Редактирование и форматирование текста

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 18 Апреля 2012 в 19:12, контрольная работа

Описание работы

В данной работе рассмотрены понятия, методы и приемы, относящиеся к созданию текстовых документов с помощью компьютера.

Файлы: 1 файл

2 ИНФОРМАТИКА Редактирование и форматирование текста.doc

— 89.00 Кб (Скачать файл)

Введение 

       В данной работе рассмотрены понятия, методы и приемы, относящиеся к  созданию текстовых документов с  помощью компьютера.

       Общее название программных средств, предназначенных  для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов, - текстовое процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word. Это связано, прежде всего, с тем, что его создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы в России путем включения в нее средств поддержки  работы с документами, исполненными на русском языке. 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

   1.Специальные средства ввода текста 

       Средства  отмены и возврата действий. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста запоминаются текстовом процессором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z. Эта команда имеет кумулятивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие аналогичные средства – команда Правка → Отменить действие и кнопка Отменить действие на панели инструментов Стандартная.

       После отмены ряда действий существует возможность  вернуться к состоянию, предшествующему  отмене. Для этого служит команда  Правка → Вернуть действие или  кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандартная.

       Автотекст – это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом. Их принцип действия состоит в следующем.

       Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что имел в виду пользователь, он завершает ввод всего фрагмента нажатием клавиши ENTER – так работает функция автозавершения. Однако пользователь может самостоятельно выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической структурой – это функция автотекста. Список элементов открывается с помощью панели инструментов Автотекст (Вид → Панели инструментов → Автотекст). Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окне Автозамена (Сервис → Автозамена → Автотекст). Простейший способ наполнения словаря новым содержанием – выделить текст на экране, щелкнуть на кнопке Автотекст и в открывшемся диалоговом окне использовать кнопку Добавить.

       Использование средства автозамены при вводе. Текстовый процессор Microsoft Word позволяет эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средства Автозамена. Оно позволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным (желательно коротким) сочетанием других символов. Например, если в тексте очень часто встречается словосочетание «муниципальной округ», его можно заменить коротким сочетанием «.мг». Соответственно вместо «муниципальных округов» использовать «.мв», а вместо «муниципального округа» - «.ма». Точку перед символом ставят специально, чтобы отличать их от буквенных предлогов или союзов.

       Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне Сервис → Автозамена. Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести заменяемую комбинацию в поле На, после чего пополнить список автозамены щелчком на кнопке Добавить.

       Средство  автоматической замены символов при вводе используется также для ввода специальных символов. Например, выполнив соответствующие настройки, можно вводить греческие буквы π и ρ обычным русским текстом: «пи» или «ро».

       Ввод  специальных и произвольных символов. При вводе текста часто существует необходимость ввода специальных символов, не имеющих соответствующей клавиши в раскладе клавиатуры, а также произвольных символов, раскладка для которых не известна. Основным средством для ввода специальных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными клавишами является диалоговое окно Символ (Вставка → Символ).Данное диалоговое окно имеет две вкладки: Символы и Специальные символы.

       На  вкладке Специальные символы  присутствуют список специальных символов, таких как «длинное» («полиграфическое») тире, «копирайт», «торговая марка» и других. Для вставки такого символа достаточно щелкнуть на кнопке Вставить. Вместе с тем, для большинства специальных символов существуют клавиатурные комбинации – они приведены в списке, и их стоит запомнить. 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

   2.Специальные средства редактирования текста 

       Режимы  вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляет возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимом вставки и режимом замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст, а в режиме замены новые символы заменяют символы предшествующего текста, находившийся в точке ввода. Режим вставки применяют при разработке основных содержательных блоков текстовых документов, а режим замены – при редактировании стандартных форм, стандартных элементов (колонтитулов, реквизитных элементов в письмах, служебных записках, бланках).

       Текущий режим правки текста индицируется на экране индикатором Замена. В режиме замены включен индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы, в противном случае он выключен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы. Настройка режима правки выполняется на вкладке Правка диалогового окна Параметры (Сервис → Параметры → Правка).

       Если  установлены флажки Режим замены и Использовать клавишу INS для вставки, правка осуществляется в режиме замены символов. Если оба эти флажка сброшены, то режим можно выбирать с помощью клавиши INSERT. Если флажок Режим замены сброшен, а флажок Использовать клавишу INS для вставки установлен, то правка осуществляется в режиме вставки.

       Средства  автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания: автоматический и командный.

       Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять  орфографию и Автоматически проверять  грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис → Параметры → Правописание). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, - зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография или Грамматика. С их помощью их помощью открывается диалоговое окно , в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки.

       В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки  элементов управления на вкладке  Сервис → Параметры → Правописание. Запуск средства проверки выполняют командой Сервис → Правописание. Проверка начинается от начала документа и продолжается до появления первой ошибки. В тех случаях, когда пользователь отказывается от предлагаемых исправлений и дает команду Пропустить, в документе накапливается список пропускаемых слов, то есть слов и выражений, не подлежащих проверке. Для того чтобы очистить этот список и начать проверку заново, используют командную кнопку Сервис → Параметры → Правописание → Повторная проверка. 
     
     
     
     
     

   3.Форматирование текста 

       Форматирование  текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

    • выбор и изменение гарнитуры шрифта;
    • управления размером шрифта;
    • управление начертанием и цветом шрифта;
    • управление методом выравнивания;
    • создание маркированных и нумерованных списков;
    • управление параметрами абзаца.

       При выборе гарнитуры шрифта следует  иметь в виду следующие обстоятельства: 1) выбор гарнитуры шрифта действует  на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очередной смены гарнитуры. 2) Особенность текстовых процессоров Microsoft Word 97 и Microsoft Word 2000 состоит в том, что они ориентированы на работу с многоязычными шрифтовыми наборами (UNICODE). Выбор других шрифтовых наборов действует только до ближайшего переключения раскладки клавиатуры с основной (английской) на дополнительную (русскую), после чего происходит неконтролируемый автоматический возврат к использованию одного из шрифтов UNICODE, зарегистрированный в операционной системе.

       Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат – Шрифт). В версии Microsoft Word 2000 данное диалоговое окно имеет три вкладки: Шрифт, Интервал, Анимация.

       На  вкладке Шрифт выбирают:

    • гарнитуру шрифта;
    • его размер;
    • вариант начертания;
    • цвет символов;
    • наличие подчеркивания;
    • характер видоизменения.

       При выборе гарнитуры шрифта следует  иметь в виду, что существует две  категории шрифтов: с засечками  и без засечек. Характерными представителями  первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории – шрифты семейства Arial. Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках – их рекомендуют применять для оформления основного текста. Шрифты не имеющие засечек, менее требовательны к дизайну окружающих элементов. Их рекомендуют использовать для заголовков в служебных документах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и прочего).

       Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

       Особую  группу представляют так называемые моноширные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Часто такие шрифты используют программисты для записи текстов программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства Courier. В служебных документах моноширные шрифты практически не используются за исключением тех случаев, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки.

       При выборе размера шрифта руководствуются  назначением документа, а также  вертикальным размером листа. Для документов, имеющих формат типовой книжной  страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов. Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 выбирают размер 12 пунктов. При подготовке документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют увеличенный размер – 14 пунктов и более.

       Использование прочих средств управления шрифтом (выбор начертания, подчеркивания  и других видоизменений) определяются стилевым решением документа.

       Из  прочих, нерассмотренных здесь средств  управления шрифтами надо отметить управление интервалов между символами и возможность использования эффектов анимации. Интервал задается путем выбора одного из трех значений (Обычный, Разреженный, Уплотненный) на вкладке Формат →Шрифт → Интервал.

       Эффекты анимации используются очень редко  и только при подготовке электронных документов.

       Настройка метода выравнивания. Все последние версии текстового процессора Microsoft Word поддерживают 4 типа выравнивания:

    • по левому краю;
    • по центру;
    • по правому краю;
    • по ширине.

       Выбор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Формат → Абзац → Отступы и интервалы → Выравнивание. Избранный метод действует на текущий и последующие вводимые абзацы.

       Настройка параметров абзаца. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

    • величина отступа слева (от левого поля);
    • величина отступа справа (от правого поля);
    • величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);
    • величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.

Информация о работе Редактирование и форматирование текста