Создание форм и бланков. Сохранение документа. Печать документа

Создание форм и бланков

Программа Word позволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере.

Электронный бланк используется многократно, поэтому он создается  не как обычный документ, а как  шаблон. Шаблон остается основой для  других документов, а сам остается неизменным.

1. Создаем шаблон: Файл ►Создать, устанавливаем переключатель Шаблон.
2. Бланк содержит статические данные и поля форм, в которые вносится информация при заполнении бланка.
3. Размещение полей формы удобнее всего осуществлять с помощью таблицы. В этом случае элементы форм можно точно позиционировать, и в случае необходимости перемещать группу элементов как единое целое.
4. Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы.  
   Она открывается командой: Вид ►Панели инструментов ►Формы.
5. В программе Word возможны три вида полей формы:

• текстовое поле (1) – служит для ввода строк текста;
• флажки (2) – указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос;
• раскрывающиеся списки (3) – позволяют выбрать один из нескольких вариантов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры. Чтобы открыть ее, нужно выбрать поле и щелкнуть по кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы.
7. Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля формы, выполняется защита формы.
8. Сохранить шаблон можно, выбрав Файл ►Сохранить и указав в качестве типа файла Шаблон документа.
9. Для использования формы надо дать команду Файл ►Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа шаблон, соответствующий нужной форме. Заполнив форму, ее можно сохранить в виде обычного документа или распечатать.

Сохранение документа  на носителе информации (на флешке)

 

Для того, чтобы пользователь имел возможность продолжить работу с незавершенным документом в дальнейшем (на следующий день, после перерыва и т.д.), необходимо документ сохранять на любом носителе информации (на жестком диске, на флешке и т.д.).

 Для сохранения документа на носителе необходимо воспользоваться следующей последовательностью действий:

1. В Строке заголовков нажать экранную кнопку Сохранить 1 или в пункте меню Файл выбрать команду Сохранить 2.
2. В появившемся диалоговом окне 3 необходимо выбрать носитель (диск, флешку и т.д.), каталог, подкаталог, в котором нужно сохранить этот текстовый файл, а затем в текстовое поле Имя файла 4 в этом диалоговом окне с помощью клавиатуры ввести имя файла, под которым следует сохранить эту информацию, и нажать кнопку Сохранить 5.
3. Либо просто нажать сочетание клавиш клавиатуры - Ctrl+S.

 

 

Примечания:

• Во избежание потери введенной информации, связанной со сбоями компьютера, пользователю рекомендуется периодически сохранять текущий документ. Для чего достаточно после первоначально проделанного сохранения в Строке заголовков периодически нажимать экранную кнопку Сохранить 1 или в пункте меню Файл выбрать команду Сохранить 2. При повторном сохранении документа диалоговое окно не открывается, и процесс сохранения происходит в фоновом режиме.
• Если необходимо существующий документ сохранить под другим именем или на основе старого документа создать новый, не удаляя старый, необходимо в пункте меню Файл выбрать команду Сохранить как 6, а затем в появившемся диалоговом окне сохранения документа 3 указать его новое местоположение и/ или новое имя этого файла 4 и нажать экранную кнопку Сохранить 5.

 

 

  Довольно часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда на своем компьютере не можем открыть документ, созданный в MS Word, имеющий расширение не привычное "doc", а какое-то странное "docx". Это вызвано тем, что данный документ был создан с помощью редактора более поздней версии. К примеру, у Вас на работе установлен Microsoft Word 2010, а дома 2003, Вы создаете на работе какой-либо документ, сохраняете его себе на флешку, приходите домой, пытаетесь открыть данный документ на домашнем ПК, но программа постоянно выдает сообщение об ошибке и документ не открывается. Во избежание данных ситуаций в программе разработан механизм сохранения документов в совместимом формате. Так, при сохранении созданного документа, в диалоговом окне 3 помимо текстового поля Имя файла 4, есть поле и выпадающий список Тип файла 7. В данном списке целесообразно выбрать пункт Документ Word 97-2003 8, что позволит Вам открывать и редактировать документ в более поздних версиях программы. После чего нажать экранную кнопку  Сохранить 5.

