Робота з базами даних в MS Excel. Вивчення можливостей пакету MS Excel при роботі з базами даних. Набуття навичок створення і обробки БД. Створення

Пошук записів бази даних

В Excel процедура пошуку і селекції даних організовується за принципом збігу або селективним способом.

Принцип збігу передбачає повну ідентичність критерію значенню поля, що аналізується під час пошуку, аж до розмірів літер і кількості пропусків. Критерії при цьому подаються у вигляді текстової константи, дати або чисел, наприклад:

Селективний спосіб пошуку реалізується за допомогою таких критеріїв, як відношення, логічні функції та шаблони, наприклад:

Формування підсумкових даних

Використання команди Дані/Підсумки допомагає впорядкувати список шляхом групування записів з виведенням проміжних результатів, середніх значень та іншої допоміжної інформації. Дана команда дозволяє виводити результуючу суму в верхній або нижній частині списку і полегшує підсумовування числових стовпців. Список відображається у вигляді структури, що дозволяє згортати і розгортати окремі розділи.

Включення проміжних підсумків у список здійснюється так:

Список доцільно відсортувати за полем, що містить групи. Наприклад, за місяцем, прізвищем тощо.

Виконати команду Дані/Підсумки. Відкриється діалогове вікно Проміжні підсумки

Вибрати зі списку При кожній зміні в групу, для якої визначаються проміжні підсумки.

Вибрати зі списку Використовувати функцію одну з функцій (Сума -додавання чисел у групі, Кількість - підрахунок кількості заповнених клітинок у групі, Середнє — середнє арифметичне чисел у групі, Максимум - визначення найбільшого числа у групі, Мінімум - визначення найменшого числа у групі, Добуток - добуток чисел у групі, Кількість чисел - кількість клітинок, котрі містять числові дані у групі, Зсунене відхилення - розрахунок стандартного відхилення за генеральною сукупністю, Незсунене відхилення - розрахунок стандартного відхилення за групою, Зсунена дисперсія - розрахунок дисперсії за генеральною сукупністю, Незсунена дисперсія - розрахунок дисперсії за групою).

Вибрати зі списку Додати підсумки до стовпці для розрахунку проміжних підсумків. Для вибору стовпця необхідно поставити відмітку проти його назви.

Зведені таблиці

Найбільш потужним засобом обробки даних в Excel є команда Зведена таблиця. В результаті її виконання створюється нова таблиця. Зведені таблиці надають користувачу можливості:

представити інформацію із традиційних списків у більш зручному вигляді;

для побудові зведених таблиць використати запити до баз даних або інших джерел зовнішніх даних.

Зведена таблиця - це плоска або об'ємна (складається з декількох сторінок або шарів) прямокутна таблиця котра дає можливість виконати складний аналіз великих масивів даних. В такій таблиці поряд із звичайними списками можуть використовуватися дані з іншої зведеної таблиці, а також запити до зовнішніх даних. Для підсумкових розрахунків можна вибирати потрібну функцію зведення, або інший метод обчислення.

Обчислення здійснюють для одного, або декількох полів вихідного списку, визначених як поля даних. Інші поля вихідного списку можуть бути використані для групування даних в рядках і стовпцях зведеної таблиці.

 

Розділ 2. Практичне  завдання (Робота з  базою  даних)

 

А) Створити відомість з продажу цукерок:

Марка	Місяць	Фактична кількість коробок	Ціна	Сума	План
Ласунка	Лютий	100	30
…	…	…	…	…	…
Разом

 

Б)  Зробити 20 записів;

В) Сформувати стовпчик Суми;

Г) Стовпчик План заповнити в залежності від марки цукерок наступними значеннями:

для Ласунка, Білочка, Червоний мак – 250;

для Вечірній Київ -100;

для Столичні – 150.

Д) Використовуючи функцію ИТОГИ, обрахувати на яку суму , і в якій кількості було продано цукерок кожної марки.

Е) Використовуючи розширений фільтр, відфільтрувати інформацію про цукерки, які поставлялися по вартості нижчій 50 грн. за коробку.

Є) Встановити фільтр для відображення усіх поставок цукерок Ласунка.

