Современные платформы электронного обмена данными

 

 

Современные платформы электронного обмена данными.

 

 

 

 

 

EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными) — серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на определенных регламентах и форматах передаваемых сообщений. Основная задача EDI — стандартизовать обмен транзакционной цифровой информацией, обеспечить возможности программного взаимодействия компьютерных систем различных сегментов, организаций, предприятий. EDI в течение многих лет оставался единственной формой существования электронной коммерции.

Следовательно, необходимо внедрять новые способы быстрого документооборота. Сегодня таким методом является ЭОД – электронный обмен данных. Быстрота и стандартизация в процессе обмена цифровой информацией – главная цель электронного обмена данных. Так же, стоит отметить, что быстрота заключения и реализации различного рода контрактов и проектов есть большое конкурентное преимущество. Неконкурентоспособные компании и организации не способны долго и успешно реализовывать свою стратегию на рынке. 

 

Только своевременная адаптация к новоявленным требованиям рынка, позволит организации привлекать новых инвесторов и клиентов, находить и поддерживать долгосрочные отношения с другими участниками рыночных процессов.

Для того чтобы обосновать необходимость внедрения технологии электронного обмена данными, нужно рассмотреть существенные недостатки консервативных и стандартных методов, которые действительно не позволяют компании получать новые конкурентные преимущества и в более короткие сроки достигать поставленные цели. Выделим следующие негативные аспекты стандартных методов обмена данными: 

 

организация может использовать собственный способ обработки документов, несовпадающий с форматом других организаций, отсюда появляется сложность в извлечении информации другой, получающей стороной;

ручной труд, как следствие, большая затрата человеческого ресурса, возможность допущения ошибок, дальнейший их поиск и исправление в документах;

низкий уровень производительности в связи с большими затратами времени на выполнение внесения и обработки документов;

создание и поддержание собственного способа документооборота с каждым партнером  

 

Также применение традиционных схем работы с документами существенно ограничивает (или делает практически невозможным) внедрение новых активно развивающихся бизнес-процессов и новейших технологий, таких как VMI (Vendor Managed Inventory – запас, управляемый поставщиком) и CPFR (Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment – совместное планирование, прогнозирование и пополнение), которые позволяют существенно увеличить оборот между партнерами и повысить их конкурентоспособность на рынке. 

 

Из сказанного выше можно вынести, что есть решение, которое позволяет преодолеть существующие ограничения и предоставить новые возможности. Это система электронного обмена данными – EDI (Electronic Data Interchange). В первую очередь необходимо проанализировать понятие электронного обмена данных. Для этого рассмотрим несколько различных определений: 

 

Электронный обмен данными – это межкомпьютерный обмен деловыми, коммерческими и финансовыми электронными документами, например, заказами, платежными инструкциями, контрактными предложениями, накладные ними, квитанциям.

Электронный обмен данными EDI (англ. - Electronic Data Interchange) – это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами. 

 

Электронный обмен данными - это система электронного безбумажного оборота коммерческих документов и других данных.

Основоположником развития EDI в интернете является Ливерморская национальная лаборатория в США (Lawrence Livermore National Laboratory). С 1992 года данная лаборатория провела более 3 миллионов сделок по данной системе, многие из которых были связаны с закупками, что говорит об успешности данного проекта. Используя современные технологии электронного обмена данными, компания может не только сократить свои затраты, но еще упростить и оптимизировать процессы управления и принятия решений, то есть будет происходить общая оптимизация и повышение эффективности работы предприятия. Основными принципами ЭОДа являются стандатризированность и структурированность. Использование систем электронного обмена данных осуществляется уже более 30 лет, происходит обобщение стандартов выполнения различных операций и структуризация различных бизнес-документов. Схема прохождения процесса электронного документооборота крайне проста. Обладая удобным интерфейсом и простой формой заполнения, пользователь данного метода легко способен осуществлять необходимые операции по передаче информации из данного программного приложения. Система извлекает и автоматически пересылает их от одного контрагента к другому. При этом информация принимает стандартную форму с сохранением всего содержимого. 

