Проектирование баз данных

Содержание

 

 

 

 

Этап 1. Проектирование БД

На первом этапе проектирования базы данных определилось назначение базы данных, то есть, как она будет использоваться, и какие сведения она должна содержать. Зная это, можно определить, какие сведения будут храниться в таблицах и в полях таблиц.

Проектирование базы данных началось с разработки эскиза объектов. Затем были определены связи между объектами.

При разработке эскиза выяснили:

1. Какими данными мы располагаем и их тип

Основной состав полей таблицы  «Учет персонала»

Надбавки к основному окладу

2. Какие таблицы необходимо создать

В базе данных были созданы таблицы:

• Учет персонала;
• Отделы;
• Должности;
• Надбавки.

Тип данных полей таблиц:

 

 

 

3. Как таблицы связаны друг с другом

4. Какую информацию необходимо получить из форм и отчетов

Форма Учет персонала будет использована для ввода данных о сотрудниках фирмы.

Отчет Денежное вознаграждение сотрудников  фирмы будет использован для  получения информации о сотрудниках  фирмы и их денежного вознаграждения с учетом надбавок к окладу.

5. Какие запросы необходимы для создания форм и отчетов

Форма Учет персонала создана на основе таблицы Учет персонала и не требует дополнительных запросов.

Отчет Денежное вознаграждение сотрудников  фирмы создан на основе запроса Запрос4. Этот запрос извлекает из таблиц информацию о сотрудниках фирмы и их денежного  вознаграждения с учетом надбавок к окладу. Запрос содержит вычисляемое поле.

6. Нужны ли в запросах вычисляемые поля

Вычисляемые поля нужны только в  запросе Запрос4. Этот запрос извлекает  из таблиц информацию о сотрудниках  фирмы и их денежного вознаграждения с учетом надбавок к окладу.

Этап 2. Создание БД средствами MS Access

1. Запустили программу Microsoft Access.
2. Создали новую базу данных с именем «Персонал фирмы».
3. Создали структуру таблиц.

Для создания структуры таблицы  с СУБД Access на вкладке Таблицы нужно выбрать кнопку Создать и способ создания – Конструктор.

Далее ввели имя каждого поля и выбрали из раскрывающегося  списка соответствующий тип данных.

Кроме того, в каждой таблице определили, какое поле является ключевым. Для  этого установили курсор в строку этого поля и в меню Правка/Ключевое поле.

Этап 3. Создание формы для ввода данных

Форма создавалась с помощью  автоформы. С помощью автоформ можно  создавать формы, в которых выводятся  все поля и записи базовой таблицы  или запроса.

В окне базы данных нужно щелкнуть значок Формы в списке Объекты.

Нажать  кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. В диалоговом окне Новая форма выбрали Ленточная автоформа. В ленточной автоформе поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы.

Далее выбрали  запрос, в нашем случае это Запрос4, содержащий данные, на которых нужно  основать форму.

 Этап 4. Создание схемы данных (связывание таблиц)

После создания структуры таблиц в  СУБД Microsoft Access таблицы нужно связать для того, чтобы иметь возможность корректной выборки данных из нескольких таблиц.

Связь устанавливается между двумя  полями (столбцами) двух таблиц, при  этом поля должны иметь одинаковый тип данных

Для того, чтобы установить связи между таблицами, необходимо вызвать меню Сервис/Схема данных. Затем выделить и добавить в схему данных все таблицы.

Для установления связи нужно с  помощью мыши перетащить ключевое поле из одной таблицы на соответствующее поле другой таблицы.

Включить признак Обеспечение целостности данных. Если наложены условия целостности данных, в связанную таблицу нельзя будет добавлять записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице. И наоборот, нельзя удалить или изменить записи в главной таблице, для которых есть соответствующие в связанной таблице.

Установить флажок Каскадное обновление связанных полей, тогда любое изменение значения в главной таблице приведет к автоматическому изменению соответствующих значений в связанных таблицах, поэтому целостность данных не будет нарушена.

Далее закрыли окно Схема данных, сохранив изменения.

 

 

 

Этап 5. Заполнение таблиц данными

Заполнили таблицы данными в  соответствии с вариантом задания. Для того чтобы перейти в режим ввода данных, достаточно нажать кнопку Открыть на вкладки Таблицы.

Данные  таблицы «Учет персонала»

Данные таблицы «Отделы»

Данные таблицы «Должности»

Данные таблицы «Надбавки»

Этап 6. Организация запросов к базе данных

 

Перешли на вкладку Запрос и создали запрос в режиме Конструктор. В меню Добавление таблицы выделили необходимые таблицы и нажали кнопку Добавить. Закрыли диалоговое окно. Заполнили бланк запроса, перетаскивая имена необходимых полей с помощью мыши из таблиц в бланк запроса. Определили в запросе условие отбора.

Запрос. Выборка составить список сотрудников, имеющих иждивенцев на своем попечении, по отделам

Результат выполнения Запроса1:

 

Запрос. Запрос с условием ИЛИ:

Кто из сотрудников имеет  надбавку кандидата или доктора?

