Создание базы данных в среде MC Access

Министерство образования  Российской Федерации

ФГАОУ ВПО «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина»

Кафедра «Тонкого органического синтеза»

 

 

Оценка проекта_______

 

 

Курсовая работа по дисциплине «Компьютерные системы» на тему:

«Создание базы данных в среде MC Access»

 

 

 

 

 

Руководитель                                                                   Нейн Ю.И.

 

Студент            Мячкина Н.А.

Группа             ХМ-110805

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург, 2012

 

Введение.

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access.

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных  таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми  понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее — просто Access) — это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

В Access в полной мере реализовано  управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные  и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые  операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Данная работа заключается в создании базы данных «Электронная библиотека» в среде MC Access.

Для этого необходимо:

1. Создать таблицы: «книги», содержащую информацию о шифре книги (ключевое поле), авторе, названии, годе выпуска, количестве экземпляров; «читатели», включающую информацию о читательском билете (ключевое поле), фамилии, имени, отчестве и адресе читателя; «выданные книги», которая содержит информацию о шифре выданной книги (ключевое поле), читательском билете,  дате выдачи и возвращения книги, дате фактического возвращения книги.
2. Установить связь между таблицами.
3. Создать запрос, с помощью которого возможно отобрать все книги, выпущенные с 1990 по 2007 годы. Создать запрос с параметром для отбора книг определенного автора.
4. Создать формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

 

 

1. Краткая характеристика MC Access.

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления  об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской  БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

В плане поддержки целостности  данных Access отвечает только моделям  БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и  разграничения доступа Access не имеет  надежных стандартных средств. В  стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста¹.

Однако, при известных недостатках  MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая  всеми чертами СУБД, предоставляет  и дополнительные возможности. Это  не только гибкая и простая в использовании  СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

 

2. Ход работы.

2.1 Создание таблицы  с помощью мастера.

Необходимо в режиме конструктора создать структуру  таблицы и задать свойства всех полей  в соответствии с тем, какие значения должны храниться в каждой ячейке:

Затем необходимо открыть  таблицу в режиме таблицы и  заполнить соответствующие поля. В итоге имеем следующее:

Аналогично создаем  таблицы читатели и выданные книги.

 

2.2 Установление связи  между таблицами.

Связь между  таблицами возможна благодаря наличию в этих таблицах полей с совпадающими значениями данных. В роли таких полей в одной из таблиц выступает ее первичный ключ, а во второй – так называемый внешний ключ.

Выполняем команду вкладки  ленты работа с базами данных –  схема данных:

При открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выбираем таблицы Книги, Читатели и Выданные книги.

В результате должна получиться схема данных, представленная на рисунке:

 

 

2.3 Создание  запросов.

В режиме конструктора создаем запрос с условием отбора книг выпущенных с 1990 по 2007 года.

 

Чтобы создать Запрос с параметром, пользователю необходимо ввести текст сообщения в строке Условие отбора бланка запроса:

 

При открытии запроса появится диалоговое окно с текстом [Введите фамилию автора] и полем для ввода условия отбора:

 

2.3 Создание форм, отчетов и главной кнопочной формы.

Создание форм возможно с помощью мастера форм. Внешний вид формы можно изменить. Создадим форму Книги, Выданные книги и читатели с помощью мастера форм.

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

• с помощью Мастера отчетов;
• на основе таблиц или запросов;
• в режиме Конструктора.

В окне базы данных выполним команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Отчеты → Мастер отчетов.

Выберем из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных.

В появившемся  диалоговом окне Создание отчетов переместим доступные поля в область «выбранные поля».

Аналогично  создаем отчеты Книги и Выданные книги.

Создание главной  кнопочной формы.

Для того, чтобы  создать главную кнопочную форму  необходимо перейти на вкладку Работа с базами данных, выбрать Диспетчер кнопочных форм.

Если кнопочной  формы в базе данных нет, то будет  выведен запрос на подтверждение ее создания. Перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором нажимаем кнопку Создать.

По умолчанию  создана кнопочная форма, ее можно  изменить или создать новую кнопочную  форму. Изменяем стандартную форму при помощи кнопки Изменить. Появляется следующее диалоговое окно. Изменяем название кнопочной формы и добавляем элементы для данной формы.

Для добавления элементов на форму, необходимо щелкнуть по кнопке Создать, появится окно Изменение элемента кнопочной формы. В данном окне в поле текст задаем название команды кнопочной формы, в поле команда из выпадающего списка выбираем соответствующее действие. В следующем поле в зависимости от выбранной команды выбираем либо кнопочную форму, либо форму, либо отчет.

 

Для того, чтобы  главная кнопочная форма появлялась на экране при запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Параметры Access. Для текущей базы данных установить форму просмотра – «кнопочная форма».

 

При запуске базы данных будет открываться данная кнопочная  форма.

 

Заключение.

СУБД Access предоставляет  необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать  базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать  отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.

Области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры:

применение в малом  и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем – ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование.