Стили и форматирование

Содержание

1. Microsoft Office 3

2. Интерфейс Microsoft Office 3

Текстовое меню 3

3. Создаем и открываем документ 5

4. Работаем со стилями 7

 

1.   Microsoft Office

...Я люблю – и  значит, я живу! – Высоцкий

Я пишу – и значит, я  работаю в Word, – это уже из нашей повседневной реальности... Наверное, нет в мире другой столь популярной программы, как текстовый редактор Word (исключая разве что Windows, хотя Word превосходно себя чувствует и на платформе MacOS). Ведь если с таблицами или (какой кошмар!) базами данных мы имеем дело сравнительно редко, то как обойтись без текстов? Написать ли крохотное поздравление знакомым или доклад начальству, диплом или вот эту книгу, к примеру, – для всего этого нам нужен Word. И трудно представить, как обходились без этой полезности миллионы писателей всех времен и народов, начиная с подремывающего старика Гомера и кончая Айзеком Азимовым.

Как там говорится в  рекламе? Word не сделает вас талантливым  писателем. Но может предоставить в  ваше распоряжение комфортный и удобный  письменный стол с кучей инструментов. А заодно – поможет вам освоить  и все остальные офисные программы, благо в интерфейсе всех составляющих Microsoft Office много общего.

2. Интерфейс Microsoft Office

Ну а теперь перейдем от славословий и осанн к конкретике. Запустите Word... И пока что ничего не делайте. Просто помедитируйте (как  говорят на Востоке) на его солнцеподобный лик.(1) А когда глаза привыкнут – попытайтесь вычленить из единой картинки отдельные элементы.

Текстовое меню

При щелчке по любому пункту текстового меню вверху страницы он услужливо  раскроется в обширное спускающееся меню. Его пункты включают все возможные  операции, какие только можно проделать  с текстом и настройками самого редактора. Word-2003 показывает только те пункты меню, которые, по его мнению, наиболее часто запрашиваются пользователем. А для того чтобы заставить  его показать меню полностью, необходимо щелкнуть мышкой по стрелочке в его  нижней части.

Рис.  1. Текстовое меню¹

Некоторые пункты в выпадающем меню Word 2003, открывающемся после  нажатия стрелочки внизу окна меню, будут «слепыми» – т. е. не выделенными. Но данное отнюдь не значит, что эти команды в настоящий  момент недоступны – просто, скорее всего, вы еще ни разу ими не пользовались.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1 – Функции кнопок в текстовом меню²

Кнопка	Функции кнопки
Файл	С помощью кнопки «Файл» можно открывать  другие документы, создавать новые, сохранять, печатать и отправлять по электронной почте текущие документы
Главная	В основном данная кнопка служит для  оформления текста: можно выбрать  размер и тип шрифта, указать расположение текста, задать нужный межстрочный  интервал, выстроить нумерацию и  т. д.
Вставка	Основная  функция – вставлять в документ как дополнительные текстовые символы (напр. нумерацию страниц, формулы  следующего вида , даты и т. д.), так и посторонние файлы (рисунки, клипы, диаграммы)
Разметка страницы	Позволяет задать размер отступа текста от края страницы (поля), создать колонки, выбрать  цвет страницы и т. д.
Ссылки	Позволяет работать с Microsoft Office практически на автоматическом уровне: при помощи ссылок можно автоматически выстроить содержание файла; добавлять в текст ссылки на источники и потом программа сама соберет их в один общий список3; автоматически нумеровать рисунки и таблицы, и при замене одного на другой, программа сама будет менять их нумерацию и пр.
Рассылки	Функция применяется в тех случаях, когда  нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или  письма на бланках, которые рассылаются  большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как  общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение  к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или  наклейки поступают из источника  данных.

3. Создаем и открываем документ

Создать новый файл Microsoft Word можно тремя способами:

Первый способ. Откройте в Проводнике (или с помощью папки Мой компьютер) папку, в которую вы хотите поместить создаваемый документ. Затем вызовите Контекстное меню и выберите пункт «Создать/Документ Microsoft Word».

После создания нового документа  вам необходимо будет дать ему  новое имя вместо безликого «Новый документ Microsoft Word» и открыть его для редактирования, щелкнув по значку левой кнопкой мышки.

Второй способ. C помощью кнопки Пуск: после установки Microsoft Office в верхней части меню Пуск появится команда «Создать документ Office».

На мой взгляд, проще  всего запустить редактор Microsoft Word, напечатать в нем нужный вам текст  и лишь потом, при сохранении, указать  в качестве места сохранения документа  нужную вам папку (правильнее это  сделать еще до набора текста)(2).

Однако не стоит пренебрегать и сервисом кнопки Пуск: дело в том, что команда «Создать документ Microsoft Office» позволит вам воспользоваться одним из самых удобных сервисов Word – шаблонами.

Рис.  2. – Создание шаблонов

Шаблон – это своего рода готовый «костяк» типового документа, на который вам остается только нарастить подходящую для данного случая «словесную плоть». С помощью шаблона можно создать если не поэму или книгу, то стандартный факс, резюме, записку, отчет и прочую офисную макулатуру – с легкостью необыкновенной!

При выборе пункта «Создать документ Microsoft Office» меню Пуск вы автоматически войдете в библиотеку шаблонов Microsoft Office. Как видите, шаблоны в ней рассортированы по группам, так что найти нужный будет нетрудно. Обратите внимание, что в коллекцию включены шаблоны не только Word’a, но и других программ, входящих в Microsoft Office 2003, – Excel и PowerPoint. Шаблоны Word вы легко отличите по значкам, украшенным литерой W.

