Проектирование и создание БД «Агентство недвижимости»

После выполнения команды Запрос/Запуск открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления.

 

 

 

Рис.15. Окно создания запроса на обновление

 

 

3.5. Создание  отчетов

 

 Самый простой способ  создать отчет – поручить сделать  это программе, так называемые автоотчеты (то есть отчеты, создаваемые автоматически). Для того чтобы  построить автоотчет необходимо:

1. Нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты.
2. Выбрать Автоотчет: в столбец или ленточный  и указать имя таблицы или запроса. Далее программа работает самостоятельно. На экране появляется полученный отчет (рис. 16).

 

Рис. 16. Автоотчет: в столбец

 

 

3. Закрыть отчет (щелкнуть на кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна отчета).
4. Программа просит Сохранить? Отвечаю Да.
5. Программа имя для сохранения отчета, предлагая имя таблицы или запроса, на основе которого составлялся отчет. Если желаете дать более осмысленное имя, то вводите его. Нажимаете кнопку Ok.

Теперь можно подкорректировать  заголовок отчета, названия колонок  или строк, выбрать тип и размер шрифта, выбрать цвет текста. Для этого нужно в режиме конструктора выделить заголовок отчета и напечатать в нем новый текст. Аналогично поступаем и с названиями колонок или строк.

 

Так же, можно создавать  отчёты с помощью Мастера отчётов.

 

1. В объектах выбираем  «Отчёты», нажимаем на «Мастер Отчётов».

2. Выбираем из поля  таблицы и запросы объект, по  которому будет создаваться отчёт (рис. 17).

 

 

Рис. 17. Создание отчёта с помощью Мастера отчётов

 

3. Выбираем поля, интересующие  нас, для создания отчётов (можно  выбирать из разных запросов и таблиц).

4. Выбираем параметры  отчёта, порядок сортировки, стиль,  имя, нажимаем готово.

Созданный отчёт по запросу  сортировки показан на рисунке 18.

 

Рис. 18. Отчёт по Запросу на выборку

3.6. Создание форм

 

В тех случаях, когда  пользователей не удовлетворяет представление данных в виде таблицы, они могут построить форму, которая позволяет расположить данные на экране так, как это требуется.

На вкладке Формы нажмем кнопку Создать, затем Автоформа. Выбираю в столбец в окне Новая форма.

Все поля такой таблицы выстроены  на ней «в столбец». На экран выводится одна из записей таблицы.

Ленточная форма это  и есть обычная таблица, имеющая  статус формы. Каждая запись занимает отдельную строку — «ленту» (рис.19).

Для форм, создаваемых автоматически, программа сама выбирает новый рисунок.

 

 

Рис 19. Автоформа «Обороты сотрудников»

3.7. Создание Подчиненных форм

 

Подчиненная форма – это форма, которая входит в состав другой формы  и отображает данные из связанной  таблицы.

Подчиненная форма создается для размещения данных из таблиц, связанных связью «один-ко-многим», в одном документе.

Рис. 20. Создание форм с помощью Мастера

1. В окне базы данных  в списке Объекты выбрать Формы.
2. На панели инструментов окна базы данных нажать кнопку Создать.
3. В диалоговом окне Новая форма дважды щелкните строку Мастер форм.
4. В 1-м шаге мастера выбираю Запрос - сортировка (рис. 20).
5. Дважды щелкаю по всем полям этого запроса, которые затем включатся в форму – щелкаю Далее.
6. На втором шаге выбираю вид представления данных и устанавливаю  переключатель Подчиненные формы – щелкаю Далее (рис.21).

Рис. 21.  Окно создания подчиненных форм

Рис 22.  Окно создания подчиненных форм: выбор стиля

 

 

Рис 23.  Окно создания подчиненных форм: Выбор названия форм.

7. На третьем шаге выбираю вид Подчиненной формы – устанавливаю переключатель на табличный.

 

Рис. 24. Вид подчиненной формы.

8. На четвертом шаге выбираю стиль Промышленный– щелкаю Далее (Рис.22).
9. Программа предлагает задать имена двум формам: Недвижимость и Клиенты подчинённая форма, щелкаю кнопку Готово (Рис. 23).

Подчиненная форма имеет вид, представленный на рисунке 24.

3.8. Создание кнопочной формы

 

Кнопочная форма-меню создаётся для  быстрого доступа к созданным  формам и отчётам

Для создания, изменения и удаления кнопочных форм служит диспетчер кнопочных форм, необходимо выполнить следующее:

1. Открываю базу данных.
2. В меню Сервис выбираю команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.
3. Выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажимаю кнопку Да.
4. Нажимаю кнопку Создать.
5. Ввожу имя новой кнопочной формы   и нажимаю кнопку OK.
6. Добавим новую кнопочную форму: Добавление данных в таблицу, для обеспечения удобства работы при добавлении новых данных в таблицу.
7. Определяю элемент кнопочной формы.