 

Результат выполнения запроса:

Запрос. Создание вычисляемого поля:

Рассчитать денежное вознаграждение сотрудников фирмы.

Для создания вычисляемых выражений в запросах удобно пользоваться Построителем выражения.

Построитель выражений может быть запущен из ячеек Поле и Условие отбора в режиме Конструктора запроса, а также из столбца Условие в окне макроса.

1. Сформировали бланк запроса, выбрав из таблиц необходимые поля. Установили курсор в пустую ячейку в строке поле для создания нового поля, которое образуется в результате создания вычисляемого поля.
2. В контекстном меню выбрали команду Построить.
3. В нижней части окна Построитель выражений двойным щелчком раскрыли папку Таблицы, далее указали курсором на имя таблицы Должность, в средней части окна выбрали имя поля Оклад и двойным щелчком перенесли его в область для создания выражения. Знаки арифметических операций можно найти в строке «кнопки операторов». Таким образом, построили выражения для вычисления вознаграждения сотрудников.

Перед полученной формулой ввели имя  нового поля Сумма:

Вид запроса в режиме Конструктора:

Результат выполнения запроса:

 

Запрос. Посчитать количество сотрудников,  не имеющих иждивенцев, по отделам

Такой запрос потребует не только задать условия отбора данных из соответствующих  таблиц, но и выполнить расчеты  итоговых значений. Для этого воспользуемся  групповыми операциями.

После того, как создали запрос, нажали кнопку (Групповые операции) на панели инструментов.  В бланке запроса (внизу) появилась строка Групповая операция. Для каждого поля в бланке запроса в этой строке выбрали значение Count – вычисление количества записей, удовлетворяющих запросу.

Вид запроса в режиме Конструктора:

 

 

Результат выполнения запроса:

 

 

Этап 7. Создание отчетов средствами MS Access

Отчет создавался с помощью автоотчета. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса:

1. В окне базы данных выбрали значок Отчеты в списке Объекты.
2. Нажали кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
3. В диалоговом окне Новый отчет выбрали Автоотчет: ленточный – поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.
4. Выбрали запрос, содержащий данные, на которых должен быть основан отчет.
5. Нажали кнопку ОК.

Тестовые задания

1. Информационная система — это:

1. совокупность документов, необходимых для работы предприятия;

2. совокупность информационных массивов;
3. взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Правильный ответ: с

2. В реляционных базах данных не используются следующие типы полей:

1. аналоговый тип;

2. тип примечаний;
3. текстовый тип;
4. числовой.

Правильный ответ: a, b

 

3. Над полями базы данных можно выполнять следующие операции:

1. описание;

2. составление отчета;
3. редактирование;
4. манипулирование;
5. архивацию.

Правильный ответ: a, c, d

 

4. Ключевое поле в таблице Microsoft Access используются для того, чтобы (укажите лишнее):

1. однозначно определить каждую запись таблицы

2. установить связи между таблицами
3. определить какого типа данные будут вводиться в это поле

Правильный ответ: c

 

 

5. Локальная вычислительная сеть (LAN) — это:

1. вычислительная сеть, функционирующая в пределах подразделения или подразделений предприятия;

2. объединение вычислительных сетей на государственном уровне;
3. общепланетное объединение сетей.

Правильный ответ: a

 

6. Наиболее эффективными средствами контроля данных в сети являются:

1. организация надежной и эффективной системы архивации;

2. использование зеркальных дисков;
3. система паролей, использование различного вида идентификационных пластиковых карточек.

Правильный ответ: c

 

7. Дополните:

Для сопряжения ПК с физическим каналом  передачи данных используют устройства – 

Правильный ответ: устройство обслуживания данных и устройство обслуживания канала.

 

8. Что представляет собой распределенная база?

1. данные хранятся на серверах баз данных и серверах приложений;

2. все данные хранятся на сервере БД;
3. данные хранятся как на сервере, так и на клиентских машинах в виде отдельных частей или синхронизируемых копий.

Правильный ответ: c

 

9. Что характерно для локальной сети?

1. большая скорость передачи информации;

2. возможность обмена информацией на большие расстояния;
3. наличие связующего для всех абонентов высокоскоростного канала для передачи информации в цифровом виде;
4. наличие канала для передачи информации в графическом виде.

Правильный ответ: a, c, d

10. Средства факсимильной передачи информации относятся к:

1. средствам вычислительной техники;

2. средствам коммуникационной техники;
3. сетевым технологиям.

Правильный ответ: b

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Акулов, О. А. Информатика : базовый курс : учебник / О. А. Акулов, Н. В.Медведев .- 4-е изд., стер .- М. : ОМЕГА-Л, 2007 .- 557 с.
2. Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии: учебник / М. В. Гаврилов . - М. : Гардарики, 2006. – 655 с.
3. Информатика : учеб. пособие для вузов по экон. специальностям / Г. Н. Хубаев, С. М. Патрушина, Н. Г. Савельева, Е. Г. Веретенникова .- 3-е изд., перераб. и доп .- Ростов н/Д : МарТ, 2010 .- 286 с.   
4. Информатика для юристов и экономистов: учебник для вузов / под ред. С.В. Симоновича. – СПб: Питер, 2006.