СУБД Access. Основные понятия. Таблицы. Запросы. Формы. Отчёты. Создание базы данных

После открытия приложения Microsoft Access выбираем соответствующий вкладыш, предлагающий нам создать новую базу данных. (Сохраняем созданную базу данным, присваивая ей уникальное имя, в нашем случае – «Глобал програмс»).

 

• Нам необходимо создать ряд таблиц: Сотрудники, Товары, Услуги, Контакты.
• В открывшемся окне выбивает вкладыш «Таблицы»
• «Создание таблиц в режиме конструктора»
• Заполняем соответствующие поля, присваиваем им тип (в данном случае все поля получили Текстовый тип, кроме поля «ПорядковыйНомер», который имеет тип Счётчик, который позволит назначить каждой записи свой номер). Выбираем ключевое поле («ПорядковыйНомер», потому что оно имеет тип Счётчик)

 

 

 

 

 

 

 

 

• Заполняем таблицу в парадном режиме

• Подобным образом создаём все необходимые таблицы

 

После создания соответствующих таблиц приступаем к созданию форм, которые безусловно упростят добавление, изменение и просмотр данных, а также помогут менее опытным сотрудникам совладать с имеющейся базой данных.

• В открытом окне выбираем вкладыш «Формы»
• Необходимые формы будем создавать при помощи мастера форм

• для этого выберем таблицы, для которых нам необходимы формы (допустим, это таблицы «Сотрудники» и «Товары»)

при помощи значка >/>> выбираем поля, которые будут использоваться в форме

на следующем этапе выбираем вид формы, стиль оформления, задаём имя формы и выводим готовую форму

• То же самое проделываем для оставшихся форм

 Как упоминалось выше, использование  форм делает работу с таблицами  более простой и приятной. Благодаря  разнообразию стилей оформления, каждый может оформить форму  на свой вкус.

 

Следующим шагом в создании нашей базы данных станет создание запросов. Создание запросов является одним из самых важных и сложных этапов в работе с базой данных.

• Для нашей фирмы необходимо создать два запроса
• Выбираем в открытом окне вкладыш «Запросы»
• Запросы мы будем создавать в режиме конструктора
• Добавляем необходимые таблицы

• Проводим сортировку, фильтрацию и выборку по определённым условиям

В Поле добавляем необходимые поля из имеющихся таблиц;  в поле Сортировка можно отсортировать данные по возрастанию/убыванию; в одном из свободных полей можно, путём выбора команды построить из контекстного меню, ввести выражение, которое будет подсчитывать, и выводить на экран необходимые сведения

 

 

 

И последним этапом создания нашей базы данных станет составление отчёта о продаже каждым сотрудником товаров и о прибыли полученной нашей фирмой.

• Выбираем вкладыш «Отчёты»
• Отчёты будем создавать при помощи мастера
• Выбираем таблицу/запрос, по которым мы будем делать отчёт

• Оформляем полученный документ

 

 

 

• В режиме просмотра, выводим готовый отчёт

 

Вывод

В данной работе была рассмотрена характеристика электронный баз данных, их структура, особенности и преимущества. С помощью наглядного материала были описаны основные понятия и этапы в составлении электронного банка данных, а также необходимость обладания навыком использования БД. На самом деле, на больших предприятиях и не только, объём информации настолько велик, что хранить его в простом бумажном виде не только накладно, но и неудобно. А при помощи БД можно структурировать, дополнять, обновлять, корректировать, просматривать любую информацию в достаточно удобном виде.

БД (а в нашем случае Microsoft Access) являются грандиозным открытием. Знание пользователя электронных банков данных помогает повысить свою квалификацию. Наиболее востребованной способностью в XXI веке при приёме на работу является умение работы с Office, в частности с его приложением – Access.

 

 

Список использованной литературы

1. Microsoft Access 2002, М., 2002
2. Дженнингс Р., Использование Microsoft Access 2002, М., 2002
3. Пасько В., Access 97, Киев, 1997
4. Бекаревич Ю. Б., Microsoft Access 2003, СПб., 2004
5. Бемер С., MS Access 2.0, СПб., 1995
6. Манс В., Microsoft Access 2.0. Локальная версия, М., 1995
7. Дубнов П. Ю., Access 2002, М., 2004
8. Фролов И. М., Энциклопедия Microsoft Office 2003, М., 2004
9. Иванов В., Microsoft Office System 2003. Русская версия, СПб., 2004
10. Палмер С., Access 2 для «чайников», Киев, 1995