Сучасні інформаційно аналітичні системи

Сучасні інформаційні аналітичні системи

В останні десятиріччя  інформація стала важливим ресурсом в господарській діяльності. Використання мікропроцесорної технології, електронно-обчислювальних машин і персональних комп'ютерів зумовило принципове перетворення відносин і технологічних основ діяльності у сфері економіки. Процес інформатизації розвивається як єдність трьох взаємозв'язаних процесів - комп'ютеризації, вдосконалення технологій збору, накопичення і використання інформації та інтелектуалізації. Впровадження комп'ютерної техніки, вдосконалення інформаційно-комунікаційних технологій, розвиток людського капіталу стають одними з найважливіших завдань управління.

Збільшення  швидкості економічних процесів, що веде до дефіциту часу при ухваленні  рішень, посилювання конкуренції, нерівномірність розподілу інформації та інші чинники роблять необхідним інформаційний супровід діяльності компаній, інформаційне програмування очікувань і поведінки економічних агентів, формування у них певних цільових установок.

Розвиток комп'ютерної техніки, інформаційно-комунікаційних технологій, створення і розповсюдження глобальної мережі Інтернет відкривають небачені раніше можливості для використання інформації. У той же час проблемами в розвитку інформаційної економіки в даний час є відсутність адекватних систем оцінки інформації та труднощі, обумовлені суперечливим поєднанням в інформації характеристик суспільного і приватного блага.

У функціонуванні інформації як економічного ресурсу особливе значення мають технічні і технологічні аспекти її використання і обігу в економіці. Саме розвиток інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ) і комп'ютерної техніки відкрили нові можливості цілеспрямованого використання інформації і знань в економіці, виявили резерви прогресивного розвитку. Розвиток технологій збору, обробки, накопичення і розповсюдження інформації, організації процесу комунікацій послужили стимулом до появи і розповсюдження нових форм організації бізнесу в цілому і окремих бізнес-процесів.

Сучасні комп 'ютерні технології дають можливість здійснювати всебічну комп'ютеризацію рішення аналітичних задач та значно розширювати можливості економічного аналізу в системі управління підприємством. Без перебільшення можна сказати, що інформаційні аналітичні системи - це могутній інструмент в руках аналітика.

Втім, таким  інструментом інформаційні аналітичні системи можуть бути тільки за умови, якщо користувач досконало і професійно володіє знаннями у сфері економічної  теорії і економіки конкретної галузі, в галузі фінансово-кредитних відносин, достатньо знайомий з системою господарського (бухгалтерського, управлінського, податкового) обліку і звітності, володіє прийомами і методами фінансово-економічного аналізу.

Оцінюючи ефективність використання інформаційних комп'ютерних  технологій в аналітичній роботі, необхідно мати на увазі, що практично всі операції, які можна здійснювати за допомогою інформаційних аналітичних систем, можна зробити і без них, але час, який доводиться витрачати для виконання цих дій уручну традиційними методами (особливо якщо йдеться про багатовимірні аналітичні завдання), часто позбавляє їх сенсу.

Виходячи з  цільового підходу, для кожного  конкретного рівня управління визначається загальна мета, а потім - локальні цілі (за принципом дерева цілей). Щоби побудувати працездатну систему вирішення аналітичних задач, треба врахувати особливості організаційної структури кожного господарського органу, а також закріплення відповідальності за підрозділами та окремими працівниками апарату управління.

Орієнтуючись  на логіку рішення аналітичних задач, можливості використання інформаційних комп'ютеризованих систем в аналітичному процесі можна представити в такій послідовності:

- постановка  завдання і її формалізований  опис;

- накопичення  інформації;

- обробка інформації;

- безпосередній аналіз;

- узагальнення  і наочне представлення результатів  проведеного аналізу.

На першому  з приведених етапів рішення аналітичної  задачі необхідно спочатку чітко  визначити і сформулювати суть завдання; мету, яку потрібно досягнути в  системі управління ресурсами підприємства; оцінити реальність отримання достовірних величин, можливі напрями використання отриманих результатів. Далі необхідно описати постановку завдання у формалізованому вигляді, що дає можливість визначитися з вибором інформаційної бази, початкових даних для аналізу і полегшує підходи до алгоритмізації і програмування завдань.

