Разработка и типы запросов к базе данных в СУБД MS Access

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

 

 

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ (ВЗФЭИ)

ALL-RUSSIAN DISTANCE INSTITUТE OF FINANСE & ECONOMICS

 

КАФЕДРА МАТЕМАТИКИ И ИНФОРМАТИКИ

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Информатика»

на тему «Разработка и  типы запросов к базе данных в СУБД MS Access»

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                 Исполнитель: Питковская Наталья

Александровна

Направление: Бакалавр экономики

                                                     Группа: 1БЭу-1

                                                                                 № зачетной книжки: 11ФЛБ00233

                                                                                Руководитель: Поддубная Марина               Львовна, - к.ф-м.н.,зав.кафедрой

 

 

Барнаул, 2012

Оглавление

Введение 3

I. Теоретическая часть 5

1.Разработка запросов в MS Access 6

2.Типы запросов в MS Access 12

Заключение 16

II. Практическая часть 17

1. Общая характеристика задачи 17

2. Описание алгаритма решения задачи 18

Список литературы 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В теоретической части  данной курсовой работы будет говорится о разработке и типах запросов к базе данных в СУБД MS Access.

Цель  и задачи исследования – разобрать основные шаги разработки запросов в MS Access и выделить основные типы запросов в MS Access. Объектом изучения является СУБД MS Access, а предметом изучения – запросы и их типы.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки  информации имеют общую природу  и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством  представления структур данных и  манипулирования ими. Концепция  баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

В практической части будет представлено решение задачи:

Для решения поставленной задачи наиболее целесообразно использовать пакет прикладных программ MS Excel. Его использование можно обосновать следующим:

• в этом пакете есть все необходимые для выполнения поставленной задачи средства расчетов;
• этот пакет прикладных программ имеет на сегодняшний день наибольшее распространение на персональных компьютерах, что позволяет использовать созданные для расчета формы в дальнейшем для подобных задач в реальной работе экономиста.

Поставленная задача решалась в  версии MS Excel 2007.

Также при написании данной курсовой работы использовалась программа MS Word 2007.

Технические характеристики компьютера, на котором выполнялась данная курсовая работа:

• Процессор: Intel(R) Core(TM) i5-2410M CPU @ 2.30GHz
• Установленная память(ОЗУ): 4,00 ГБ
• Тип системы: 32-разрядная операционная система

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I. Теоретическая часть

В теоретической части мы рассмотрим основную разработку запросов   и  типы запросов в MS Access.

Запросы являются универсальным средством  поиска и анализа данных, хранящимся в таблицах базы данных. Запросы позволяют не только выполнять определенные действия, но также одновременно использовать данные нескольких связанных таблиц,  группировать данные,  выполнять вычисления и т.д. [1, с. 127]

Запросы создаются пользователем  для выборки необходимых ему  данных из одной или нескольких связанных  таблиц и представления выбранных  данных также в виде таблицы. Запрос может формироваться двумя способами:

• с помощью запросов по образцу — QBE (Query By Example);
• с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language), т.е. специализированного языка, предназначенного для организации запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных.

Практически все типы запросов в Access можно создать визуально. Исключение составляют сквозные запросы (SQL-pass-through), т.е. запросы из других приложений, запросы на изменение структуры данных и запросы объединения.

Визуально можно построить запросы  добавления, удаления, обновления и  создания таблиц.

Отметим также, что одной из наиболее сильных сторон Access являются фильтры, которые строятся с помощью запросов или посредством установки критериев. Для облегчения этой задачи используют параметрические запросы. [2, Запросы в СУБД Access]

 

 

1.Разработка запросов  в MS Access

Основные принципы конструирования  запроса заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запросов.

Запрос на выборку позволяет  достаточно просто выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты запроса отображаются в виде таблицы.

При конструировании запроса достаточно выделить и перетащить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.

Результаты выполнения запроса  выводятся в режиме таблицы. Несмотря на то, что поля результирующей таблицы  принадлежат, как правило, нескольким таблицам базы данных, с ними можно работать так, как если бы они принадлежали одной таблице. Можно также менять данные в таблице результатов запроса на выборку, при этом сделанные изменения будут внесены в базовые таблицы.

Для создания запроса в окне базы данных надо выбрать закладку Запрос и нажать кнопку [Создать]. В открывшемся окне Новый запрос из предложенных типов запросов следует выбрать Конструктор. [2, Запросы в СУБД Access]

Если открыть запрос в режиме конструктора или если открыть форму, отчет или таблицу, а затем открыть окно расширенного фильтра, отображается бланк запроса, в котором пользователь может изменить запрос для получения нужных результатов.

Рис.  1

1.Добавление или удаление таблиц, запросов и полей

2.Расчет значений

3.Ограничение результатов с  помощью условий отбора

4.Сортировка записей

 

Добавление  или удаление таблиц, запросов и  полей

Если нужные данные не получены, можно  добавить в запрос таблицу или  запрос; можно также удалить из запроса таблицу или запрос, если они не требуются. После добавления в запрос таблиц или запросов становится возможным добавление из них полей  в бланк запроса, а также удаление полей, которые больше не нужны.