 

Рассмотрев и изучив основы электронного документооборота можно сформировать следующие положительные характеристики данного метода:

непосредственное снижение расходов связанных с ведением документооборота, а именно, объем изначальных бумажных документов, затраты человеческого ресурса (трудозатраты), почтовые расходы;

контроль товародвижения и операционной деятельность становится упрощенным;

упрощение взаимодействия с контрагентами;

повышение скорости оборота и снижение объема складских запасов;

упрощение и увеличение эффективности деятельности по внедрению средств и технологии автоматизированного учета;

оптимизация ведения бизнеса;

увеличение конкурентоспособности компании  

 

Все вышеперечисленные преимущества являются следствием увеличения скорости прохождения полного процесса оформления и обработки документов, весь процесс становится автоматизированным. Происходит снижение количества допускаемых ошибок в течение документооборота, также уменьшается количество затраченного времени на поиск и исправление допущенных ошибок. Использование справочников данных и ключевых идентификаторов существенно снижает объем передаваемых сообщений, что также повышает эффективность технологии. 

 

Подводя итоги, можно сказать, что EDI позволяет оформлять деловые отношения с различными участниками рыночных процессов в электронном виде, без создания дубликата в бумажном виде. Все документы, внесенные в компьютер и имеющие стандартизированный вид, доходят до контрагентов сиюминутно и позволяют сократить количество ошибок, появления которых связано с ручной обработкой информации.  

 

Абсолютно все документы могут быть продублированы и при этом оставаться юридически значимыми. Проанализировав такое новое явление как электронный обмен данными – стандартизированный, упрощенный и общедоступный процесс документооборота; принцип его работы - обобщение стандартов выполнения различных операций, структуризация различных бизнес-документов, доступность для обработки информации контрагентами; и преимущества данного метода – сокращение различного вида затрат (временных, трудовых, денежных), общедоступность, простота использования и т.д., можно сделать вывод, что электронный обмен данными является современным и эффективным способом для повышения уровня и качества работы компании на рынке. Следовательно, обращение компании к использованию данной системы позволяет ей получить новые конкурентные преимущества, которые, в свою очередь, позволят сократить расходы, увеличить прибыль, привлечь новых инвесторов, увеличить количество потребителей и потенциальных покупателей, внедрить новые технологии производства и управления, расширить занимаемую её долю на рынке.

 

В современных условиях даже небольшая коммерческая фирма «пропускает» через себя огромное количество коммерческих и финансовых документов. Использование традиционных схем бумажной или даже электронной (посредством e-mail) работы с документами существенно ограничивает потенциал развития бизнеса из-за присущих этим схемам недостатков. Типовая схема оформления торговых сделок предполагает следующие действия:

·для осуществления торговых операций формируется бумажный документ;

·данный документ передается по каналам факсимильной связи, e-mail или другим каналам передачи данных адресату;

·деловой партнер, получивший электронный документ воспроизводит его на бумаге и использует в дальнейшем для отчета;

·с принятого документа вручную осуществляется ввод необходимых данных в информационную (учетную) систему своего предприятия;

На основе информации из документов генерируются новые бумажные документы и передаются в иные ведомства.- это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами.

При этом документы, имеющие в изначальном («человеческом») виде удобную и специфическую для каждой фирмы форму, прозрачно передаются между различными партнерами в стандартном «электронном» формате (при помощи конвертора (на входе) и деконвертора (на выходе соответственно)). Технология гарантирует как правильность конвертации данных, так и саму доставку сообщений адресатам и последовательность доставки сообщений. При этом обеспечиваются достоверность и конфиденциальность передаваемой информации. В классическом виде EDI предполагает полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами партнеров, исключая участие человека. Каждая сторона может выступать как отправитель, так и получатель сообщений. Такой вариант интеграции дает максимальный эффект при внедрении данной технологии.

