Разработка базы данных Access

          2.4 Разработка кнопочного меню

Кнопка помещается в форму как  механизм запуска некоторого определенного  процесса. Примеры таких процессов  приведены ниже.

• Переходы по записям. Щелкнув на кнопке, можно перейти к следующей, предыдущей, первой или последней записи.

• Обработка записей. Кнопки этого  типа позволяют удалить, добавить, продублировать, сохранить, восстановить или напечатать запись.

• Работа с формой. С помощью  этих кнопок можно открыть или  закрыть форму, распечатать ее или открыть страницу в многостраничной форме.

• Работа с отчетом. Используя такие  кнопки, можно отправить отчет  в файл или по почте, просмотреть  или распечатать его.

• Приложение. Кнопки этого типа позволяют  запустить некоторые другие приложения, например Microsoft Word или Microsoft Excel, а также выйти из приложения Access.

В соответствии с этим, я разработала  кнопочную форму, которая представлена на рисунке 19.

 

Рисунок 19 - . Форма кнопочного меню базы данных «Автосалон»

Для удобства работы с базой данных разработана форма кнопочного меню, позволяющая получить доступ к основным объектам БД. Для автоматического запуска этой формы при открытии базы данных создан макрос с именем autoexec.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           3 Реализация работы с базами данных в MS Excel

Инструменты  пакета  Microsoft Office очень хорошо взаимодействуют между собой, и мы имеем возможность экспорта данных из нашей базы в  табличный процессор MS Office Excel.

Экранная копия вида книги после  экспорта всех таблиц и запросов представлена на рисунке 20. Так же на этом рисунке можно увидеть результат сортировки по возрастанию даты, применение фильтра по полю «товар» и итоговую сумму по столбцу «Цена»

Рисунок 20 - Книга MS Excel с импортированными таблицами и запросами

Так как Excel позволяет работать только с «плоскими» таблицами, то связь между импортированными таблицами будет осуществляться путем задания связей между листами. Для задания связи необходимо скопировать независимую ячейку и воспользоваться функцией «вставить связь» в зависимой. Пример вида таблицы «packets» с проставленными связями к таблице «banks» представлен на рисунке 21.

Рисунок  21 - Пример создания связи между таблицами базы данных в Excel

       Для графического представления данных используются диаграммы. Excel обладает большим количеством стандартных типов диаграмм. На рисунке 22 представлен пример стандартной круговой диаграммы для анализа сумм заказов. Диаграмма размещена на отдельном листе.

Рисунок 22 - Cтандартная диаграмма «Продажи»

Помимо стандартных типов диаграмм предусмотрено использование нестандартных. Пример такой диаграммы для просмотра позиций заказов представлен на рисунке 23 (т.к. числовые и текстовые столбцы есть в таблице «Кредиты по суммам»), Диаграмма размещена на том же листе, что и таблица.

Рисунок 23 - . Нестандартная диаграмма «Кредиты по суммам»

Для удобства просмотра определенных данных используется мощный инструмент фильтрации по различным критериям. Для создания фильтра по нескольким столбцам необходимо использовать предварительно созданный диапазон условий. К таблице «Продажи» применен фильтр, отображающий продажу машин марки Audi, количество которых проданно больше 3. Параметры условий выборки представлены на рисунке 24. Результат фильтрации представлен на рисунке 25.

 

                          Рисунок 24 - Условия фильтра

 

Рисунок 25 -  Пример использования  фильтрации данных

 

                                              Заключение

СУБД - системы управления базами данных, довольно обширный класс программ. Появились они достаточно давно, еще в те далекие времена, когда на экранах дисплеев можно было видеть только буквы и цифры, но никак не рисунки. Но тогда специалисты по вычислительной технике уже поняли, что компьютер является превосходным средством хранения информации и, что самое главное, средством обработки этой информации. Сейчас это очевидно, но раньше почему-то компьютер считали большим автоматизированным калькулятором, что, безусловно, сужало область его применения.

Как бы там ни было, когда возникла необходимость хранить большие объемы данных, встал вопрос, как именно следует это делать. Создавались самые разные варианты, но потом все пришли к выводу, что наилучшим решением являются так называемые реляционные базы данных. В них вся информация распределяется по нескольким таблицам, а между таблицами устанавливается связь. Оказалось, что практически все задачи, требующие использования баз данных, можно решить именно с применением реляционной модели.

Access - типичная «настольная» система. Этот термин взят по аналогии с типом компьютеров - персональных, или настольных. Так говорят, чтобы подчеркнуть отличие этой системы от других, которые используются, например, на серверах. Задачи и особенности использования серверной и персональной баз данных настолько различны, что можно считать, что есть две разные области применения вычислительной техники, хотя в обоих случаях мы имеем дело с эксплуатацией баз данных.

Несмотря на то, что существует много СУБД, Access является едва ли не самой популярной программой такого рода. Почему? Несомненно, на его популярность влияет популярность пакета программ, в который он входит Microsoft Office. Если во многих организациях пользуются именно этим пакетом программ, то резонно предположить, что и СУБД используют из этого пакета, даже если она по каким-то параметрам уступает другим продуктам. Во-первых, пользователям легче освоить работу с такой программой, потому что многие инструменты работают одинаково в разных приложениях (не говоря уже о том, что рисунки на кнопках одинаковые). Во-вторых, легче осуществляется обмен данными между приложениями - не надо переходить от стандарта к стандарту.

Кроме того, надо учитывать, что по Access накоплено огромное количество различных материалов: книг, программ, баз данных, сайтов в Интернете.

Получается, что преимущество Access заключается в первую очередь в минимизации затрат и времени на разработку пользовательского приложения. А это во многих случаях является решающим фактором выбора СУБД.

В ходе выполнения данной работы были использованы следующие возможности MS Access для быстрой разработки базы данных:

• экспорт схемы данных из программ проектирования;
• использования визуальных форм для работы с таблицами базы данных;
• применение запросов для выборки данных и вычислений;
• использование отчетов для отображения и группировки данных с возможностью вывода на печать;
• использование встроенных объектов-диаграмм для наглядного отображения данных.

Access не единственная программа в пакете Office, позволяющая работать с базами данных. Табличный процессор Excel позволяет обрабатывать таблицы как единую базу данных.

Excel предоставляет следующие возможности обработки базы данных:

• связь между зависимыми ячейками разных таблиц;
• сортировка данных;
• фильтрация данных;
• построение диаграмм на основании различных данных. 
  

Список использованной литературы

1. Microsoft Office Access 2003. Шаг за шагом. Официальный учебный курс. – Microsoft, 2004. – 432 с.
2. Гончаров А.Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами. – М.: Кудиц-Образ, 2004. – 272 с.
3. Диго С.М. Создание баз данных в среде СУБД Access’2000. – М., 2001 – 139 с.
4. Волков В. Понятный самоучитель Excel 2010. – С-Пб: Питер, 2010.
5. Джон Уокенбах. Mirosoft Excel 2010. Библия пользователя. – М.: Диалектика, 2011.
6. Рогозин А.В., Серогодский В.В., Козлов Д.А. Трюки, полезные приемы и готовые ответы на каждый день в Excel 2007 – М.:Наука и техника, 2009.
7. Пол Мак-Федрис. Формулы и функции в Microsoft Office Excel 2007 – М: Вильямс, 2008.