Кстати, любой из подготовленных вами документов можно сохранить  как шаблон – и в дальнейшем пользоваться им, как своеобразным бланком. Для этого необходимо выбрать  команду «Сохранить как» в меню Файл, а затем в графе «Тип файла» пункт «Шаблон документа».

Открыть уже готовый файл Microsoft Word, как и любой другой документ Windows, можно, просто щелкнув по значку документа в любом файловом менеджере, например, в Проводнике. Есть еще одна возможность добраться до наиболее часто используемых документов Microsoft Office (в том числе и документов Word): для этого нажмите кнопку Пуск и загляните в меню «Документы».

Третий способ. Запустите Microsoft Word и нажмите кнопку «Открыть» на Панели инструментов или зайдите в меню «Файл» и выберите команду «Открыть». Этот способ применяется в тех случаях, если необходимо открыть в Word текстовые файлы форматов, отличных от *.doc, например, файлы с расширением *.txt, гипертекстовые документы *.htm, файлы, созданные в редакторах Write, WordPerfect, Works, Word для DOS и ряде других. Если вы хотите открыть в Word файл любого из этих форматов, не забудьте установить в графе «Тип файла» (меню «Открыть») соответствующее значение. По умолчанию меню открытия Word «видит» только файлы, имеющие расширение *.doc.

Ну а теперь можно начать набирать текст. При наборе нам придется соблюдать несколько простых  правил, о которые, тем не менее, часто  спотыкаются новички. Или наоборот, пользователи старшего поколения, привыкшие  не к компьютеру, а к пишущей  машинке.

4. Работаем  со стилями

Выбор шрифтов, способа расположения строки текста на странице и т. д. – простая, но надоедливая процедура. Представьте, что вы каждый день создаете добрый десяток документов, в каждом из которых – три-четыре смысловых блока, нуждающихся в специфическом оформлении. И для форматирования каждого вам приходится выполнять добрый десяток однообразных операций: менять шрифт, размер его кегля, начертание, изменять параметры выравнивания...

Все эти операции можно  заменить одним-единственным щелчком  мыши, выбрав нужный стиль в меню стилей на Панели форматирования  Microsoft Word.

Рис.  3. – Выбор стилей

Каждый стиль содержит всю совокупность параметров текста, которые необходимо изменить в том  или ином случае. Например, применив к выделенному фрагменту стиль «Заголовок», вы одновременно даете команду изменить тип шрифта, размер кегля и начертание (например, шрифт Arial полужирного начертания размером 14 пунктов), а заодно – и параметры расположения текста на странице (выравнивание по центру). Просто и удобно! Учтите, что стили Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д. предназначены не только для видимого выделения заголовков – они позволяют упорядочить текст, создав его логическую структуру! Воспользовавшись «заголовочными» стилями при разметке текста, вы сможете затем автоматически создать его оглавление, а также вывести структуру документа в панели «Схема документа» в левой части экрана.

Для работы со стилями предусмотрена  специальная панель «Стили и форматирование» – чтобы открыть ее, необходимо выбрать одноименный пункт в меню «Формат». Эта панель введена не просто для красоты – благодаря ей в вашем распоряжении окажутся совершенно новые инструменты для работы со стилями. Например, вы сможете разом выделить ВСЕ участки текста, оформленные каким-либо стилем (кнопка «Выделить все»), а затем, щелкнув по нужной строчке в списке, заменить их стиль на новый.

Здесь же вы можете создать  новый стиль, удалить старый, ставший  по какой-то причине ненужным, или  изменить параметры любого существующего  стиля, щелкнув по стрелочке справа от его названия. Эту же операцию вы можете выполнить и с помощью  пункта «Стиль (Style)» меню «Формат (Format)».

Для создания нового стиля  выберите из списка стиль, который вы хотите дополнить, например, стиль Обычный. После этого нажмите кнопку «Создать (New)», а затем – кнопку «Формат (Format)».

Рис.  4. – Работа со стилями

В появившемся Контекстном  меню выберите параметр, который вам  необходимо изменить, а затем установите нужные вам значения. После завершения операции новый стиль появится в  списке стилей на Панели форматирования. Если вы хотите, чтобы созданный вами стиль сохранился в библиотеке стилей и был доступен для работы с другими документами, установите галочку в окошке «Добавить в шаблон (Add to Template)» в окне изменения или создания нового стиля(3). Можно также пометить другое окошко – «Автоматическое обновление». В этом случае, если вы измените оформление одного элемента текста, к которому применен данный стиль (к примеру, заголовка), точно таким же образом автоматически изменятся и другие элементы с тем же стилем.

 

Список использованных источников

1. http://office.microsoft.com/ru-ru/word-help/HA010067492.aspx. http://office.microsoft.com/ru-ru/word-help/HA010067492.aspx. s.l. : http://office.microsoft.com/ru-ru/word-help/HA010067492.aspx, 2013.

2. А., Журавлева. Как я умею. Санкт-Петербург : Пресса, 2013.

3. П., Кузнецов В. Как составлять списки литературы. Москва : Adventure Works, 2006.

 

 

¹ Версия 2003 года

² Название кнопок соответствует Microsoft Office 2007

³ Для версий, выпущенных в 2007 и позже