Рис.  2

1. Линия объединения между списками полей указывает, как данные из одной таблицы связываются с данными из другой.

2. Чтобы отобразить поле в результатах запроса, перетащите это поле из списка полей в столбец в бланке запроса. [5, Разработка запросов]

 

Расчет  значений

Добавьте значения в поля или  выполните другие расчеты с данными, указав тип вычислений для выполнения.

Рис.  3

1. Используйте статистические функции, такие как Sum или Avg, для расчетов по всем записям итоговых значений полей, включенных в бланк запроса.

2. Для расчетов итоговых значений полей по группам записей выберите операцию Группировка. [5, Разработка запросов]

 

Ограничение результатов с помощью результатов  отбора

Задайте условия для ограничения  круга записей, отображаемых в результатах  запроса, или записей, включаемых в  вычисления.

Рис.  4

1. Чтобы ограничить число записей в результатах запроса, введите условия в одно или несколько полей.

2. Для ввода альтернативных условий для одного поля воспользуйтесь строкой Или.

3. Введите условия для разных  полей. Например, для заказов,  сделанных между 1.6.01 и 15.6.01 ...

4.  ... можно рассчитать итоговые суммы, но отобразить только превышающие 100 000 р. [5, Разработка запросов]

 

Сортировка  записей  в формах и таблицах

Отсортируйте результаты запроса, указав порядок сортировки в бланке запроса.

Рис.  5

1. Если порядок сортировки указан для нескольких полей, то Microsoft Access сначала выполняет сортировку по первому полю слева. Поэтому пользователь должен упорядочить поля слева направо в том порядке, в котором требуется выполнить сортировку.

2. Задайте сортировку по возрастанию или по убыванию или удалите условие сортировки. [5, Разработка запросов]

 

Использование знака звездочки (*) в бланке запроса

Чтобы включить в запрос все поля из таблицы или запроса, можно  либо выбирать каждое поле по отдельности, либо использовать подстановочный знак звездочки (*). В запросе удобнее применять знак звездочки, а не выбирать все поля. При использовании знака звездочки в результаты запроса автоматически включаются все поля, добавляемые в базовые таблицу или запрос после создания данного запроса. Все удаляемые поля будут автоматически удаляться из запроса.

При использовании звездочки необходимо добавить поля и знак звездочки в бланк запроса до сортировки записей или задания условий отбора для полей.

При одновременном перетаскивании в бланк нескольких полей Microsoft Access помещает каждое поле в отдельный столбец. Если перетащить в бланк знак звездочки, Microsoft Access помещает имя таблицы или запроса в один столбец и добавляет к имени точку и звездочку (например, Типы.*). Оба эти действия приводят к одинаковому результату.

Если звездочка вводится в строку Поле с помощью клавиатуры, а не методом перетаскивания, то имя таблицы также следует ввести с клавиатуры. Например, введите Клиенты.*. [5, Разработка запросов]

 

 

 

Особенности разработки или изменения запросов в среде 

Если вы откроете запрос и начнете  изменять его структуру, а в это  время другой пользователь изменит  структуру запроса до сохранения внесенных вами изменений, то Microsoft Access выведет на экран сообщение о том, что структура запроса была изменена. В этом случае имеется выбор, заменить новую версию своей версией или сохранить свою версию под другим именем. Если в то время, пока вы меняете структуру запроса, другие пользователи используют этот запрос для просмотра данных, они не увидят изменения структуры запроса, пока не закроют и снова не откроют запрос. [5, Разработка запросов]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Типы запросов  в MS Access

 

Запрос — вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению.

Перечислим типы запросов, которые могут быть созданы с помощью Microsoft Access:

• запрос-выборка, задающий вопрос о  данных, хранящихся в таблицах, и представляющий полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах;

• запрос-изменение, изменяющий или  перемещающий данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы или запрос на ее обновление;

• перекрестные запросы, предназначенные  для группирования данных и представления  их в компактном виде;

• запрос с параметрами, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса;

• запросы SQL, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Язык SQL (Structured Query Language) — это язык запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обработке реляционных баз данных (например, Microsoft Access). [4, Типы запросов]

 

Зпросы на изменение

• Запрос на добавление значений.        Создает новую строку и вставляет значения литералов в указанные столбцы. Запросы этого типа создаются с помощью инструкции SQL INSERT INTO…VALUES.
• Запрос на добавление.        Создает новые строки, копируя существующие строки из одной таблицы в другую или копируя строки из той же таблицы как новые строки. Запросы этого типа создаются с помощью инструкции SQL INSERT…SELECT.
• Запрос на обновление записей.        Изменяет значения отдельных столбцов в одной или нескольких существующих записях таблицы. Запросы этого типа создаются с помощью инструкции SQL UPDATE.
• Запрос на удаление.        Удаляет одну или несколько строк из таблицы. Запросы этого типа создаются с помощью инструкции SQL DELETE. Запросы на удаление удаляют строки целиков. Если требуется удалить значения из отдельных столбцов, следует использовать запрос на обновление.
• Запрос создание таблицы.        Создает новую таблицу и строки в ней, копируя результаты запроса. Запросы этого типа создаются с помощью инструкции SQL SELECT…INTO.