры», «1С ТСЖ».

Информационное обеспечение осуществляется при помощи сети Интернет, в частности  для информационного обеспечения  финансового отдела используется интернет версия журнала «Главбух», правовая система «Консультант плюс»

1.5. Характеристика средств безопасности в информационной системе.

Для предотвращения несанкционированного доступа к информации успешно применяется сертифицированное средство криптографической защиты информации КриптоПро CSP, используемое для формирования ключей шифрования и ключей электронной цифровой подписи, шифрования и имитозащиты данных, обеспечения целостности и подлинности информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.

Для защиты от вирусов установлено  программное обеспечение «Антивирус Касперского»

 

      1.6.  Предложения для оптимизации работы подразделений:

Обновление системных комплектующих  персональных компьютеров.

Переход от ADSL соединения Internet к высокоскоростному выделенному интернету. Технология ADSL уже не обеспечивает достаточного уровня скорости соединения, к тому же не является экономичным.

Что касается интернета, неприемлемым, на мой взгляд, является использование  стандартных средств доступа  в интернет, как то: Internet Explorer, OutLook Express, Windows Messenger. На рынке существуют более удобные, а главное более безопасные программные продукты. В качестве браузера я бы посоветовала использовать Mozila FireFox, Opera, а также набирающий в последнее время популярность браузер Google Chrome. В качестве мэйл-агентов The Bat и Mozila Thunder Bird.

  Создание современной ИС требует усилий большого количества высококлассных специалистов: системных аналитиков, инженеров и программистов. Для повышения эффективности рабочего процесса и предприятии необходимо ввести должности системного администратора и программиста.

 

1.7.  Графическое описание процессов деятельности предприятия