Розв’язання:

А) Створюю відомість з продажу цукерок:

Б) Роблю 20 записів:

 

В) Формую стовпчик Суми за допомогою ціни та кількості коробок:

 

Г) За  допомогою  заданої  умови  заповнюю  стовпчик План:

 

Д) Використовуючи функцію ИТОГИ, обраховую на яку суму , і в якій кількості було продано цукерок кожної марки:

Е) Використовуючи розширений фільтр, фільтрую інформацію про цукерки, які поставлялися по вартості нижчій 50 грн. за коробку:

 

 

Є) Встановлюю фільтр для відображення усіх поставок цукерок Ласунка:

 

Розділ 3. Створення презентації в PowerPoint

 

Презентація - це набір слайдів, у яких текст поєднується з графічними об'єктами, рисунками, звуком, відео та мультиплікаційними ефектами.

Засобами PowerPoint слайди можна подавати як у чорно-білому форматі, так і у вигляді кольорових зображень. Для цього використовують шаблони оформлення, створені професійними дизайнерами. Шаблони можна створювати і за власною ініціативою.

Слайди PowerPoint можуть містити такі елементи: текст (написи, колонтитули, об'єкти WordArt, символи, вбудовані об'єкти, дату, час, нумерацію); таблиці; зображення (рисунки, графіку, фотоальбоми, фігури, SmartArt фігури, діаграми); медіакліпи (фільми та звуковий супровід); гіперпосилання на інші слайди та документи (презентації, таблиці, діаграми та ін., які знаходяться на даному комп'ютері або в Інтернеті). Окремі об'єкти слайдів можуть мати ефекти анімації. Готуючи презентацію, можна використовувати фрагменти документів Word, електронних таблиць і діаграм Excel та ін. Створені в PowerPoint слайди можна відразу переглянути і, при потребі, змінити.

Презентації, створені в PowerPoint, можна продемонструвати: на моніторі для невеликого кола осіб (у тому числі в Інтернеті); на екрані за допомогою мультимедійного проектора; як матеріали на папері.

Завантаження програми PowerPoint. Вікно PowerPoint

Програма PowerPoint входить до складу MS Office тому має риси, спільні з іншими додатками Office. Завантажити її можна так само, як і будь-який інший додаток - через меню Пуск, за допомогою панелі Office, або подвійним натисканням лівої кнопки миші на його ярлику чи підготовленій раніше презентації.

В режимах підготовки презентації вікно Power Point (Рис. 2.1) за своєю структурою нагадує вікна інших додатків.

Вікно містить панель швидкого доступу, смугу заголовка, стрічка вкладок, робочу ділянку слайда, ділянку слайдів (структури), ділянку нотаток, кнопки режимів, масштаб, рядок стану.

Основні режими роботи PowerPoint

Програма PowerPoint має кілька основних режимів роботи. Перехід до того чи іншого режиму здійснюється натисненням кнопки режимів перегляду слайдів. Ці кнопки дублюють відповідні команди меню Вигляд - Режими перегляду презентацій: звичайний (слайди, структура), сортувальник слайдів, показ слайдів.

Розглянемо основні режими роботи PowerPoint.

 

Рис.2.1

 

Звичайний режим. У цьому режимі робоча ділянка вікна PowerPoint складається з ділянок слайда, структури і нотаток. Розміри кожної з них можна змінювати. На ділянці структури відображаються номер, назва слайда і текст, що міститься в ньому. Натиснувши на кнопку зліва від номера, можна зразу ж перейти до роботи з відповідним слайдом, який з'являється на ділянці слайда. При цьому можна вставляти також малюнки, фільми, звуки, ефекти анімації й гіперпосилання. Текст вводиться і до ділянки структури, і до ділянки слайда.

У режимі структури перевага надається ділянці структури. Інші ділянки подаються у зменшеному вигляді. Тому його використовують, щоб ознайомитися зі структурою всієї презентації і, при потребі, змінити її шляхом переміщення розділів, їх вилучення, редагування тексту тощо.

У режимі слайдів здійснюється створення й заміна поточного слайда. Поточний слайд займає всю робочу ділянку.

Режим сортувальника слайдів. У режимі сортувальника на робочій ділянці вікна PowerPoint відображається вся презентація. Де кожний слайд виводиться у зменшеному вигляді. Тому цей режим використовують для перегляду послідовності, у якій розташовано слайди в презентації, а також для того, щоб перейти до роботи з певним слайдом. Для цього необхідно навести курсор миші на слайд, двічі натиснути на ньому ЛКМ. Що призведе до переходу програми у режим слайдів.

