Создание простых баз данных средствами MS Access’2000/2003

4 Средство управления базами данных MS Access 2000/2003

4.1 Лабораторная работа  1

Тема: Создание простых баз данных средствами MS Access’2000/2003.

Цель  работы: Освоить основные приемы создания двухтабличной базы данных и отбора данных.

Задача. Руководитель торгового предприятия, реализующего научную литературу, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при оформлении закупки, — в ней указаны розничные цены на книги. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия — в ней содержатся закупочные, оптовые цены и краткая информация о поставщиках (покупатели не имеют доступа к данным этой таблицы).

Содержание  работы:

1. Создание базовых таблиц: ключевой таблицы «Книги в продаже» и не ключевой «Поставщики».
2. Создание межтабличных связей.
3. Создание запроса на выборку: отобрать книги, имеющих объем не менее 400 страниц при цене менее 80 рублей.
4. Создание запроса с параметром: отобрать издания, предельную цену которых пользователь задает сам при запуске запроса.

Технология выполнение работы:

Задание 1. Создание базовых таблиц

1. Запустил программу MS Access’2000/2003. (Пуск - Программы - Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access выберал пункт меню Файл/Создать.

3. В окне Microsoft Access, представленному на рисунке 14.1, включил переключатель Новая база данных.

Рисунок 14.1 -  Вид меню «Создание файла»

 

3. В окне Файл новой базы данных (рисунок 14.2) выберал свою рабочую папку (например: диск С, папку Group, 05ФК-2, 05БУА 3) и дал файлу имя: Книготорговля. Убедился, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access, и щелкнул на кнопку Создать. Открылось окно новой базы — Книготорговля.

Рисунок 14.2 – Диалоговое окно «Файл новой  базы данных»

 

4. Открыл панель Таблицы (открыта по умолчанию).

5. Дважды  щелкнул на значке Создание таблицы в режиме конструктора — открылся бланк создания структуры таблицы.

6. Для первой  таблицы ввел следующие поля:

Имя поля	Тип поля
Наименование	Текстовый
Автор	Текстовый
Объем	Числовой
Цена	Денежный
Примечание	МЕМО

7. Щелкнул на поле Объем. В нижней части бланка задал свойство Число десятичных знаков равным 0 (см. рисунок 14.3).

Рисунок 14.3 – Диалоговое окно «Создание таблицы  в режиме конструктора»

 

8. Для связи  с будущей таблицей поставщиков  задал ключевое поле. На уникальность может претендовать поле Наименование, но в больших базах данных возможно появление разных книг с одинаковым названием. Поэтому я использовал комбинацию полей Наименование и Автор. Выделил оба поля в верхней части бланка (выделение произвел слева от наименований полей при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши открыл контекстное меню и выбрал в нем пункт Ключевое поле.

9. Закрыл окно Конструктора. При закрытии окна дал таблице имя Книги в продаже.

10. Повторив  действия пунктов 5-9, создал таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля:

Имя поля	Тип поля
Наименование	Текстовый
Автор	Текстовый
Цена оптовая	Денежный
Поставщик	Текстовый
Телефон	Текстовый
Адрес	Текстовый
Примечание	Мемо

Обратил внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т. д. Это типичное текстовое полe.

Ключевое  поле можно не задавать — для  текущей задачи оно не требуется.

11. В окне Книготорговля: база данных открыл по очереди созданные таблицы, как на рисунке 14.4, и наполнил их экспериментальным содержанием (10 записей). Закончив работу, закрыл таблицы.

Рисунок 14.4 – Заполнение данными  таблицы «Книги в продаже»

Задание 2. Создание межтабличных связей

1. Разыщил на панели инструментов кнопку Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таблицы которого можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи.

2. Щелчком  на кнопке Добавить (см. рисунок 14.5) выберал таблицы Книги в продаже и Поставщики — в окне Схема данных открылись списки полей этих таблиц. Для выхода из режима добавления таблиц нажал кнопку Закрыть.

Рисунок 14.5 – Схема данных

 

3. При нажатой  клавише SHIFT выделил в таблице Книги в продаже два поля: Наименование и Автор.

