Расширенный фильтр

Содержание

 

Исходная таблица «Деканат»

По условию своего варианта набираем и форматируем (ФИО, дата рождения, группа, факультет, предмет, дата сдачи экзамена, оценка). Оформляем таблицу всеми известными способами форматирования.

 

 

Далее выполняем  сортировку данных таблицы.

Сортировка

Выполняем сортировку, для  этого заходим в меню Данные –  Сортировка и выбираем 3 ключа сортировки.

1. Отсортировать данные таблицы по «факультет».
2. Далее по «группа».
3. И в последнюю очередь по Фамилии.

Для этого необходимо:

• Поставить курсор на любую ячейку таблицы;

Выполнить команду Данные/Сортировка / задать 3 ключа сортировки.

Результат сортировки:

Фильтры

 

Задание: Найти студентов-отличников с двух факультетов Факультет1 и Факультет 2, родившихся в период Дата 1 и Дата 2

поставить курсор на любую  ячейку базы данных;

• выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр;
• активизируем ячейку «Оценка»;

задаем условие: выборку  конкретной оценки – Отлично

• задаем второе условие по столбцу «Факультет» -Биологический и Исторический;

• задаем третье условие по столбцу «Дата рождения» >=01.01.1969 или <=01.01.;

В результате, отобразились те записи, которые удовлетворяют данным критериям:

 

Расширенный фильтр

 

Найти информацию о студентах в  возрасте от Возраст 1 и Возраст2, сдавших  экзамены по предметам Предмет1 и Предмет2 на оценку Отлично.

Расширенный фильтр позволяет:

• сразу копировать отфильтрованные записи в другое место рабочего места рабочего листа;
• сохранять критерий отбора для дальнейшего использования;
• показывать в отфильтрованных записях не все столбцы, а только указанные;

В свободное место  на листе скопировать заголовок  критериев поиска;

Результат расширенной фильтрации:

Подведение промежуточных итогов

 

Определить количество экзаменов, сданных каждым студентом  и средний балл.

Excel обладает очень полезным средством автоматического подведения промежуточных итогов.

Выбрать в меню данные команду Итоги.

Заполнить окно диалога Промежуточные итоги следующим образом

в окне При каждом изменении в установить заголовок выбранного столбца.

в окне Операция установить нужную операцию (сумма, среднее, максимум, минимум и т. д.).

в окне Добавить итоги установить заголовки полей по которым будут выводиться итоги.

Установить флажки в окнах Заменить текущие итоги и Итоги под данными.

Нажать кнопку ОК.

Полученный  список будет структурирован. Эту структуру можно использовать для просмотра только общих итогов после щелчка по символу строки уровня 1, для просмотра только промежуточных и общих итогов после щелчка по символу строки уровня 2 и для просмотра всех уровней после щелчка по символу строки 3.

Полученную структуру  можно также использовать для  сортировки списка по значениям промежуточных итогов. В этом случае все строки с исходными данными, несмотря на то, что они скрыты, сортируются вместе со своими итоговыми строками.

Флажок Конец страницы между группами в окне диалога Промежуточные итоги используется при печати списков, содержащих промежуточные итоги. Если флажок установлен, то Excel печатает каждую группу на отдельной странице.

Для удаления промежуточных  итогов и структуры необходимо открыть  окно диалога Промежуточные итоги и нажать кнопку Убрать все. Для замены текущих промежуточных итогов новыми, вычисленными с использованием другой итоговой функции, нужно в окне диалога Промежуточные итоги установить флажок Заменить текущие итоги.

Промежуточные итоги  могут быть вложенными, т.е. промежуточные  итоги можно создать внутри уже  существующих. Для этого после  формирования промежуточных итогов необходимо повторно применить команду Итоги, задав в окне При каждом изменении в новый заголовок столбца, по которому будет производиться подсчет итоговых значений.

Получаем результат  подведения промежуточных итогов.

Функция для анализа списка

 

Подсчитать средний  бал в группе Группа по предмету Предмет.

Excel содержит более 400 функций, поэтому очень удобно пользоваться  Мастером функций. Его использование позволяет также избежать ошибок при вводе функций.

В диалоговом окне Мастера функций функции разбиты на категории, первые две из которых содержат 10 недавно использовавшихся и Полный алфавитный перечень.

Функции категории Работа с базой данных обеспечивают для обсчета данных в базе.

В своей работы мы воспользовались  с функцией БДСЧЕТА, для определения подсчета количество студентов в группах.

Проверка данных

 

Excel позволяет указать тип данных, которые могут помещаться в определенной ячейке или диапазоне. Чтобы вызвать функцию проверки вводимых данных, выделите нужную ячейку или диапазон, а затем выберите команду Данные - Проверка. В результате Excel отобразит на экране диалоговое окно Проверка вводимых значений с тремя вкладками. Щелкнем на вкладке Параметры и укажем тип данных, которые должны находиться в данной ячейке.

Щелкнем на вкладке Сообщение для ввода и введем сообщение, которое должно появляться на экране при выделении указанной ячейки (необязательно).

Это сообщение будет  предоставлять средство Помощник (если он отображен на экране) или появится в маленьком всплывающем окне.

Проверку допустимости данных можно выполнять для произвольного числа ячеек.

 

При неправильном наборе даты сдачи выводится сообщение:

 
Список использованной литературы

1. Михеева, Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Елена Викторовна Михеева. – 3-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 256 с.
2. Практикум по экономической информатике: Учебное пособие: Ч.1 / Под ред. Е.Л.Шуремова, Н.А.Тимаковой, Е.А.Мамонотовой – М.: Перспектива, 2004. – 300с.
3. Симонович, С.В. Информатика для юристов и экономистов / Симонович С.В. и др. – СПб.: Питер, 2003. – 688 с. –  ISBN 5-272-00249-0
4. Фуфаев, Э.В. Пакеты прикладных программ: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Э.В. Фуфаев, Л.И. Фуфаева. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 352 с.
5. Колмыкова, Е.А. Информатика: учебное пособие / Е.А. Колмыкова, И.А.Кумскова. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 416 с.