• Нажимаю кнопку Создать.
• Откроется окно Изменение элемента кнопочной формы.
• Выбираю в поле Команда «Открыть форму для добавления», а в поле Формы - форму Недвижимость.
• В поле Текст окна Изменение элемента кнопочной формы ввожу имя элемента кнопочной формы Недвижимость.
• Нажимаю кнопку ОК.

 

8. Далее добавляем остальные данные для подкнопочной формы «Добавление данных в таблицу».
9. Аналогично создаём подкнопочные формы «Изменение данных таблицы» и «Отчёты». При создании подкнопочной формы «Отчёты», выбираем команду «Открыть отчёт».
10. После того как мы создали все страницы кнопочной формы: «Добавление данных в таблицу», «Изменение данных таблицы», «Отчёты», Переходим к главной кнопочной форме, которая будет запускаться при загрузке нашей базы данных:

• Нажимаю кнопку Создать.
• Откроется окно Изменение элемента кнопочной формы.
• Выбираю в поле Команда «перейти к кнопочной форме», а в поле Кнопочная Форма – поочерёдно все созданные нами формы.
• Нажимаю кнопку ОК
• Для того чтобы можно было выйти из БД через главную кнопочную форму создаю ещё один элемент, в поле команды выбираю «Выйти из приложения», а в поле Текст ввожу Выход.

Чтобы Главная кнопочная  форма запускалась при загрузке Базы данных «Сборка и реализация компьютеров» Выберем команду Сервис > Параметры запуска. В списке Форма найдем имя созданной кнопочной формы.

4. Инструкция по использованию   базы данных

 

Для работы с базой  данных нужно:

 

1. Открыть базу данных: выполнить двойной щелчок на файле, содержащем её, т.е. на файле с именем Агентство недвижимости.mdb. В результате запустится программа Access и откроется окно базы данных с Главной кнопочной формой (рис. 25).

 

 

Рис. 25. Результат открытия базы данных

 

2. Пользователю достаточно выбрать пункт меню на Главной кнопочной форме, соответствующий заданию, и выполнить щелчок левой кнопкой мыши.
3. Чтобы добавить данные таблиц, выбираем пункт Добавление данных. В результате появится подменю – Подкнопочная форма Таблицы для добавления (рис. 26). Затем нужно выбрать пункт меню, соответствующий  таблице, например, Недвижимость. Рядом откроется новое окно (рис. 27), содержащее поля таблицы Недвижимость для ввода данных. Пользователь набирает значения полей. После появления на экране самой таблицы установить указатель мыши на первой колонке строки с изображением звездочки, щелкнуть внутри ячейки и набрать желаемое значение. Для перехода в соседнюю ячейку строки нажать Tab или Enter.

Пополненные записи в  таблицах отразятся в созданных  формах и отчетах.

4. Чтобы перейти в основное меню Главной кнопочной формы нужно выполнить щелчок на пункте НАЗАД.

 

 

 

Рис. 26. Подкнопочная форма Таблицы для добавления

 

 

 

 

Рис. 27. Окно ввода данных таблицы Недвижимость

 

 

Рис. 28. Изменение данных таблицы Недвижимость базы данных

 

 

5. Чтобы изменить или посмотреть значения таблиц базы данных, нужно выбрать пункт Изменение данных на Главной кнопочной форме. Если мы откроем таблицу Недвижимость, то увидим, что наша таблица пополнилась (рис. 28).
6. Чтобы посмотреть полученные отчеты, выбираем пункт Отчеты на Главной кнопочной форме.
7. Для печати отчетов нужно после открытия самого отчета выполнить щелчок на кнопке Печать панели инструментов Access.
8. Для выхода из программы щелкнуть на кнопке Закрыть в заголовочной строке программы Access.

5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ         

 

СУБД МS Ассеss является в настоящее время одной из самых популярных среди настольных систем. Среди причин такой популярности следует отметить:

• удобство ввода  и редактирования данных таблиц, т.к. программа создает интерфейс по выбору пользователя;
• производит поиск данных в таблицах по определенным критериям;
• контролирует ключевые поля;
• создает любые формы отчетов, в которых можно менять содержание и стиль оформления;
• дает возможность пополнять базу данных новыми таблицами и решать новые задачи, т.е. составлять новые отчеты и формы.

Все это позволяет  считать Access надежной программой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  Литературы

 

 

 

1. Информатика. Базовый курс: Учебник для вузов / Под ред. С.В.Симоновича.-СПб.: Питер, 2007.-640 с.
2. Хомоненко А. Д. Базы данных: Учебник для вузов / А. Д. Хомоненко, В. М. Цыганков, М. Г. Мальцев; под ред. А. Д. Хомоненко.-СПб: КОРОНАпринт, 2004.-736 с.;
3. Робинсон С.  Microsoft Access 2000: учебный курс. СПб: «Питер». 2000.
4. Электронный учебник Microsoft Access 7.0.
5. Лекции БД. УГАТУ, 2006.
6. Методические указания к лабораторным работам по дисциплине «Информатика»