На современном этапе развития технологии EDI позволяют не просто экономить деньги, но и упростить и оптимизировать процессы управления и принятия решений, а в целом оптимизировать и повысить эффективность бизнеса.

Базовые принципы EDI:

Стандартизованность

Структурированность

Практика электронной коммерции, основанной на системах EDI насчитывает уже более 30 лет и обобщается в стандартах выполнения торговых операций и представлении структурированных деловых документов.

При разработке стандартов электронного документооборота было проанализировано использование данных "бумажных" документов, применяемых в экономической деятельности. Было предложено выделить наиболее повторяющиеся данные, и в них выделить соответствующие поля данных. В последствии для их заполнения была разработана система таблиц - глобальные справочники данных и технология их синхронизации.

 

1.1Стандарты EDI

базируется на следующих основных стандартах:UN/EDIFACT - United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport - "Правила ООН электронного обмена документами для государственного управления, торговли и транспорта" - основополагающий глобальный избыточный стандарт, содержащий наиболее общие справочники международных кодов и форматов сообщений, расширенных для удовлетворения всех возможных запросов пользователей.

(UN/CEFACT) - адаптированный Центром  ООН по упрощению процедур  международной торговли и электронному  бизнесу (CEFACT) стандарт UN/EDIFACT GS1 EANCOM - подмножество EDIFACT для розничной торговли - разработан  международной ассоциацией GS1 и дополнен  использованием ключевых идентификаторов  системы GS1, GS1 XML - современный формат  сообщений, используемых при обмене  данными в цепях поставок в  системе GS1.

Система GS1 <#"justify">Преимущества идентификационных номеров GLN

Использование идентификационных номеров GLN обеспечивает компаниям универсальный метод идентификации объекта как внутри, так и за пределами компании. При полном соблюдении стандартов GS1 по номеру GLN становится возможным извлечение из глобального регистра участников системы GS1 (GEPIR) следующей информации:

·тип объекта (производственный центр, складское помещение, торговый офис, офис компании и т.д.);

·регион;

·почтовый адрес;

·номер телефона, факса;

·контактное лицо;

·информация о банковских реквизитах;

·требования и ограничения доставки и пр.

Основные виды сообщений EDI

Основными считаются следующие сообщения EDI:- коммерческая дискуссия,- прайс-лист,- заказ,- подтверждение заказа,- уведомление об отгрузке,- уведомление о приемке,- счет,- отчет о продажах,- отчет об инвентаризации.

 

1.2Технология работы

 

Технология EDI предполагает использование единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1: идентификация товарных позиций ведется с использованием кодов GTIN (штриховых кодов), идентификация контрагентов ведется с использованием GLN-номеров. Присвоение кодов GTIN и GLN номеров осуществляет национальная ассоциация GS1 (в РФ - Ассоциация Автоматической Идентификации ЮНИСКАН/ГС1 РУС).

Для перехода к использованию технологии EDI необходимо подключение партнеров к специализированной платформе обмена коммерческими сообщениями (платформа электронной коммерции), использование средств преобразования сообщений к стандартному формату и передачи «стандартизированных» сообщений адресату. Такая схема взаимодействия позволяет один раз подключиться к EDI и единообразно обмениваться сообщениями со всеми партнерами, а не создавать и настраивать способ обмена документами с каждым контрагентом. Интеграцию систем, преобразование и передачу сообщений между партнерами осуществляют специализированные компании - авторизованные провайдеры EDI. Провайдер предоставляет своим клиентам надежный канал передачи сообщений всем контрагентам (доступ к своей платформе обмена коммерческими сообщениями) и поддерживает оговоренный уровень сервиса. Важно участие именно авторизованного провайдера, т.к. это гарантирует как высокий технический уровень предоставляемых услуг и уровень сервиса, так и соответствие услуг стандартам GS1, что в свою очередь дает возможность осуществлять роуминг с другими провайдерами (в том числе и с международными).