Формалізований  опис задач аналізу базується  на єдиних принципах побудови умовних  позначень показників. Він полегшує наступну алгоритмізацію і програмування  для ПЕОМ; чітко визначає дійсну потребу у вихідних даних для аналізу; усуває дублювання аналітичних задач, полегшує групування їх у блоки для одночасної обробки. Аналітична задача у формалізованому вигляді є об'єктом економіко-математичного моделювання. Постановка задачі та її формалізований опис дають змогу визначитися з вибором інформаційної бази, вихідних даних для аналізу.

Для проведення фінансово-економічного аналізу фахівець повинен володіти інформацією про  усі сторони діяльності підприємства. Ідеться мова про необхідність створення бази даних для аналізу, накопичення вхідної та аналітичної інформації.

Виходячи з  принципів структурної типізації, аналітичний процес доцільно розглядати як систему функціональних комплексів, блоків і окремих задач, які підлягають розв'язанню з використанням ЕОМ. Розміщення їх у вигляді структурної функціональної матриці дає змогу виділити склад інформаційних блоків, які передбачають розробку спеціальних баз даних для реалізації функцій управління підприємством - табл. 2.3. Склад блоків аналітичних задач у стовпцях матриці формує управлінський комплекс задач.

Таблиця 2.3

Склад інформаційних блоків економічного аналізу щодо реалізації аналітичної  функції управління підприємством

Інформаційні  блоки економічного аналізу Функціональний комплекс задач	Блок  задач оперативного аналізу	Блок  задач поточного аналізу	Блок  задач перспективного аналізу
Аналіз організації  та техніки виробництва	-	+	+
Аналіз виробничих ресурсів	+	+	+
Параметризація  господарської діяльності	-	+	+

Після цього  слід провести актуалізацію задач, розв'язання яких може бути забезпечене в даний момент, виходячи з наявних трудових ресурсів, у найближчій і більш віддаленій перспективі з урахуванням передбачуваного збільшення і кращого використання ресурсів. Потреби керівників в аналітичній інформації можуть бути кількох видів: суб'єктивні, об'єктивні, фактично задоволені та нормативні.

Провівши актуалізацію, встановлюють черговість розв'язання задач. В основу проектування черговості слід покласти вартісну оцінку цінності інформації, яка визначається при багаток-ритеріальній оптимізації якості аналітичної інформації.

Системний підхід до аналізу господарської діяльності підприємства передбачає і відповідну технологію аналізу, яка повинна розглядатись у загальному ланцюгу технології управління. Це, по-перше, сприятиме чіткій (цільовій) спрямованості аналізу, яка в кінцевому підсумку оцінюється ступенем досягнення мети управління і пошуку резервів підвищення ефективності виробництва. По-друге, дасть змогу забезпечити вибір ефективних засобів реалізації технології розв'язання аналітичних задач залежно від рівнів управління, функціонуючих систем автоматизації аналітичного забезпечення, рівнів складності методів аналізу та управлінських рішень.

Розв'язуючи будь-яку  задачу, можна виділити її складові елементи, реалізація яких передбачає певну сукупність показників, методів аналізу і чіткий алгоритм їх застосування. Ці елементи ще називають модулями аналітичної задачі, або під процесами технології аналітичного процесу.

На основі поелементної побудови розв'язання аналітичних задач можна досягти найбільшої оптимізації технології аналізу на різних рівнях управління, максимально уніфікувати аналітичний процес, забезпечити його глибоку стандартизацію, автоматизувати всі його етапи.

Тому слід виділити чотири рівні організації технології роз-в 'язання аналітичних задач:

- комплекси  аналітичних задач;

- блоки аналітичних  задач;

- окремі аналітичні  задачі;

- елементи (модулі) аналітичних задач.

Такий підхід особливо важливий при автоматизації аналітичного процесу, вибору й обґрунтуванні систем його забезпечення.

