Составить логическую базу знаний по сервисным возможностям СУБД Access

Формы создаются из набора отдельных  элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки,  метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access  являются многофункциональными; они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access  позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

Простейший путь создания основной и подчиненной форм — использование Мастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц.

 

3.6 Отчёты.

 

Конечным продуктом большинства  приложений баз данных является отчет. В Access  отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на основные типы:

• Отчеты в одну колонку
• В ленточных
• Многоколоночные.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

 

3.7 .Макросы.

 

При работе с базой данных часто  приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно использовать макросы. После создания этих небольших программ можно запускать их автоматически при определенных действиях пользователя (например, при щелчке на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события. Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют от написания сложных программ и подпрограмм. Выполнение прикладной задачи можно представить как результат последовательного выполнения действий, каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках Visual Basic и VBA. Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещение мыши. Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш или перемещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи, например открытие формы или запуск отчета.

Назначать макросы, зависящие от событий, можно с  помощью окна свойств форм и отчетов. Кроме того, при работе с формами можно запускать макросы с помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню.

 Макросы  можно запускать и на уровне  отдельных элементов управления, используя для этого соответствующие  события. 

Любой макрос может  состоять из одной или нескольких макрокоманд. Можно ввести последовательность выполняемых макрокоманд в столбец Макрокоманда, а напротив каждой команды в столбце Примечание дать описание соответствующей команды. В нижней части окна находится область Аргументы макрокоманды. В этой области можно задать необходимые аргументы (свойства, параметры) для соответствующих макрокоманд.

После создания макросов можно объединить несколько взаимосвязанных макросов в один.

 

3.8 .Панели и меню.

 

Можно связать объекты в единое приложение. Благодаря использованию кнопочных форм, диалоговых окон и меню работу с приложением можно автоматизировать и упростить, скрывая от пользователя ненужные в текущий момент объекты Access.

Кнопочная форма представляет собой  созданную пользователем форму  с кнопками. С их помощью можно, например, запускать макросы открытия форм и печати отчетов. Используя кнопочную форму и другие объекты  можно объединять созданные ранее объекты базы данных в одном приложении (при этом приложение может иметь вид, отличный от внешнего вида Access). В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения. Поскольку кнопочная форма выполняет только роль меню приложения, в ней следует использовать минимальное число элементов управления. Поэтому обычно в кнопочную форму включают только кнопки, надписи, рамки объектов, линии и прямоугольники. Другие типы элементов управления, такие как текстовые поля (связанные с полями базы данных), списки, поля со списком, диаграммы и подчиненные формы, обычно в этой форме не используются. Создавая кнопочную форму, в ней следует разместить надписи, а также линии, прямоугольники или рисунки, чтобы сделать ее эстетически более привлекательной. Кнопка является простейшим элементом управления формы и используется для запуска макроса. В Access благодаря макросам, запускаемым с помощью кнопок, можно выполнять самые различные задачи.

Помимо кнопочной формы  Access позволяет создать специальное меню, с помощью которого можно расширить возможности разрабатываемой системы. В это меню можно добавить часто используемые команды, а также команды, которые уже заданы для кнопок формы. Созданное меню заменит стандартное меню Access. Специальное меню связано с формой. Можно создать одно меню и использовать его в нескольких формах.

В Access можно создать три типа меню:

• Menu Bar. Обычное меню, которое может располагаться вверху формы и иметь выпадающие подменю.
• Tool Bars. Группы пиктограмм, обычно располагающиеся под меню.
• Shortcut Bar. Меню, всплывающие после щелчка правой кнопки мыши.

 

3.9  Visual Basic for Application.

 

В Access пользователь может управлять выполнением приложении, например, изменить информацию в таблице или щелкнуть на командной кнопке. Используя в приложении макросы и процедуры, можно реализовать реакцию пользователя на эти действия. Для этого в Access предусмотрены характеристики событий для каждого элемента управления, который помещается в форму. Подключая макрос или процедуру к определенному событию элемента управления, можно не заботиться о последовательности действий, выполняемых пользователем в форме. Обработка событий представляет собой программный код, выполняемый при возникновении этого события. Код непосредственно присоединяется к форме или отчету, содержащему обрабатываемое событие.

В предыдущих версиях Access имела собственный язык Basic, называемый Access Basic. В последних версиях Access  он заменен языком Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft. Несмотря на некоторую схожесть, между этими языками есть существенные различия. VBA становится общим языком для всех приложений Microsoft Office . VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры.

Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных  Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.

 

 

Литература

 

1. Макарова С.В. «Информатика».
2. Макарова С.В. «Практикум по информатике»
3. Казаринов В.Е. "Компьютерные технологии обработки информации"
4. Боэн Р. «Проектирование баз данных»
5. Paradox - это очень просто.  Чарльз Сигель.  Москва, 1993.
6. Хомоненко В. А. Базы данных: разработка и эксплуатация. – СПб.: Питер, 2000 – 352с., ил.
7. Б. Богумирский  Эффективная работа на IBM PC в среде Windows 95 СПб, «Питер», 1997, 1000с.
8. Д. Вейскас Эффективная работа с Microsoft Access 7.0 «Microsoft Press», 1997, 864с.
9. Дж. Вудкок, М. Янг Эффективная работа с Microsoft Office 95 «Microsoft Press», 1000с.
10. А. Горев, С. Макашарипов, Р. Ахаян Эффективная работа с СУБД СПб, «Питер», 1997, 704с.
11. А. В. Потапкин Основы Visual Basic для пакета Microsoft Office М, «Эком», 1995, 256с.