Реактивное совершенствование

2 Реактивное совершенствование

Существует деление процессов  на сильные и слабые. Возникающие в ходе выполнения сильного процесса отклонения поддаются коррекции с помощью стандартных регламентированных методов.

Отклонения, возникающие в ходе осуществления  слабого процесса, такой коррекции не поддаются и в этом случае для возвращения на плановую траекторию необходимо изменить сам процесс.

Существует инструмент для осуществления  реактивного совершенствования, который называется метод «7 шагов». В его основе лежит цикл Деминга PDCA.

 Для эффективного использования  метода «7 шагов» необходимо  применение основных инструментов качества, причем около 70% задач могут быть решены с использованием:

- графического представления информации;

- анализа Парето;

- диаграммы Исикава.

Эффективное использование данного  метода требует участия команды.

Требования к содержанию «7 шагов» совершенствования.

Шаг 0 – Состояние группы перед началом процесса улучшения.

Шаг 1 – Выбор темы.

При выполнении этого шага необходимо использовать следующие принципы:

- руководство со стороны менеджера;

- ориентация  на слабые стороны («5зол»: дефекты, ошибки, опоздания, потери, несчастные случаи);

- работа  над действующим процессом (это  необходимо для сбора данных  и обеспечения ценности решений);

- ориентация  на результаты, а не на причины; 

- использование правила «золотой  середины» в формулировках (формулировки  не должны быть слишком широкими  и слишком узкими).

- необходимо составить график  работы.

Шаг 2 – Сбор и анализ данных.

1. Идентификация  процесса сбора данных.

2. Анализ данных (приемы: графическое  представление данных; стратификация  (расслоение); изучение отклонений).

3. Обеспечение соответствия данных  процессу (достаточное количество  измерений, независимость измерений,  функционирование процесса в  нормальном режиме во время сбора данных).

4. Обеспечение логической последовательности - позволяет обеспечить максимальную эффективность процесса, а также максимально возможное улучшение;

5. Использование стандартного формата  инструментов качества (диаграмма  Исикава, диаграмма Парето).

Шаг 3 - Анализ причин.

1. Использование диаграмм Парето, Исикава.

2. Тщательное исследование причин (правило «5 Why»)

3. Выполненная работа должна  заканчиваться логичным и понятным  выводом. Все используемые при  анализе графики должны подтверждать  только одну концепцию. Каждый  график должен быть также сопровожден  выводом.

Шаг 4 - Планирование и внедрение  решения.

1. Формулировка решения должна  вытекать из выявленной на  предыдущем шаге главной причины.

2. Принимаемое решение должно  быть локально направленным на  устранение только выявленной  причины.

3. Совместимость предлагаемого  решения с предшествующим анализом.

4. Нельзя пытаться наладить все  сразу (если данный цикл не  решил проблему полностью, необходимо  выполнении следующих циклов).

5. Принимаемое решение должно  быть понятным для персонала  организации.

6. Принимаемое решение должно  быть оцениваемым.

7. Принимаемое решение должно  быть приемлемым для руководства.

Шаг 5 - Оценка эффектов.

1. Подтверждение улучшения. Рекомендуется  использовать простые инструменты  качества (графическое отображение информации, карта Шухарта, диаграмма Парето).

2. Оценка сопутствующих эффектов.

3. Акцент на процесс улучшения,  а не на результат. Создание  группы и постоянно воспроизводящегося процесса улучшения важнее достигнутого единовременного результата, постоянное воспроизведение процесса улучшения позволяет мелкими шагами достичь существенных результатов.

Шаг 6 - Стандартизация решения.

1. Подробная идентификация решенной  проблемы и способы ее решения  в нормативных документах.

2. Подробная идентификация процесса решения проблемы.

При выполнении этого этапа необходимо обеспечить воспроизводимость процесса совершенствования даже в том случае, если участвовавшие в работе люди уходят. В связи с этим необходимо подробно документировать процесс совершенствования и отдельные этапы его выполнения. Необходимо обеспечить ознакомление с процессом и его результатами персонал организации.

Рекомендуется производить это  ознакомление в форме презентации  работы команды.

Шаг 7 - Отражение на процессе.

Группа, решившая проблему, и сам  процесс ее решения очень важны  для организации. В связи с этим необходимо сделать процесс реактивного совершенствования постоянным, для чего необходимо оценить качество выполненной работы и разработать меры по совершенствованию деятельности группы.

1. Необходимо обобщить наиболее  важный опыт, приобретенный группой.

2. Изучение аналогичных процессов,  выполненных другими группами.

3. Определение направлений совершенствования  деятельности группы и уровня  решаемых ею задач.

Результаты выполненной командой работы представляются коллективу организации  на презентации.

Цели презентации:

- моральное поощрение участников  команды за успешную работу.

- пропаганда передового опыта  и знаний.

- вовлечение персонала.

Поскольку процесс важнее результата, его тоже необходимо постоянно улучшать, при этом высшее руководство организации  не может оценить эффективность работы группы. В связи с этим для морального стимулирования участников группы и распространения передового опыта внутри организации рекомендуется использовать презентацию успехов группы. Для успешного проведения презентации с максимальной эффективностью предлагаются следующие правила:

1. Презентация проводится во  вне рабочее время, и приглашаются все желающие;

2. Выступление участников группы  иллюстрируются слайдами. Обязательно  должны быть слайды, на которых представлены члены группы, ее название и логотип. Рекомендуется использование членами команды своей особой символики.

3. Обязательно присутствие старшего  менеджера.

4. Перед началом презентации  должен выступить главный менеджер. 70% его выступления должно быть уделено положительным сторонам работы группы, 30% - формулировке задач на будущее, критика не допускается. Все похвалы должны быть строго адресными.

5. В процессе выступления участников  группы присутствующие менеджеры  обязаны показывать свою заинтересованность  с помощью невербальных знаков  внимания: менеджеры сидят в первом ряду, причем главный менеджер в центре, чтобы его могли видеть все присутствующие; главный менеджер должен присутствовать в течение всей церемонии, сидя на краю стула, наклонившись вперед, подчеркивая интерес своим поведением; реагируя на хорошие высказывания, он должен кивать головой и произносить фразу "очень хорошо"; нельзя прерывать выступающего; менеджеры обязаны делать пометки и задавать вопросы после выступления.

6. Презентация должна быть построена  в формате «7 шагов» и движение  должно совершаться от первого к седьмому.