Создание и форматирование документов в Word

Создание и форматирование документов в Word.

1. Создание документов в Word.

Любая (или почти любая) работа в Word начинается с создания файла этой программы. Для создания нового документа в программе Word используется команда Создать (ее можно найти, например, в меню Файл). Она обеспечивает пользователю две основные возможности: начать работу над документом с одного из шаблонов , собственных, установленных вместе с программой Word или найденных в Интернете, или открыть существующий документ для правки и изменений.

При выборе второго варианта нужно строго придерживаться описанной  ниже последовательности действий, чтобы  не испортить и не удалить документ, который взят за основу (образец). Сначала  открывают документ-образец, затем (сразу же!) сохраняют его под  новым именем. Когда это будет  сделано, удаляют ненужное содержимое документа и вписывают свое. В  результате получается новый документ.

Шаблон включает в себя набор уже готовых строк и  абзацев и их настроек, подходящих для документа выбранного типа (например письмо, факс, конверт, резюме и т.д.). Здесь нет необходимости "чистить" документ, а также нет опасности испортить шаблон, так как после создания документа, он "отвязывается" от шаблона автоматически. Новый документ получает формальное имя данное по умолчанию Документ1.doc. Впоследствии, при сохранении документа, ему следует дать описательное имя и сохранить в подходящей папке (например, Мои документы).

После создания документа  любым из описанных способов рекомендуется  установить (или проверить) параметры  печатной страницы. Это обеспечит  правильное расположение текста при  его последующем вводе на бумажный лист определенного формата. Выполните  команду Файл>>Параметры страницы — появится диалоговое окно с настройками  страницы, две основные вкладки которого показаны ниже.

 

1.1 Основные параметры страницы включают в себя следующее:

Размер бумаги. В качестве стандартного печатного листа обычно используется лист формата А4. Его размер 210 х 297 мм. Установленный размер бумаги должен соответствовать листам, заправленным в принтер.

Ориентация листа. Может  быть книжная (длинная сторона листа  расположена вертикально) или альбомная (длинная сторона расположена  горизонтально) ориентация печатной страницы.

Размеры полей. Поля располагаются  сверху, снизу, справа и слева и  отсчитываются от края бумажного  листа. За счет полей печатная область  уменьшается. Текст будет располагаться  только внутри области, ограниченной полями. При выборе размеров полей следует  учитывать следующие обстоятельства. Поля должны быть установлены обязательно, так как принтеры "не могут" правильно напечатать лист с "нулевыми" полями. Если левое поле, например, будет  использоваться впоследствии для брошюровки страниц, оно должно быть увеличено. Если при оформлении документа используются колонтитулы (верхние или нижние), для них нужно предусмотреть увеличение размеров соответствующих полей. Для листа A4 стандартными являются следующие значения полей: слева 3,5 см; справа — не менее 0,8 см; сверху — 2 см, снизу — не менее 1,9 см.

Колонки (если они нужны). Колонки разбивают текст страницы на вертикальные полосы ("газетный" тип расположения текста). Обычно они используются в журнальных и газетных публикациях (реже в книгах и других документах). Для многоколоночного текста можно настроить: количество колонок, ширину колонок, промежуток между колонками. Если несколько страниц с колонками помещаются внутри одноколоночного документа, то перед ними и после них нужно установить разрывы разделов. Колонки устанавливаются командой Формат>>Колонки.

Колонтитулы (если они нужны). Колонтитулом называется постоянный текст, размещаемый вверху или внизу  страницы, например, название главы  параграфа, имя автора и др. Программа  Word автоматически нумерует страницы, но их номера по умолчанию не показываются. Если вы хотите, чтоб номера страниц выводились на экране и при печати, то можете отобразить их в колонтитуле. Для элементов колонтитула можно настроить положение и выравнивание, а также отформатировать текст. Для номеров страниц можно дополнительно задать: наличие номера на первой странице, начальный номер (первая страница документа не обязательно должна иметь номер 1), формат (арабские или римские цифры), наличие и вид разделителя и др. Колонтитулы устанавливаются командой Вид>>Колонтитулы, а номера страниц — командой Вставка>>Номера страниц.

2. Форматирование текстового документа

 Форматирование документа  – это изменение его внешнего  вида. WORD обеспечивает форматирование  документов на пяти различных  уровнях:

1. на уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.)
2. на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.)
3. на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.)
4. на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.)
5. на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).

 

 

Абзац – это фрагмент текста, который заканчивается непечатаемым символом или фрагмент текста, процесс  ввода которого заканчивается нажатием на клавишу ввода Enter. К абзацу относятся: абзац основного текста, заголовки, оглавление, списки (нумерованные и маркированные) и т.д.

 Для форматирования  символов применяется диалоговое  окно Шрифт (Формат / Шрифт) или  команды на панели инструментов  форматирования. Форматирование абзацев  осуществляется с помощью окна  диалога Абзац, которое открывается  командой Формат / Абзац.

 Посмотреть форматирование  выделенного текста можно в  области задач, выполнив команду  Формат / Показать форматирование.

2.1 Стили

 Стили предназначены  для внешнего оформления документа  и его абзацев, т.е. стили  используются для форматирования  документа. Стиль - это набор  форматирующих команд, сохраняемый  под уникальным именем для  многократного использования. Форматирование  текста с помощью стиля значительно  быстрее, чем форматировать вручную  каждый элемент текста, так как  одна команда (стиль) автоматически  форматирует группу параметров текста.

 Существует три основных типа стилей:

1. Стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы
2. Стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев
3. Стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).

