Средства составления и изготовления документов

САНКТ-ПЕТЕРБУРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ  УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ

 

Факультет социального  управления

 

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине «Технические средства управления»

на тему:

 

«Средства составления и изготовления документов»

 

 

 

 

 

Выполнил(а):студент (ка)  933-1/5-3 группы

Шаманова Л.В.

Проверил: Панин Сегей  Николаевич

 

 

 

 

 

г. Санкт – Петербург

2013 
Содержание:

 

 

Введение

 

Стремительное  развитие техники, программного обеспечения, средств  коммуникации привело к изменению  основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование  компьютерных информационных технологий и современных технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран и российский опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т.е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности. В современных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с таким большим количеством информации, она так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать вручную. Появление компьютерной техники позволяет упростить и ускорить всю работу . На современных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы, позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот, маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическое планирование, а также многое другое.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1. Понятие технических средств

 

Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. В настоящее время в мире информационный поток возрастает в геометрической прогрессии, и поэтому просто необходимо умелое применение офисной организационной техники

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут  включать в свой состав, например, такие  устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

В нашей стране развитие офисной деятельности и ее теоретическое осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса. Созданием современных офисов озаботились также государственные организации и предприятия. Технические средства составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.

Офисная организационная техника это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

 

 

 

2. Классификация технических средств

К средствам оргтехники относиться достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации. Организационная техника предполагает определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:

• объем документооборота;
• временные характеристики документопотоков;
• объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи;
• способ организации эксплуатации технических средств;
• объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;
• технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;
• фирма-производитель данной техники;
• стоимость техники;
• стоимость расходных материалов, частота их замены;
• стоимость эксплуатации и т.п.

В соответствии с назначением  все технические средства можно  разбить на следующие группы:

• средства для составления документов;
• копировальная и множительная оргтехника;
• средства хранения, поиска и транспортирования документов;
• техника управленческой связи.

 

 

3. Средства составления документов

 

3.1 Пишущая машинка

Пишущая машинка - механический, электромеханический или электронно-механический прибор, оснащённый набором клавиш, нажатие которых приводит к печати соответствующих символов на носителе (в большинстве случаев это бумага). Широко использовалась в XIX-XX веках. В настоящее время пишущие машинки по большей части вышли из употребления, их функцию стали выполнять персональные компьютеры, оснащённые принтерами.

Принцип работы большинства  пишущих машинок заключается  в нанесении символов на бумагу при  помощи специальных рычагов, заканчивающихся  площадками с металлическими или  пластиковыми литерами. При нажатии  соответствующей клавиши рычаг ударяет по пропитанной чернилами ленте, оставляя, таким образом, отпечаток литеры на подводимом листе бумаги. Перед печатью следующего символа выполняется автоматический сдвиг бумажного листа (а также, как правило, прокручивание ленты). Для печати нескольких копий одного и того же документа используются листы копировальной бумаги, прокладываемые между обычными бумажными листами.

Пишущие машинки - это  недавно еще незаменимый вид  конторского оборудования все более  вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.

Пишущие машинки должны обеспечивать:

• высокую производительность труда при минимальных затратах;
• высокое качество печати;
• простоту управления;
• максимальное количество одновременно получаемых копий;
• надежность работы.

Механические пишущие  машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в работе.

Электрические пишущие  машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается.

Организационные автоматы - это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.

Функциональные возможности  оргавтоматов шире, нежели у электронных  пишущих машинок:

• большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);
• емкая внешняя память (карты памяти);
• более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьютерных редакторов.

 

 

 

3.2 Диктофонная техника.

Диктофоны и магнитофоны  широко используются для записи докладов, деловых писем, телефонных переговоров, устных указаний и распоряжений с целью последующего их перепечатывания на пишущей машинке или компьютере. Эта техника используется в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной диктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика.

Диктофон - это, по существу миниатюрный магнитофон, позволяющий  записывать звуковую информацию и воспроизводить ее как в режиме обычного прослушивания через наушники, внешний усилитель с громкоговорителем, так и в режиме диктовки, предназначенном для перепечатывания информации на пишущей машинке или переписывания от руки.

3.3 Диктофонно-компьютерные технологии создания документов 

Последней новинкой являются питающиеся от сети диктофоны с записью информации на магнитный диск, обеспечивающие высококачественную многочасовую запись информации. Формат записи звукового файла поддерживается программным приложением для обработки фонограмм, в дальнейшем возможен перевод звуковых файлов в текст под управлением текстовых процессоров Word, Word Perfect и др.

Говоря о диктофонно-компьютерных технологиях, в настоящее время еще не следует иметь в виду автоматическое распознавание речи. Полностью эта проблема пока не решена, имеются лишь некоторые положительные результаты,  вселяющие надежду, что окончательное решение проблемы не за горами. Так продаются коммерческие программы, распознающие:

• типовые фразы из определенного  заранее  заданного их набора,
• речь "усредненного" человека при проценте ее распознавания 80-90, что явно недостаточно для серьезных автоматических систем.

 

      Распознавать диктовку текстов  общей тематики, выполняемую в манере слитной речи, коммерческие программы научились только в 1997 году. Разумеется, что словарь подобных пакетов обслуживает так называемую общую тематику и охватывает лишь небольшую часть всей лексики. Значительная часть пользователей этим словарем не ограничивается и подключает еще специализированные (технические, медицинские, юридические и другие) словари.

Впрочем, на качество распознавания  влияет даже манера ведения разговора - непринужденную беседу с относительно небольшим количеством используемых лексических единиц запротоколировать гораздо сложнее, чем размеренный диктант. Проблема заключается, в основном, в вариативности и наличии большого количества различных смысловых оттенков у самых простых конструкций. Тяжелее всего распознаются короткие слова, в результате по сравнению с многосложными частота ошибок при их обработке несравненно больше. Серьезнейшая проблема - одно-двухбуквенные слова. Заставить компьютер различать английские "а" и "an" можно, только обращаясь к контексту всей фразы. Расшифровка диктофонных записей, компьютерное стенографирование конференций и обсуждений - задача, к решению которой создатели ПО для распознавания речи приблизились совсем недавно.

Распознавание, опирающееся на анализ речи, является важной функцией обработки речи, выполняемой системой. Этот процесс позволяет заменять непроизводительную работу с клавиатурой.

Цифровые диктофоны - это последние достижения в области диктофонных технологий. На стандартных объемах флэш-памяти цифровой диктофон позволяет сохранить до несколько десятков часов речи. При этом его размеры сравнимы с авторучкой, и вес его незначителен. Современные диктофоны в качестве носителей информации используют цифровые модули памяти. Ресурс модулей памяти даже при самом интенсивном использовании составит не менее нескольких лет. В таких моделях отсутствует сложный лентопротяжный механизм.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что главной  особенностью цифрового диктофона  является повышенная надежность и удобство в эксплуатации. Поэтому проектирование новых типов цифровых диктофонов является важной задачей ввиду все более нарастающей потребности удобства хранения звуковой информации.

Основными характеристиками диктофонно-компьютерных средств вычислительной техники являются:

-  Тип используемого магнитного носителя записи.

-  Скорость движения магнитного носителя при записи и воспроизведении звука и возможность ее плавного регулирования.