Найпрогресивнішою в сучасних умовах є організація  технології аналітичного процесу з  використанням ЕОМ. Для цього  проектується підсистема комплексного економічного аналізу в АСУП (ПКЕА) з розміщенням задач аналізу в системі АРМ керівників і спеціалістів.

В умовах АРМ  усі етапи організації аналізу  становлять єдиний технологічний процес управління, що забезпечує підвищення оперативності і дієвості системи  управління підприємством.

Використовуючи принцип проектування аналітичних модулів для розв'язання різних типів задач, при впровадженні АРМ розробляють системи програмної технології, які базуються на типових алгоритмах аналітичних розрахунків.

Розподіляючи  задачі аналізу в системі АРМ, необхідно забезпечити таку інтеграцію, за якої АРМ існувало б як автономна система і водночас було б частиною єдиної ПКЕА підприємства.

Для реалізації функціональних задач треба розробити  технологічну карту розв'язання аналітичних  задач у послідовності, показаній на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Послідовність  розв'язання аналітичних задач у  системі АРМ

Об'єктивною умовою створення автоматизованої ПКЕА є сукупність доцільно спроектованих  і надійних забезпечувальних систем.

Найскладнішою проблемою автоматизації економічного аналізу є проектування дієвого інформаційного забезпечення, яке являє собою сукупність єдиної системи класифікації та кодування інформації, уніфікованих форм документації і використовуваних масивів інформації; досягнення сумісності інформаційного забезпечення різних АСУ і АРМ.

Інформаційно-пошукові засоби забезпечують аналітичні задачі документами, які містять потрібну інформацію та сприяють формуванню запитів  до баз даних і відображенню результатів  їх виконання. Кожна подія (явище) спочатку фіксується у відповідних документах, а потім стає об'єктом зберігання чи пошуку в інформаційно-пошукових системах (ІПС).

Забезпечувальні й допоміжні інструментальні  засоби сприяють підготовці додаткової інформації, створенню комфортних умов для роботи аналітиків. Комунікаційні засоби впливають на ефективність використання інструментальних засобів. Оскільки економічний аналіз базується на збиранні, систематизації та обробці даних, що надходять із різних інформаційних джерел, виникає необхідність у використанні мереж даних (локальних, регіональних, глобальних) для отримування й відправлення інформаційних матеріалів. Комунікаційні засоби забезпечують користувачу доступ до персональної бази даних, яка створюється і ведеться безпосередньо користувачем; баз даних інших локальних користувачів; інтегрованої бази даних підприємства; альтернативних баз даних, зовнішніх щодо даного підприємства і таких, що існують незалежно від нього.

Розробка елементів  внутрімашинного і позамашинного  забезпечення ПКЕА, здійснюється на основі впорядкованої і формалізованої відповідним чином інформації, яка становить інформаційну базу АСУ. Функціонування ПКЕА характеризується необхідністю обробки великих обсягів інформації нормативного, довідкового, облікового, звітного характеру. Якщо при ручній обробці даних використовують документальні джерела інформації, то в умовах автоматизації аналізу більш раціональним є отримання інформації з інформаційного фонду АСУ. Впровадження АРМ на базі персональних комп'ютерів дає змогу формувати єдину систему організації та введення інформації з моменту її збору до видачі готових аналітичних результатів.

Зараз найпрогресивнішим  є забезпечення економічного аналізу  на основі автоматизованого банку даних (АБД). Функціонування ПКЕА передбачає використання загально-системної бази даних. При цьому введення необхідної для аналізу інформації з документів практично відсутнє.

Виділяють декілька концепцій проектування бази даних

(БД):

- нормативно-довідкової  інформації;

- для основних  виробничих цехів підприємства;

- у вигляді  комплексних інформаційних потоків;

- нормативно-довідкової  інформації, перспективного, поточного  та оперативного управління.

Формування  баз даних для аналітичних  розрахунків - це дуже складний процес. Раціональне групування та обробку  первинної інформації на великих підприємствах, як правило, покладають на професіонала-програміста. Користувач визначає, яка конкретна інформація і з якої БД має бути використана, як її згрупувати; яку результатну інформацію, в якому вигляді і за яким алгоритмом треба одержати.