Печать документа (пример MS Word 2007)

 

Печать документа в Word 2007 осуществляется командой Office / Печать. Если выполнить команду Office и выделить команду Печать, то откроется подменю "Предварительный просмотр и печать документа" со списком команд. Скриншот подменю представлен на рисунке 2.1.14.1.

 

 
Рис. 2.1.14.1

 

Но перед тем как  распечатать готовый документ необходимо его проверить. Надо проверить поля страниц и ориентацию страницы. По умолчанию формат документа редактора  соответствует стандартному листу  А4, который распечатывается в книжной ориентации.

 

Для этого необходимо на вкладке "Разметка страницы" выполнить: Поля/Настраиваемые поля, откроется окно диалога "Параметры страницы". Диалоговое окно имеет четыре вкладки: Поля; Бумаг; Макет; Сетка документа.

 

 
Рис. 2.1.14.2

 

Перед тем как распечатать  готовый документ на бумаге, нужно  его просмотреть на экране, как  он будет выглядеть в результате распечатки. Для этой цели служит режим  Предварительный просмотр. Для предварительного просмотра документа надо щелкнуть на пиктограмме Предварительный  просмотр в подменю "Предварительный  просмотр и печать документа" (рисунок 2.1.14.1).

 

Предварительный просмотр. Кроме того, режим предварительного просмотра документа можно вызвать, щелкнув на кнопке "Предварительный просмотр" на панели быстрого доступа (если она там установлена). Откроется окно приложения на вкладке Предварительный просмотр.

 

 
Рис. 2.1.14.3

 

В режиме предварительного просмотра можно выполнить ряд  команд, щелкая на кнопках в группах: Печать, Параметры страниц, Масштаб  и Просмотр. Для выхода из режима предварительного просмотра надо щелкнуть на кнопке "Закрыть окно предварительного просмотра".

 

Быстрая печать. Для того чтобы Word выполнить Печать всего текста документа с установленными ранее параметрами, необходимо щелкнуть на пиктограмме "Быстрая печать" в подменю "Предварительный просмотр и печать документа" (Рис. 2.1.14.1).

 

Печать документа. Если необходимо распечатать документ с некоторыми настройками, то надо выполнить команду Office/Печать. Появится диалоговое окно Печать, в котором следует выбрать из списка требуемый принтер.

 

 
Рис. 2.1.14.4

 

В области Страница, следует  задать какую часть документа  печатать: все страницы документа; текущую  страницу; выделенный фрагмент или  несколько страниц с указанными номерами.

 

Количество копий задается в поле Число копий. Определить опцию Включить (вывести на печать): все страницы диапазона или сначала печатаются все страницы с нечетными номерами, а затем - с четными.

 

 
Рис. 2.1.14.5

 

Группа опций масштаб  позволяет задать печать нескольких страниц текста на одном листе  бумаги. Текст и графика в документе  будут пропорционально уменьшены.

 

 
Рис. 2.1.14.6

 

При необходимости можно  выбрать опции "печать в файл" и "двусторонняя печать".

 

Если щелкнуть на кнопке Свойства, откроется окно диалога  Свойства принтера.

 

 
Рис. 2.1.14.7

 

В окне Свойства имеет  три вкладки: Параметры страницы, Окончательная обработка и Качество. Если в документ необходимо вставить подложку (водяной знак), то надо установить флажок для команды Подложка на вкладке  Параметры страницы.

 

Необходимо отметить, что  вставить подложку в документ Word 2007 можно другим способом. Для этого необходимо выполнить команду Подложка на вкладке Разметка страницы, откроется подменю «Заявление об ограничении ответственности» с галереей подложек. Из галереи надо выбрать требуемую подложку.

 

После выполнения всех настроек в окне Свойства надо щелкнуть на кнопке ОК. В результате перейдем в окно диалога Печать. Для осуществления  печати документа щелкаем на кнопке ОК.