У режимі сортувальника зручно переміщати окремі слайди на інше місце презентації, утримуючи ЛКМ. Це дозволяє компонувати презентацію слайдами за бажанням користувача. Також можна додавати нові слайди перед виділеним слайдом або видаляти виділений слайд, натиснувши клавішу Delete. На етапі підготовки демонстрації цей режим використовується, щоб задати інтервали часу для показу кожного слайда й встановити анімаційні ефекти при переході від одного слайда до іншого.

Режим показу слайдів. Цей режим призначений для демонстрації презентації. Тут кожний слайд виводиться на весь екран. Зміна слайдів здійснюється вручну натисканням на ЛКМ, або за встановленим інтервалом часу. Оскільки, в режимі показу слайдів поточним слайдом зайнято весь екран, то вийти з нього можна, натиснувши клавішу Esc, або обравши відповідну команду з контекстного меню, що викликається натисканням на ПКМ в будь-якому місці слайда.

Таким чином, використовуючи кнопки режимів роботи, можна переключатися з одного режиму в інший під час підготовки і демонстрації слайдів, а також при внесенні і зміні нотаток. Для завершення роботи в PowerPoint, необхідно закрити його вікно.

 

ВИСНОВОК

 

Виконуючи завдання навчальної практики з курсу “Інформатика ”, я працював з табличним процесором MС Excel та його систематизованім сховищем даних, що називається  базою даних (БД).

Сучасні бази даних створюються на електронних носіях. Це забезпечує надійне збереження даних і зручні засоби роботи з ними. Для створення баз даних і маніпулювання ними використовують спеціальні програми — системи управління базами даних (СУБД). Основними функціями СУБД є: уведення даних у базу та їх збереження, редагування даних, пошук даних у базі. Об’єктами БД є таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі, сторінки.

Формула в MS Excel являє собою вираз, який містить дані або адреси комірок з даними. При відкритті робочого листа або при внесені нових даних MS Excel обчислює значення цих виразів. Результат обчислення за формулою вміщується в ту комірку, яка її містить.

Найбільш потужним засобом обробки даних в Excel є команда Зведена таблиця. В результаті її виконання створюється нова таблиця. Зведені таблиці надають користувачу можливості: представити інформацію із традиційних списків у більш зручному вигляді;  для побудові зведених таблиць використати запити до баз даних або інших джерел зовнішніх даних.

Під час проходження навчальної практики я також закріпив знання з програмою для створення презентацій PowerPoint.

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

 

1. Баженов В.А., Лізунов П.П., Резніков А.С. Інформатика. Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології [Текст] : підручник. - К. : Каравела, 2008. - 640 с.

2. Бєльков Д.В., Єдемська Є.М. «Економічна інформатика» для студентів економічних спеціальностей [Текст] : підручник. – Донецьк: ДонНТУ,2009. – 382с.

3. Беспалов В.М. Інформатика для економістів [Текст] : навчальний посібник. – Київ: ЦУЛ, 2003. – 787с.

4. Булашенко А.В. Інформатика: конспект лекцій у чотирьох частинах. Частина 3. Обробка інженерної інформації за допомогою пакета MS

Office [Текст]: підручник . – Суми:  СумДУ, 2010. - 228с.

5. Кунцев С. В. Інформатика: методичні вказівки щодо виконання контрольної роботи за темою “Системи обробки табличних даних”: для студентів 1 курсу економічних спеціальностей заочної форми навчання [Текст]: підручник -  Суми: ДВНЗ “УАБС НБУ”, 2012. - 52 с.

6.  Пушкар О. Інформатика: Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології [Текст]: підручник для студентів вищих навчальних – К: Видавничий центр "Академія", 2002. – 704 с.

7. Ткаченко В.А., Рябик В.А. Економічна інформатика [Текст]: навч.посіб. – Харків:НТУ «ХПІ», 2011. – 312с.

8. Яценко В. В. Інформатика для студентів економічних спеціальностей вищих навчальних закладів [Текст]: навч.посіб.– Суми : ДВНЗ “УАБС НБУ”, 2013. –137 с.