Шпаргалка по "Информатике"

29. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР WORD. РЕЖИМЫ ПРОСМОТРА ДОКУМЕНТОВ, ИХ НАЗНАЧЕНИЕ И ТЕХНОЛОГИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ. ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ДОКУМЕНТУ

В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы просмотра документа: обычный режим; режим Web-документа; режим разметки страницы; режим структуры документа; схема документа; во весь экран; режим предварительного просмотра. Установка режима производится соответствующей командой меню Вид (для режима предварительного просмотра — меню Файл). Кроме того, четыре первых режима можно вызывать, нажав соответствующую кнопку, находящуюся слева внизу экрана. Обычный режим просмотра является основным для набора, редактирования и форматирования документов. В режиме Web-документа можно просматривать и редактировать документ в том виде, в каком он отображается в обозревателе. Режим схемы документа предназначен для просмотра документов и их схемы на экране дисплея. Для облегчения чтения текст в каждом абзаце представлен по возможности крупнее и размещен точно в окне текста. Слева от окна текста текущего фрагмента документа отображается схема документа, где'представлены заголовки подразделов разных документов. Щелкнув мышью по соответствующему заголовку, можно переместиться в нужный подраздел. Уровень иерархии выводимых разделов можно изменять. В режиме разметки страницы документ соответствует печатному образу: многоколончатый текст, колонтитулы, сноски и встроенные объекты. Данный режим является единственно возможным при работе с кадрами. Кадр (Надпись в Word 2000) — это прямоугольная область документа, содержащая блок текста, таблицу, график или диаграмму, а также зарезервированная пустая область для последующей вставки в нее объектов любого вида. Применительно к кадру можно выполнять такие операции, как удаление, копирование, перемещение, изменение размеров кадра, а также использовать обрамле-ше и заполнение его содержимого. Режим просмотра структуры документа позволяет проанализировать структуру сложного иерархического (окумента, изменить и организовать ее, позволяет автоматизированно создать оглавление документа и формировать заголовки документа. Документ имеет струкурные элементы различных иерархических уровней (от до 7). Для каждого структурного элемента формирует заголовок. Структурирование документа выполняется как для вновь создаваемых документов, так и для уже действующих. При выполнении команды Структура документа меню Вид на экране появляется панель инструментов Структура, с помощью которой можно организовать структурное оформление заголовков и текста документа. Для изменения уровня иерархии осуществляется выделение абзацев и их сдвиг с помощью кнопок панели инструментов на определенный уровень иерархии. Для проверки корректности структуры документа осуществляются структурные просмотры — закрытие/раскрытие документа до определенного иерархического уровня. Заголовки, имеющие слева графический символ «серый плюс», имеют скрытые иерархически подчиненные структурные элементы, «серый минус» свидетельствует об отсутствии последних. Изменение структуры документа предполагает: добавление/удаление структурных элементов документа или текста; изменение иерархического уровня структурных элементов документа; перемещение структурных элементов по вертикали на том же уровне иерархии; перемещение в текст или восстановление заголовка из текста. Для подобных структурных изменений требуется выделить необходимые элементы и воспользоваться пиктограммами структурирования. Команда Оглавление и указатели меню Вставка позволяют создать оглавление структурированного документа. На вкладке Оглавление этой команды можно выбрать формат оглавления и настроить его вид. На панели инструментов Структура есть кнопка Главный документ, нажатие которой позволяет реализовать режим просмотра главного документа. Главный документ целесообразно использовать для больших по размеру документов, состоящих из поддокументов, хранимых в виде самостоятельных файлов. В режиме просмотра главного документа можно работать со всеми поддокументами как с одним большим документом и обеспечивать взаимосвязь всех частей главного документа. Режим предварительного просмотра позволяет просмотреть печатные страницы документа в уменьшенном виде для проверки правильности разбиения текста на страницы. При вызове команды на экране появляется панель инструментов просмотра печати, с помощью которой можно указывать требуемый масштаб увеличения изображения, выводить на экран несколько печатных страниц и т. д. В режиме предварительного просмотра возможна также корректировка печатного текста. В режиме просмотра во весь экран можно видеть текст документа без лишних экранных элементов. В данном режиме выбирать команды можно только с помощью «горячих» клавиш или из контекстного меню. Перемещение по документу при просмотре и редактировании возможно: клавишными командами (Ctrl+Home, Ctrl+End); клавишами управления курсором; манипулятором «мышь» с использованием вертикальной и горизонтальной полос прокрутки.

30. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР WORD. ТЕХНОЛОГИЯ ФОРМАТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ. СРЕДСТВА АВТОФОРМАТИРОВАНИЯ

С понятием форматирования документа  в Word связываются три основные операции: форматирование символов; форматирование абзацев; форматирование страниц. Word может самостоятельно улучшать внешний вид документов. Для этого после ввода всего текста нужно воспользоваться командой Автоформат меню Формат. Эта команда накладывает на абзацы документа набор атрибутов формата, что улучшает его внешний вид и придает единый стиль. Кроме того, команда Автоформат может автоматически произвести некоторые замены текста в документе, например, заменить прямые кавычки парными. После применения команды Автоформат можно быстро подправить общий вид документа с помощью библиотеки стилей Word. Команда Автоформат формирует документ, анализируя каждый абзац и назначая ему подходящий стиль, который представляет собой набор атрибутов формата с уникальным именем. Перед первым использованием команды Автоформат необходимо указать, как она должна работать. Для этого следует выполнить команду Параметры в команде Автоформат меню Формат или команду Автозамена меню Сервис и на вкладке Автоформат установить нужные флажки. Для того чтобы автоматически отформатировать только некоторую часть документа, следует выделить эту часть перед выполнением команды Автоформат. Для быстрого вызова автоматического форматирования можно воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+K или нажать кнопку Автоформат на стандартной панели инструментов. Если результат форматирования не устраивает пользователя, можно воспользоваться командой Отменить. При выполнении команды Автоформат можно просмотреть и, возможно, внести поправки в каждое изменение в форматировании перед тем, как согласиться с ним. Для этого необходимо выполнить следующие действия: выполнить команду Автоформатв окне диалога Автоформат установить режим С просмотром каждого изменения, нажать кнопку ОК; после завершения форматирования нажать кнопку Просмотр изменений, чтобы увидеть каждое изменение. В этом окне можно также нажать кнопку Принять, чтобы сразу сохранить все изменения или Отменить все, чтобы отказаться от всех изменений. Можно также нажать кнопку Библиотека стилей для изменения общей схемы форматирования; в окне Просмотр изменений автоформата можно просмотреть все изменения с помощью кнопок Найти следующее и Найти предыдущее. От текущего изменения можно отказаться кнопкой Отменить. Чтобы отвергнуть результат самой отмены, используется кнопка Вернуть. Внесенные изменения Word отмечает с помощью маркеров исправлений.

31. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР WORD. СРЕДСТВА АВТОЗАМЕНЫ И АВТОТЕКСТА, ПРОВЕРКА ПРАВОПИСАНИЯ

При создании новых документов могут также использоваться специальные  шаблоны — мастера, обеспечивающие настройку создаваемых документов в процессе диалога с пользователем. В текстовом процессоре Word существуют три способа быстрой вставки часто используемой текстовой или графической информации в документ, основанные на использовании Автотекста, Автозамены и Копилки. С помощью команды Автозамена меню Сервис ранее созданные элементы (фрагменты текста, рисунки, таблицы и т. д.) могут быть многократно автоматически вставлены в документ. По этой команде также может производиться расшифровка аббревиатур и автоматическое исправление наиболее типичных опечаток. В диалоговом окне команды можно: создать, применить, удалить элемент автозамены; использовать автозамену в процессе набора текста; выполнить общую настройку преобразования текста, используя соответствующие флажки в верхней части диалогового окна. С помощью команды Автотекст меню Вставка (или вкладка Автотекст в диалоговом окне команды Автозамена меню Сервис) ранее созданные элементы (фрагменты текста, рисунки, таблицы и т. д.) могут быть многократно вставлены в документ по команде пользователя. С помощью диалогового окна команды можно создавать и удалять элементы автотекста. Копилка — это инструмент для накопления и объединения различных блоков информации из разных частей документов и вставки их в документ как единого целого. Копилка создается на основе автотекста. Выделенный фрагмент документа переносится в копилку при нажатии комбинации клавиш Ctrl+F3. Лодобное действие может быть выполнено для одного или нескольких документов, открытых в разных окнах. Просмотреть содержимое копилки можно с помощью команды Автотекст меню Вставка, выделив в списке имен Копилка. Для вставки содержимого копилки в текст вводится слово копилка и нажимается комбинация клавиш Ctrl+Shift+F3 для переноса содержимого копилки или клавиша F3 для копирования содержимого. Текст документа Word может быть проверен на правильность правописания на нескольких десятках языков. Перечень языков устанавливается командой Язык меню Сервис. Имеется возможность проверять тексты на наличие в них орфографических и грамматических ошибок. Проверку правописания можно производить непосредственно при вводе текста или в ранее введенных текстах. Для автоматической проверки правописания при вводе текста следует настроить вкладку Правописание диалогового окна команды Параметры меню Сервис. Проверка правописания в выделенном фрагменте ранее введенного текста выполняется командой Правописание меню Сервис или при нажатии на соответствующую кнопку на панели инструментов. При проверке правописания Word подчеркивает красной волнистой линией возможную орфографическую ошибку, зеленой волнистой линией — возможную грамматическую ошибку. Основная работа ведется в диалоговом окне команды Правописание с помощью кнопок. Пользователь может пропустить слово, заменить его одним из слов, содержащихся в поле Варианты, добавить это слово в пользовательский словарь, добавить его в список автозамены для автоматического исправления ошибок и т. д. Настройка параметров проверки правописания (установка нужных флажков в диалоговом окне, вызываемом нажатием кнопки Параметры в окне Правописание, и нажатием кнопки Настройка) позволяет добиться оптимального соотношения между строгостью и скоростью проверки.

32. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР WORD. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ, ОТКРЫТИЯ И СОХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

После загрузки текстового процессора Word появляется окно с именем Документ 1, в которое можно вводить текст нового документа. Для создания очередного нового документа можно выполнить команду Создать меню Файл или нажать комбинацию клавиш Ctrl+N. При этом использование команды Создать позволяет создать разнообразные виды документов по готовым шаблонам, предлагаемым в диалоговом окне. В Word имеется несколько десятков стандартных шаблонов (файлы с расширением .dot) для создания самых разнообразных текстовых документов. Некоторые шаблоны могут быть легко модернизированы или сконструированы заново с помощью Мастера шаблонов. Ввод текста осуществляется построчно, переход на следующую строку текста производится автоматически в пределах абзаца. Конец одного и начало другого абзаца задаются нажатием клавиши Enter. Переход на новую строку не прерывая абзаца можно осуществить нажатием комбинации клавиш Shift+Enter. Для начала работы с уже существующим документом его следует открыть, т. е. переписать файл этого документа в оперативную память компьютера и вывести его на экран в соответствующее окно. Документ можно открыть: непосредственно из меню Файл, если файл этого документа находится в списке, расположенном внизу падающего меню в числе последних документов, с которыми работал Word. Количество запоминаемых имен файлов устанавливается на вкладке Общие диалогового окна команды Параметры меню Сервис; командой Открыть меню Файл с последующим выбором нужного файла в диалоговом окне и возможным его предварительным просмотром; с помощью кнопки Открыть, расположенной на панели инструментов Стандартная. По умолчанию в диалоговом окне появляются имена всех вложенных папок и имена всех файлов с расширением .doc. Можно открывать файлы документов, сохраненные в других форматах, выбирая нужные форматы по раскрывающемуся списку Тип файла. В поле Имя файла можно указать спецификацию или приблизительное имя файла с использованием символов шаблона * и ?. В случае, если имя файла неизвестно, его можно попытаться найти по дате создания или последнего изменения или некоторым другим признакам. Для этого в диалоговом окне открытия документа следует открыть раскрывающийся список Сервис и выбрать там опцию Найти. Периодическое и окончательное сохранение документов Word имеет несколько основных режимов: сохранение файла с заданием его имени и места сохранения — команда Сохранить как меню Файл; сохранение файла с прежней спецификацией — команда Сохранить меню Файл; автосохранение. В режимах Сохранить и Сохранить как документы Word сохраняются со стандартным расширением .doc. Дополнительные режимы и условия сохранения файлов задаются на вкладке Сохранение диалогового окна команды Параметры меню Сервис. Файл может сохраняться с паролями для чтения, записи или без них. Пароль может быть изменен путем повторного ввода или удален клавишей Del. Word позволяет сохранять файлы в формате, отличном от стандартного. В диалоговом окне команды Сохранить как в списке Тип файла можно выбрать тип, для которого Word поддерживает стандартное конвертирование данных. При сохранении документа полезно сформировать его краткое описание, указав название, тему, автора, учреждение и др. Это позволит в дальнейшем точно идентифицировать документ. Создание подобной сводки производится на вкладке Документ диалогового окна команды Свойства меню Файл.

33. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР WORD. ШАБЛОНЫ И ИХ НАЗНАЧЕНИЕ. СТИЛЕВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Шаблон — это специальный файл, содержащий параметры форматирования документа и все средства, необходимые для выполнения соответствующего автоформатирования. Шаблон содержит различные элементы определения форматов основных элементов документа, которые доступны во всех документах, созданных на основе данного шаблона. Сделанные изменения в шаблонах автоматически переносятся на созданные на их основе документы. Word имеет большой перечень готовых шаблонов стандартных документов типа: служебные записки, отчеты, деловые письма, резюме и т. д. Просмотреть содержимое и внешний вид документа на базе определенного шаблона можно, нажав кнопку Библиотека стилей в диалоговом окне команды Тема меню Формат. Команда Стиль меню Формат выполняет подключение к активному документу или шаблону элементов других шаблонов. Нажав кнопку Организатор в диалоговом окне команды, можно копировать, удалять или переименовывать различные элементы формата. Стиль — это описание оформления элементов документа, которое хранится под определенным именем. С помощью стилей осуществляется автоматическое оформление текста, что значительно экономит время на оформление и обеспечивает уровень стандарта. Различают два вида стилей: стили абзаца хранят информацию, имеющую отношение к абзацам текста: межстрочные интервалы, положение первой строки, выравнивание и т. д.стили символа хранят наббры информации об отдельных символах: шрифты, начертания, цвета и т. д. Применяются эти стили только для выделенного текста. Просмотр, изменение и создание новых стилей, а также их применение к выделенному тексту осуществляется командой Стиль меню Формат. После выполнения этой команды на экран выводится диалоговое окно Стиль. Все стили обычно делятся на три категории: все, имеющиеся в шаблоне документа; используемые в документе; специальные стили, созданные пользователем. Выбрать категорию стиля можно в раскрывающемся списке Список диалогового окна Стиль. Стиль определенного типа выбирается в списке Стили, при этом в демонстрационном поле диалогового окна показывается пример оформления абзаца и символов, а ниже приводится словесное описание стиля. Кнопка Применить осуществляет приписывание стилевых установок к активному документу. Кнопка Создать обеспечивает создание нового стиля абзаца или символа. Для нового стиля задается формат всех его элементов (кнопка Формат). Стиль может входить в шаблон документа и таким образом становиться доступным всем документам, созданным на базе этого шаблона. В существующий стиль с помощью кнопки Изменить можно внести необходимые изменения. Кнопка валить удаляет выбранный стиль. Кнопка Организатор вызывает окно для копирования стилей (из документа в шаблон, из одного шаблона в другой), а также для удаления стилей в шаблонах и документах. Нажатие кнопки Библиотека стилей в команде Тема меню Формат выводит на экран одноименное диалоговое окно. Это окно позволяет изменить форматирование активного документа, копируя стили из выбранного шаблона, и посмотреть, как будет выглядеть документ, если его отформатировать стилями указанного шаблона. Если дважды щелкнуть по имени шаблона, то стили скопируются в шаблон, подключенный к активному документу.