Способы форматирование документа. Форматирование по образцу

Простейший  способ ввести таблицу в документ — это обратиться в меню Tаблица и выбрать опцию Вставить таблицу. При этом откроется диалоговое окно, в котором можно определить простую таблицу, запустить мастер таблиц или использовать функцию Автоформат для преобразования имеющейся простой таблицы в более сложную и привлекательную (рис. 11).

Если в  документе имеется некоторый  текст, который, по мнению пользователя, будет неплохо выглядеть в  виде таблицы, можно воспользоваться  командой Преобразовать в таблицу  меню Таблица, чтобы преобразовать  этот текст в таблицу. В окне Преобразовать  в таблицу нужно указать количество строк и столбцов таблицы. В этом окне также предоставлен удобный  случай использовать опцию Автоформат, чтобы сделать привлекательным  внёшний вид таблицы.

Опции Обрамление и Заливка, обсуждавшиеся ранее  в этой главе, могут пригодиться  для выделения таблицы на странице документа.

Другой способ быстро ввести таблицу — это нажать кнопку Вставить таблицу на стандартной  панели инструментов (рис. 12). Нажав  эту кнопку (откроется окно с рядом  пустых ячеек) и не отпуская кнопку мыши, протянув курсор, можно определить количество строк и столбцов новой  пустой таблицы. Остальное форматирование можно выполнить с помощью  опции Автоформат.

Сноски

Пользователи, которым приходилось сталкиваться с текстами на научную тематику (а  также все, кто писал какие-либо рефераты), знают, что такое сноски и примечания. Идея здесь заключается  в том, чтобы пометить какую-нибудь область, текста и затем ниже по тексту привести объяснение и комментарии  по поводу помеченного текста. Сноски (обычные) печатаются внизу страницы, а комментарии (концевые сноски) приводятся в конце документа или книги. Ввод их в текст нe представляет сложности. Начать нужно с указания позиции, где будет стоять индикатор сноски или комментария. Затем необходимо выбрать опцию Сноска в меню Вставка для каждой сноски. Открывается диалоговое окно, изображенное на рис. 13, где можно указать, о чем идет речь — о сноске или комментарии и установить для них индикацию. Можно использовать как автоматическую нумерацию маркеров, так и вводить свои символы.

После закрытия этого окна в указанную позицию  текста будет помещен выбранный  указатель. При этом внизу экрана Word откроется следующее окно, в котором можно будет впечатать информацию для сноски.

Информация, вводимая в этом окне, привязывается  к указателю сноски. При печати документа сноски нумеруются и вставляются  в конце страниц или в конце  документа.

Примечания и исправления

Тем, кто  часто работает над документами, составленными другими людьми, вероятно, приходится делать по тексту комментарии  и исправления. Использование примечаний и исправлений Word поможет делать это, не нарушая оригинал текста.

Примечания  можно иначе назвать электронными заметками. Они сохраняются как  отдельная информация, привязанная  к тексту и которую можно в  любой момент просмотреть. Для ввода  примечания нужно установить курсор в позицию текста, к которой  будет относиться примечание. Затем  в меню Выделение выбрать команду  Примечание. В позиции курсора  будет помещен указатель и  откроется окно, содержащее поле для  ввода содержания примечания (см. рис. 14). В этом окне можно ввести также  имя автора примечания.

В окне аннотации  имеется кнопка с пиктограммой, изображающей компакт-кассету. Если к компьютеру подключен микрофон, то, нажав на эту пиктограмму можно записать голосовое примечание. Просмотреть  примечание можно, дважды щелкнув на ее указателе или выбрав команду  Примечания в меню Вид.

Исправления используются для целей привязки к тексту более "действенных" комментариев. Применив их, читатель документа может  внести в документ изменения; затем  разработчик документа или третье лицо может решить, принять ему  предложенные изменения или оставить оригинальную версию этой области документа.

Для активации  функции исправлений нужно в  меню Сервис выбрать команду Исправления  либо дважды щелкнуть панель ИСПР строки состояния. Откроется диалоговое окно Исправления.

В данном окне можно выбрать ряд опций, управляющих  характером представления исправлений. Можно также воспользоваться  функцией Сравнить версии, предназначенной  для сравнения текущего документа  с другим файлом. Кнопка Объединить исправления позволяет, взяв примечания и исправления из одного документа, применить их в другой документ. Для начала записи исправлений нужно  установить флажок Записывать исправления  для остановки записи — снять  этот флажок. Кнопка Параметры открывает  окно, в котором можно указать  способы маркировки исправлений.