6. Перетащил эти поля на список полей таблицы Поставщики. При отпускании кнопки мыши автоматически открылось диалоговое окно Изменение связей.

7. На правой  панели окна Изменение связей , представленного на рисунке 14.6, выбал поля Наименование и Автор таблицы Книги в продаже, включаемые в связь. Не устанавил флажок Обеспечение целостности данных — в данном упражнении это не требуется, но может препятствовать постановке учебных опытов с таблицами.

8. Закрыл диалоговое окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотрел образовавшуюся связь. Убедился в том, что линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать, ее;

9. Закройте  окно Схема данных.

Задание 3. Создание запроса на выборку

Создаал запрос на выборку книг, имеющих объем не менее 400 страниц при цене менее 80 рублей.

1. В окне Книготорговля: база данных открыл панель Запросы. Дважды щелкнул на значке Создание запроса в режиме Конструктора — открылся бланк запроса по образцу. Одновременно с ним открылось диалоговое окно Добавление таблицы.

2. В окне Добавление таблицы выбрал таблицу Книги в продаже и щелкнул на кнопке Добавить (см. рисунок 14.7). Закрыл окно Добавление таблицы.

Рисунок 14.7 – Добавление таблицы в запрос

3. В списке  полей таблицы Книги в продаже выбал поля, включаемые в результирующую таблицу: Наименование, Автор, Объем, Цена. Выбор произвел двойными щелчками на именах полей.

4. Задал условие отбора для поля Объем. В соответствующую строку ввел: >400. Из таблицы выбрались не все издания, а только те, объем которых превышает 400 страниц.

5. Задал условие отбора для поля Цена (см. рисунок 14.8). В соответствующую строку ввел: <80. Теперь из таблицы выбрались только издания, имеющие цену менее 80 рублей. ,

Рисунок 14.8 – Задание условий отбора

 

6. Закрыл бланк запроса по образцу. При закрытии запроса ввел его имя — Выбор изданий.

7. В окне Книготорговля: база данных открыл только что созданный запрос и рассмотрел результирующую таблицу. Ее содержательность зависит от того, что было введено в таблицу Книги в продаже при ее наполнении.

8. По окончании  исследований закрыл все открытые объекты.

Задание 4. Создание запросов «с параметром»

Выше я рассмотрел, как действует условие отбора, но должен отметить его существенный недостаток. Пользователь базы данных работает с запросами, которые ему подготовил разработчик. Если, например, разработчик предусмотрел запрос, отбирающий издания, имеющие цену менее 80 рублей, то пользователь базы уже не в состоянии отобрать книги, цена которых менее 150 рублей, поскольку у него нет соответствующего запроса.

Специальный тип запросов, называемый запросами  «с параметром», позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приемом обеспечивается гибкость работы с базой.

Создаал простой запрос, позволяющий отбирать издания, предельную цену которых пользователь может задать сам при запуске запроса.

1. В окне Книготорговля: база данных открыл панель Запросы. Дважды щелкнул на значке Создание запроса в режиме Конструктора — открылся бланк запроса по образцу.

2. Согласно предыдущему упражнению  создал запрос на выборку, основанный на таблице Книги в продаже и Поставщики,  в который вошли следующие поля:

Наименование;

         Автор;

Цена;

Поставщик.

3. Строку Условие отбора для поля Цена заполнил таким образом, что при запуске запроса пользователь получал предложение ввести нужное значение (см. рисунок 14.9). Текст, обращенный к пользователю, должен быть заключен в квадратные скобки. Для выборки данных, удовлетворяющих условию ввел: < [Ввел максимальную цену].

Рисунок 14.9 – Создание запроса с параметром

 

6. Закрыл запрос. При закрытии сохранил его под именем Выбор книг.

7. В окне Книготорговля: база данных открыл панель Запросы и запустил запрос Выбор книг — на экране появилось диалоговое окно Введите значение параметра, представленное на рисунке 14.10 .

Рисунок 14.10 – Диалоговое окно «Введите значения параметра»

 

8. Ввел какое-либо число и щелкнуле на кнопке ОК. В зависимости от того, что реально содержится в таблице Книги в продаже, по результатам запроса была сформирована результирующая таблица.

9. Закрыл все объекты базы данных.