Создание поля с многостолбцовым списком при построении таблицы в MS Access

1. Создание поля с многостолбцовым списком при построении таблицы в MS Access.

Для создания таблицы  выберите в списке вкладок в левой части окна базы данных вкладку Таблица. После этого в окне базы данных будут отображены ярлыки вариантов создания таблицы:

Создание таблицы  в режиме конструктора;

Создание таблицы  с помощью мастера;

Создание таблицы  путем ввода данных.

Для создания новой  таблицы можно выбрать любой  из этих режимов. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.

Напомним, что  таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру.

Величина и  тип полей определяется пользователем. Необходимо выбирать размеры полей не слишком большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому необходимо назначить ключевое поле каждой таблице.

Чтобы задать первичный  ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).

Для выбора необходимого режима создания таблиц можно дважды щелкнуть на один из них в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть на пиктограмме  «Создать» в окне БД, откроется окно диалога «Новая таблица», и в нем выбрать требуемый режим создания таблицы.

При выборе режима Мастер таблиц откроется окно «Создание  таблиц», в котором с помощью образцов таблиц и полей легко сформировать поля новой таблицы.

Но если в  окне «Создание таблиц» нет требуемого образца таблицы, то необходимо выбрать режим Конструктора, откроется окно Конструктора таблиц

Состав (структура) таблицы определяется в области  проекта таблицы, которая состоит  из трех колонок:

Имя поля;

Тип данных;

Описание.

Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:

Текстовый –  алфавитно–цифровые данные (до 255 байт)

Поле МЕМО - длинный  текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт)

Числовой - текст  или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов)

Дата/время –  даты и время (8 байт)

Денежный - используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов)

Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных  чисел при добавлении записи (4 байта)

Логический  – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит)

Поле объекта OLE – для вставки следующих  объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта)

Гиперссылка –  адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков)

Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

В области «Свойства  поля» назначают свойства для  каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.).

При создании структуры  таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля.

Рассмотрим  технологию создания структуры таблиц для сущностей базы данных "Деканат", модель "сущность – связь". В модели "сущность – связь" предоставлена вся необходимая информация о каждой таблице и о связях между ними.

Создание структуры  таблиц

Создание БД с помощью СУБД Access начинается с  создания структуры таблиц и установки связей между таблицами.

Итак, при выборе режима Конструктор будет отображено окно Конструктора таблиц, в котором необходимо определить структуру новой таблицы - Таблица 1 (см. рисунок Таблица1: таблица). Первую таблицу создадим для сущности Студенты.

В первую строку колонки Имя поля вводим код студентов (КодСтудента) и нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Тип данных, где из раскрывающегося списка выбираем тип данных - Счетчик. Затем нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных, которые будут вводиться в это поле таблицы.

Определяем  первую строку таблицы (поле КодСтудента) как поле первичного ключа, для этого  выделяем ее и выбираем команду Правка - Ключевое поле или щелкаем на пиктограмме Ключевое поле на панели инструментов, слева от имени поля появится изображение ключа. Если поле сделано ключевым, т.е. полем первичного ключа, то свойству Индексированное поле присваивается значение Да (совпадения не допускаются).

Далее во вторую строку Имя поля вводим код группы (КодГруппы) и выбираем тип данных - числовой. Назначаем это поле полем Внешнего ключа, для этого необходимо выделить поле КодГруппы и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).

Затем в третью строку Имя поля вводим Фамилия, и  выбираем тип данных текстовый. При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о свойствах данного поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение и введя новое.

Далее создаются  остальные поля в соответствии с  данными, представленными в модели "сущность связь".

После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее. Выбрать Файл - Сохранить, или Сохранить, как... В окне Сохранение ввести имя для созданной таблицы: Студенты, затем ОК.

Ниже показано окно Конструктора для таблицы Студенты, входящей в состав БД Деканат. Далее создаются структуры остальных таблиц: Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость. После создания структуры таблиц, входящих в БД "Деканат", необходимо установить связь между ними.

2. Табличный процессор Ms Excel. Работа с формулами и функциями.

Электронными  таблицами (табличными процессорами) называются пакеты прикладных программ, предназначенные для проведения расчетов на компьютере в табличной форме. При использовании электронной таблицы экран компьютера представляется большой таблицей, состоящей из ячеек, организованных прямоугольной координатной сеткой. Колонки обозначены буквами (A...Z, AA...AZ, и т.п.), а ряды - числами (1...65536).

Адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице. Ячейка задается своими координатами, в которых  на первом месте стоит буква, обозначающая колонку, а на втором - число, обозначающее ряд. Например, А1 - ячейка в левом верхнем углу, D5 - ячейка на пересечении 4-го столбца и 5-й строки.

Ячейка, в которую  в данный момент вводятся данные, называется активной. Она маркируется табличным курсором (выделяется цветом). В каждый момент времени активной может быть только одна ячейка, она всегда выводится на индикацию.

Современные табличные  процессоры обеспечивают:

1. профессионально оформленных отчетов;
2. ввод, хранение и корректировку большого количества данных;
3. автоматическое проведение вычислений при изменении исходных данных;
4. дружественный интерфейс (средства диалога человека и компьютера);
5. наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;
6. эффективную систему документирования информации;
7. графическую интерпретацию данных в виде диаграмм;
8. вывод на печать вставку отчетной информации, подготовленной с помощью электронных таблиц, в другие документы.

Все эти возможности  позволяют пользователю успешно  решать задачи, требующие обработки больших массивов информации, не владея при этом специальными знаниями в области программирования.

Работа с формулами. Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Вычисления задаются формулами. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства =, чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление);^ (возведение в степень).

Последовательность  выполнения действий в арифметических выражениях. При вычислении значения арифметического выражения операции выполняются слева направо с соблюдением трех уровней приоритета: сначала выполняется возведение в степень, затем умножение и деление, затем сложение и вычитание. Последовательность выполнения операций можно изменить с помощью круглых скобок. При наличии скобок сначала вычисляются значения выражений, записанных внутри скобок низшего уровня (в самых внутренних скобках), и т. д.

Формула может  содержать ссылки на ячейки, которые  расположены на другом рабочем листе  или даже в таблице другого  файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Мастер функций помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице. • Кроме этого программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Ввод формул. Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу =А1/В1 и нажать клавишу Enter.

Примечание. Если во введенной вами формуле имеется синтаксическая ошибка, то в ячейке выводится сообщение «#ИМЯ?». Самыми распространенными ошибками являются: ввод аргументов формулы в русском регистре, пропуск знака операции.

Работа с функциями. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 400 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Мастер функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага. В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям.

Многие функции  различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Мастер функций.

Функция оперирует  некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Мастер функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов. Выделите ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Мастер функций (f_x) откройте диалоговое окно Мастер функций.

В поле Категория этого окна перечислены категории функций, а в поле под ним представлен список функций, соответствующих выбранной категории. При открытии окна в этом поле представлен список 10 недавно использовавшихся функций. Для того чтобы выбрать функции нужной категории функции, следует выбрать' название категории в поле Категория.

Щелкните мышью  по названию нужной вам функции (например, СУММ), тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке «ОК».

На втором шаге в диалоговом окне Мастера функций указываются аргументы функции. Мастер функций различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы.

Для того, чтобы  задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице выделить область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Мастера функций. Если все аргументы функции были указаны правильно, в нижней части окна появляется значение этой функции, которое будет помещено в таблицу. Щелкните по командной кнопке «ОК», чтобы закрыть окно Мастера функций.