 При создании нового  документа "Документ 1" на базе  шаблона Обычный, он получает  копию набора стилей из базового  набор стилей общего назначения (из встроенных стилей): Обычный, Заголовки 1, 2, 3.

После того как ввод текста в документ завершен, и текст отредактирован, целесообразно воспользоваться  командой Автоформат для изменения внешнего вида всего документа.

 При автоматическом  форматировании документа каждому  абзацу назначается один из  стилей Word. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок 1 или Заголовок 2 , абзацу основного текста – стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список - стиль Список. Примечаниям назначается стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц – стиль Номер страницы и т.д.

 Назначение абзацам  документа стандартных стилей  Word обеспечивает быстрое изменение внешнего вида созданного документа за счет применения стилей из библиотеки стилей. Встроенные стили обеспечивают форматирование заголовков различных уровней и позволяют просматривать иерархическую структуру документа в режиме структура, а также быстро строить оглавление.

 Кроме того, если для  большинства абзацев документа  используется стиль Основной  текст, а не Обычный, вы сможете  легко переформатировать только  стиль основного текста, не затрагивая  при этом стиль остального  текста.

Операции со стилями в  области задач Стили и форматирование

 Стили можно изменять  и создавать новые. Кроме того, можно применить другой стиль  (наложить стиль) к уже отформатированному  тексту, т.е. переформатировать его.

 Для этого необходимо  выбрать команду Формат / Стили  и форматирование, появится область  задач в режиме «Стили и  форматирование». Установите курсор  в текст, который необходимо  переформатировать, и в области  задач в разделе «Выберите  форматирование для применения»  щелкните на требуемый стиль,  абзац под курсором переформатируется  на выбранный стиль.

 Если необходимо изменить  стиль или создать новый стиль,  то установите курсор в текст,  стиль который необходимо изменить, в области задач в разделе  «Форматирование выделенного текста»  будет отображаться стиль текста  под курсором. Далее необходимо  подвести указатель мыши к  названию стиля и щелкнуть  на появившейся справа стрелке,  откроется  список команд: Очистить  формат, Изменить стиль, Создать  стиль. Выберите требуемую команду (изменить или создать стиль), появится соответствующее окно диалога, в котором можно осуществить изменение или создание стиля.

 Стиль Обычный является  основой для большинства других  стилей абзаца, поэтому при изменении  стиля Обычный изменятся все  основанные на нем стили. 

 Стиль Обычный не  основан ни на одном из стилей.

Элементы текстовых документов, которые вводятся в документ в  процессе его редактирования и форматирования:

• Колонтитулы (Вид / Колонтитулы)
• Символ (Вставка / Символ)
• Ссылка (сноски; названия рисунков, таблиц, формул; перекрестные ссылки; оглавление и указатели). Вызывается командой Вставка / Ссылка
• Примечание (Вставка / Примечание)
• Гиперссылка (Вставка / Гиперссылка)
• Закладка (Вставка / Закладка)
• Фоны, подложки и темы (Формат / Фон, Формат / Тема).

Колонтитул — это текст  или рисунок (номер страницы, дата печати документа, название документа, фамилия автора, рисунок и т. д.), который печатается внизу или  вверху каждой страницы документа. В  зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

 Для создания колонтитула  необходимо выполнить команду  Вид / Колонтитулы. Колонтитулы,  как и фон документа, а также  поля, размер и ориентация страниц,  номера страниц, разрывы страниц  и разделов относятся к изменению  внешнего вида страниц и документа.

2.2  Проверка правописания (орфографии и грамматики) в Word

 Проверка орфографии (правописание) – это средство редактора,  позволяющее проверить и исправить  написание слов в документе.  Редактор сравнивает слова в  проверяемом документе со словарем, причем неизвестные слова при  этом выделяются. После этого  можно пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.

 Проверка грамматики  – это проверка грамматических  и стилистических правил письма (несогласованность подлежащего  и сказуемого, неверные предложные  сочетания).

 Существуют несколько  способов проверки правописания:

• Проверка правописания и грамматики при вводе текста
• Ручная проверка орфографии и грамматики.

Чтобы установить автоматическую проверку правописания и грамматики, выполните следующее: Выберите команду  Сервис/параметры и в появившемся  окне щелкните на вкладке Правописание. Установите флажок автоматически проверить  орфографию и автоматически проверить грамматику.

 Для ручной проверки  орфографии и грамматики необходимо  выбрать команду Сервис/Правописание, появится окно диалога  Правописание, с помощью которого можно выполнить  требуемую проверку.

Просмотр и печать документа

 В зависимости от  выполняемых задач в Microsoft Word 2003 можно выбирать различные режимы просмотра документов:

• Режим макетов
• Режим просмотра
• Просмотр.

Режимы макетов используются при работе над документом, к этому  режиму относятся: Разметка страницы, Веб–документ, Обычный, Структура.

 Режимы просмотра используются  для чтения документа и перемещения  в нем, к этому режиму относятся:  Режим чтения, Эскизы, Схема документа.

 Просмотр используется  для отображения внешнего вида  документа в форме публикации, к этому режиму относятся: Предварительный  просмотр веб-страницы, Предварительный просмотр.

 Режим предварительного  просмотра удобно использовать  для просмотра нескольких страниц  документа в уменьшенном виде. В этом режиме можно просматривать  разрывы страниц и подложку, а  также изменять содержимое или  форматирование документа до  его вывода на печать

 Перед печатью документа  следует проверить его внешний  вид, выдав команду Файл –  Предварительный просмотр или  щелкнув кнопку Предварительный  просмотр на панели инструментов. Чтобы выйти из режима предварительного  просмотра нажмите кнопу «Закрыть».